Näin linjaat koulutusstrategian tukemaan liiketoimintatavoitteita

Vuonna 2017 yritysten osaamisen hallinnan kehittämiseen liittyvät kulut kasvoivat Yhdysvalloissa yli 93 miljardiin dollariin. Silti vain 38 prosenttia Brandon Hall Groupin viimeisimpