• 17. helmikuuta, 2022

4 tapaa, jolla digitaaliset oppimisratkaisut voivat auttaa CLO:ta

Digitaaliset oppimisratkaisut auttavat kohti liiketoiminnan tavoitteita

Yleensä myynti ja markkinointi ovat keskiössä, kun puhutaan liiketoiminnan kasvattamisesta ja strategisesta suunnittelusta. Yritysoppiminen puolestaan jää unohduksiin siitäkin huolimatta, että työntekijöiden tiedolla, taidoilla ja käyttäytymisellä on valtava vaikutus siihen, kuinka yritys onnistuu luomaan ja myymään tuotteitaan.

Yksi syy, miksi yritykset unohtavat oppimisstrategian liiketoimintatavoitteistaan on se, että aiemmin osaamisen kehittämisen mittaaminen ja analysointi on ollut haastavaa. Digitaaliset oppimisratkaisut ovat tuoneet mukanaan ratkaisun tähän ongelmaan. Tässä artikkelissa kerron mahdollisuuksista, joita digitaaliset oppimisratkaisut tuovat Chief Learning Officereille (CLO:t) ja muille päätöksentekijöille.

Strategiset tavoitteet ovat joka yrityksellä erilaiset. Kaikki kuitenkin liittyvät suorituskykyyn, työntekijöiden sitoutumiseen, liiketoiminnan kasvuun ja tulokseen. On johtajien vastuulla asettaa strategiset ylätason tavoitteet. CLO:lle lankeaa vastuu tavoitteista, jotka liittyvät oppimisstrategiaan, perehdyttämiseen, taitojen kehittämiseen, suorituskyvyn parantamiseen (kehittämällä taitoja tai kouluttamalla kokonaan uusia taitoja), ja työntekijöiden sitouttamiseen yritykseen.

Tavoitteet ovat tärkeitä, kun halutaan ymmärtää suunta, johon yritys on menossa ja ne auttavat työntekijöitä ymmärtämään mitä heiltä odotetaan. Tavoitteet asetetaan yleensä KPI:nä (Key Performance Indicator), joita sitten mitataan ja tulkitaan, onko tavoitteisiin päästy.

Digitaaliset oppimisratkaisut voivat auttaa CLO:ta ja muita johtajia:

  1. Määrittämään ja johtamaan oppimisstrategiaa.
  2. Käyttämään digitaalista oppimisratkaisua oppimiskulttuurin parantamiseen, oppimissisällön hallintaan ja taitojen kehittämiseen yksilö-, tiimi- ja organisaation tasolla.
  3. Mittaamaan liiketoiminnan KPI:tä /oppimistavoitteita dataan nojaten.
  4. Tarjoamaan dataa käytettäväksi päätöksenteossa ja strategisessa suunnittelussa.

1. Oppimisstrategian määrittely ja johtaminen

Mikäli oppimisstrategiaa ei ole vielä määritelty tai sitä ei ole äskettäin päivitetty, on hyvä aloittaa analysoimalla nykyinen tilanne yrityksen osaamisen kehittämisessä. Sen voi tehdä usealla eri tavalla. Yksi tapa on käyttää “viestinnän viitekehystä taitojen kehittämiseen organisaatiokulttuurin perspektiivistä”. Työkalulla voi arvioida laajasti mitä tahansa yritystä. Sen avulla tarkastellaan useita osaamisen kehittämisen osa-alueita, mukaan luettuna ilmeisimmät, eli nykyiset taidot, taitojen kehittäminen ja henkilökohtainen kehittyminen.

Johto, liiketoimintastrategia, kapasiteetti, työntekijöiden työ ja työpaikka itse – kaikki vaikuttavat oppimiseen. Viitekehyksen avulla tarkastellaan myös muita elementtejä, jotka vaikuttavat työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen, kuten yrityksen oppimiskulttuurin kypsyys, psykologinen sopimus ja muut ulkoiset tekijät. Viitekehyksen avulla pystytään löytämään yrityksestä vahvuuksia ja heikkoja kohtia, jotka ovat yhdistettävissä osaamisen kehittämiseen.

Kaavio viestinnän viitekehyksestä

Viestinnän viitekehys taitojen kehittämiseen organisaatiokulttuurin perspektiivistä. M.Beenen

Yrityksen oppimiskulttuurin tason avulla analysoidaan, kuinka hyvin oppiminen on integroitu ja hyväksytty osaksi yrityksen käytäntöjä. Siinä tutkitaan psykologista sopimusta, työntekijän ja yrityksen välisiä sovittuja, oletettuja ja odotettuja sopimuksia sekä ulkoisia tekijöitä. Jos oppimiskulttuurin kypsyys on alhainen tai staattinen, on epätodennäköisempää, että työntekijät käyttävät aikaa oppimiseen kuin jos oppimiskulttuurin kypsyystaso on korkea tai innovatiivinen. Sama pätee psykologisiin sopimuksiin. Jos yksilö- tai tiimitasolla on epäsuhtia, on hyvä tietää mitkä niistä voivat vaikuttaa työssä oppimiseen.

Kun on ensin analysoitu mitkä tekijät mahdollistavat tai estävät oppimisen, missä ollaan oikealla tiellä tai missä tarvitaan parannuksia, on helpompaa luoda oppimisstrategia tai ohjata sitä. Yrityksen oppimisen lähtötilanteen analysointi on esityö joka täytyy tehdä, jotta digitaalisen oppimisympäristön käyttö voitaisiin aloittaa menestyksekkäästi.

Yrityksen oppimisen nykytilan analysointi auttaa myös päättämään, millaisen digitaalisen oppimisratkaisun yritys tarvitsee. Millaiset ominaisuudet vastaavat oppimisstrategiaa? Miten epäsuhdat tai haasteet voidaan ratkaista? Miten myönteisiä löydöksiä voidaan korostaa? Nojaako oppimisstrategia valmennukseen, monimuotoiseen oppimiseen vai automatisoituun taitojenkehitykseen? Millaista sisältöä tarvitaan? Onko sisältö sisäisesti luotua vai ulkoa tuotua? Millaisia tarpeita sosiaaliseen oppimiseen tai yksityisyysasetuksiin liittyy? Nämä ovat vain muutamia niistä asioista, joita tulisi harkita. Digitaalisen oppimisratkaisun valinta ja sen ominaisuuksien ymmärtäminen vaikuttaa myös oppimisstrategian rakentamiseen. Siksi yrityksellesi oikean oppimisratkaisun valinta on elintärkeää.

2. Digitaalisen oppimisratkaisun käyttö oppimiskulttuurin parantamiseen ja osaamisen ja taitojen johtamiseen yksilön, tiimin ja organisaation tasolla

Kun digitaalinen oppimisratkaisu on valittu ja oppimisstrategia päätetty, CLO:t voivat alkaa luoda optimaalista ympäristöä harkitsemalla mikä toimisi juuri heidän organisaatiossaan, mitä kysymyksiä pitää ratkaista ja kuinka tämä toteutetaan yksilö-, tiimi- ja organisaation tasolla.

Ensimmäisenä CLO:n tulisi kiinnittää huomiota epäsuhtiin oppimiskulttuurin sisällä. Tämä voi auttaa välttämään sitoutumisen haasteita myöhemmin. Kuinka paljon työntekijöiden oletetaan käyttävän aikaa oppimiseen kuukausittain, ja onko tuo odotus realistinen? Onko sisältö hyödyllistä heidän taitojensa kehittämisen kannalta? Millainen asenne oppimista kohtaan on eri tiimeissä tai rooleissa?

Kun ongelmat tunnetaan, ne voidaan käsitellä ja niistä voidaan keskustella. Esimerkiksi jos työntekijöillä on lupa käyttää muutama tunti viikossa oppimiseen mutta käytännössä he eivät ehdi työtaakkansa vuoksi, tilanne vaatii ratkaisemista.

Digitaalisessa oppimisratkaisussa saatavilla oleva sisältö on erityisen tärkeässä roolissa. On helppoa ostaa tai luoda geneeristä oppimateriaalia, mutta kattaako se kaikki vaatimukset? Valmiin kurssimateriaalin hankkimisen sijaan, tarkastele ensin aukkoja osaamisessa ja sitä, auttaako saatavilla oleva sisältö paikkaamaan nuo aukot, erityisesti uusien taitojen tai erityisalaosaamisen kohdalla. Kuinka paljon aikaa työntekijöiden pitäisi käyttää oppimiseen, ja kuinka paljon sopivaa sisältöä on saatavilla. Kuinka usein uutta sisältöä lisätään? Täytyykö ottaa huomioon vaatimustenmukaisuuskoulutus? Entä miten työntekijät saadaan sitoutettua – sosiaalisella vai monimuoto-oppimisella? Visoilla jotka testaavat tietämystä? Jokaisen oppimistapa ja -tarpeet ovat erilaiset, ja sisällön tulisi olla sen mukaista.

Digitaalinen oppimisratkaisu voi auttaa myös osaamisenhallinnassa. Sisällön tarjoaminen ja kuratointi ilman tietämystä yksilöiden tai tiimien osaamisesta ei ole kovinkaan hyödyllistä kun suunnitellaan osaamisen kehittämistä.

Digitaalisen oppimisratkaisun pitäisi yhdistää taidot ja taitotasot sisältöön ja tunnistaa tavoite, jota kohti työntekijän tai tiimin pitäisi työskennellä. Työntekijäprofiilit voivat auttaa tunnistamaan työrooleihin tai tiimeihin liittyviä aukkoja osaamisessa, löytämään yrityksen sisältä talentteja täyttämään uuden työtehtävän, ja nopeuttamaan uudelleenkouluttamis- ja osaamisenkehittämisprosessia. HR-osastoilla on usein käytössään jonkinlainen osaamisenhallintaratkaisu, ja sen integrointi digitaalisen oppimisratkaisun kanssa tekee siitä hyödyllisemmän koko yritykselle.

Digitaalisen oppimisratkaisun kautta tapahtuvassa yritysoppimisessa on monia etuja. Ennen kaikkea tiedät, mitä ihmiset ovat oppineet. Se auttaa luomaan johdonmukaisempaa osaamista tiimin sisällä ja mahdollistaa osaamisen kehittämisen ja oppimisen laaduntarkkailun. Toiseksi, pystyt mittaamaan oppimisstrategiaasi sekä osaamisenkehittämisen ja sisältöjen tehokkuutta.

3. Liiketoiminnan KPI:den ja oppimistavoitteiden mittaaminen

Digitaalinen oppimisratkaisu on perinteisiä oppimismenetelmiä tehokkaampi, koska sen avulla pystyt näkemään mitkä sisällöt ovat toimivia sekä seuraamaan oppivatko työntekijät tarvittavia taitoja ja tulevatko aukot osaamisessa paikatuiksi. Tämä kaikki tapahtuu käyttäjätietoja, sivutietoja ja sisältöä dokumentoivien APIen, xAPIen ja muun mitattavan datan avulla.

Experience Appliaction Programming Interface eli xAPI kerää dataa yksilöiden tai ryhmien oppimisaktiviteeteista ja tallentaa sen Learning Record Storeen eli LRS:ään. Tätä dataa voidaan jäljittää, jakaa ja analysoida. Siitä voidaan esimerkiksi tehdä raportteja tai datan visualisointeja. xAPI-lausekkeet koostuvat tekijästä, verbistä ja objektista, esimerkiksi “Jane” “suoritti” “onboarding-kurssin”. Aktiviteetit voivat sisältää myös merkintöjä, jotka liittyvät tuloksiin (suoritus, menestys, pisteytys, vastaus), konteksteihin (rekisteröityminen, ohjaaja, tarkistus, alusta, kieli jne.), laajennuksiin (lisää tietoa kohteesta, tulos tai konteksti-elementit) tai aikamerkintöihin (esim. aloitus- tai lopetusaika, milloin video katsottiin loppuun tai oppimisen kesto).

Mikäli liiketoiminnan KPI:t ovat tarkkaan harkittuja, API- ja xAPI-lausekkeet ovat arvokas apu niiden mittaamisessa. KPI:t voivat noudattaa esimerkiksi SMART-lähestymistapaa eli olla tarkkoja, mitattavia, saavutettavia, relevantteja ja aikaan sidottuja (spesific, measurable, attainable, relevant, and time-bound). KPI:den on hyvä olla linjassa pitkän tähtäimen strategian sekä koko yrityksen tavoitteiden kanssa, niitä tulisi mitata kvartaaleittain, ja tavoitteita ja mittareita tulisi olla rajallinen määrä. KPI:den mittaaminen kvartaaleittain mahdollistaa tarvittavien hienosäätöjen tekemisen ja tavoitteiden saavuttamisen askel kerrallaan. Deloitten mukaan yritykset, jotka seuraavat tavoitteitaan kvartaaleittain ovat 3,5 kertaa todennäköisemmin mukana parhaiten menestyneiden yritysten huippuneljänneksessä.

CLO:t keskittyvät yleensä KPI:hin jotka liittyvät yksilön, tiimin tai organisaation taitojen kehitykseen, osaamisen aukkojen paikkaamiseen, uudelleen kouluttamiseen tai sitouttamiseen. On kuitenkin olemassa myös käyttäytymiseen liittyviä mittareita, joka osoittavat miten työntekijät käyttävät oppimisalustaa – esimerkiksi kommentit, tykkäykset, jaot ja muu kommunikaatio – ja joiden seuraamisesta voi olla suurta hyötyä. Kannattaa kysyä myös esimerkiksi, mikä tiimi suoriutuu hyvin ja miksi, mitä taitoja tiimeissä tarvitaan, sekä mistä tiedämme, kuka työntekijä voi täyttää uuden roolin, jossa tarvitaan tiettyjä taitoja? Entä mitkä sisällöt sitouttavat työntekijöitä ja auttavat muistamaan opittua?

On olemassa myös liiketoiminnan KPI:ta jotka voidaan yhdistää oppimisstrategiaan, aina ROI:sta asiakashankinnan kustannuksiin, ja toimintakulujen jakautumisesta työntekijöiden sitoutuneisuuteen. Mieti, miten oppiminen voisi auttaa näiden KPI:den saavuttamisessa. Esimerkiksi toimintakulujen jakautuminen: mitä alueita voitaisiin parantaa ja miten oppiminen voisi auttaa siinä, tai miten oppimista voitaisiin mitata niin että se yhdistyisi KPI:hin.

4. Datan käyttö päätöksentekoon ja strategiseen suunnitteluun

Kun KPI:t on määritetty ja dataa kerätään ja varastoidaan LRS:ssa, tieto voidaan ohjata esittämään tuloksia visuaalisesti raporteissa ja dashboardeilla. Päätöksentekijät hyötyvät digitaalisista oppimisratkaisuista jotka pystyvät analysoimaan ja hallinnoimaan dataa, ja visualisoimaan sitä raportointityökalujen avulla. Tämä toki vaatii suunnittelua, mutta analysointiprosessi itsessään tulee nopeammaksi, auttaa tunnistamaan ongelmat ja trendit hyvissä ajoin ja tekemään parempia päätöksiä.

Data auttaa näkemään miten hyvin organisaatiolla, tiimeillä tai yksilöillä menee. CLO:t voivat käyttää dataa joustavaan oppimiseen, puuttua asioihin silloin kun asiat eivät mene suunnitelmien mukaan, tai pitää kiinni sellaisesta mikä toimii.

Datan ansiosta päätöksenteko ja strateginen suunnittelu perustuvat mittareihin, ja organisaation oppimista voidaan mukauttaa ja optimoida.  Sama pätee sen mittaamiseen, miten oppiminen vaikuttaa tiettyihin liiketoiminnan KPI:hin. Miten yksilö, tiimi tai organisaatio suoriutuu ennen ja jälkeen koulutuksen? Missä sijaitsevat aukot osaamisessa ja miten tehokasta koulutus on näiden aukkojen paikkaamisessa? Miten paljon aikaa tehosuorittajat käyttävät digitaalisen oppimisen parissa verrattuna matalan tason suoriutujiin? Millainen sisältö on hyödyllistä tietyille työrooleille? Liiketoiminnan KPI:tä on mahdollista parantaa tarkastelemalla dataa joka vastaa näihin kysymyksiin.

Ajatellaanpa esimerkkinä, että startup-yritys on tuonut markkinoille tuotteen. Johto asettaa KPI:n jonka mukaan tavoitteena on myydä 10 000 kappaletta Tuote X:ää ensimmäisen vuoden aikana. Kolmen kuukauden jälkeen KPI mitataan ja näyttää siltä ettei tuote myy odotetusti. Käy ilmi, että työntekijät, jotka ovat suorittaneet koulutuksen yrityksen LXP:ssä, suoriutuvat 73% paremmin kuin työntekijät jotka eivät ole suorittaneet kyseistä koulutusta. Kaikille Tuote X:ää myyville työntekijöille järjestetään koulutus, ja kolmen kuukauden kuluttua mittaukset osoittavat, että koulutus paransi myyntiä ja KPI on jälleen tavoitevauhdissa.

Toisessa esimerkissä yrityksessä on aukko osaamisessa, ja tämän aukon vuoksi yrityksen toiminnot ovat tehottomia. Tämä aukko paikannetaan tekemällä osaamiskartoitus yrityksen LXP:ssä, minkä jälkeen useat työntekijät saavat täydennyskoulutusta. Näin tilanne korjaantuu ja yrityksen asiakassuhteet säilyvät paremmin kuin ennen.

Lopuksi

Digitaaliset oppimisratkaisut auttavat CLO:ta ja muita yritysjohtajia olemaan tehokkaampia päivittäisessä työssään. He pystyvät työskentelemään nopeammin, tekemään harkittuja päätöksiä datan avulla ja mittaamaan oppimista helpolla, johdonmukaisella tavalla. Vaikka suunnitteluvaihe on elintärkeä ja yrityksen tulisi käyttää siihen aikaa ja resursseja, digitaalisen oppimisratkaisun käyttö voi onnistua vain jos yritys:

  • Tiedostaa oppimisen nykytilan heikkoudet ja vahvuudet sekä erilaiset tekijät, jotka vaikuttavat työssä oppimiseen ja osaamisen kehittämiseen
  • Pitää aktiivisesti yllä oppimisstrategiaa osana liiketoimintasuunnitelmaa
  • Sitoo liiketoiminnan KPI:t oppimisstrategiaan
  • Hyödyntää digitaalisesta oppimisratkaisusta saatavaa dataa ja käyttää sitä KPI:den mittaamiseen, mikä auttaa CLO:ta ja muita johtajia saavuttamaan liiketoiminnan tavoitteet.

CLO:t ja muut päättäjät hyötyvät päätöksenteossa ja strategian suunnittelussa paljon siitä tiedosta, jota on mahdollista saada järkevästi rakennetun digitaalisen oppimisratkaisun kautta. Verrattuna perinteiseen oppimiseen, jossa kurssit ovat vaihtelevia pituudeltaan ja laadultaan, digitaalinen oppiminen on virkistävän nopea ja helppo tapa hallita oppimista ja parantaa yrityksen suorituskykyä. Se mahdollistaa osaamisen kehittämisen laajassa mittakaavassa, mikä ei ennen ole ollut mahdollista.

Digitaalinen oppimisratkaisu ei hyödytä vain yrityksiä, mutta myös työntekijöitä, joilla on mahdollisuus oppia työpaikalla. Forbes mainitsee, että 93% työntekijöistä sanoo pysyvänsä työpaikassa pidempään, jos yritys panostaa heidän urakehitykseensä. Kun yritys pystyy tunnistamaan taidot sekä aukot osaamisessa ja tekee työntekijöiden osaamisen kehittämistä dataan pohjautuen, digitaalinen oppimisratkaisu voi olla kaikkia osapuolia hyödyttävä valinta.

Asiantuntija

Maaike Beenen, Senior UX Designer at Valamis

Maaike Beenen

Product Manager, Valamis

Maaike Beenen työskentelee Product Managerina Valamiksella. Maaikella on 18 vuoden kokemus erilaisista suunnittelu- ja liiketoimintatehtävistä, ja Valamiksen tiimissä hän on ollut neljä vuotta. Hänen tavoitteenaan on luoda kestävä, helppokäyttöinen ja loistava tuote, jonka käytöstä asiakkaat nauttivat.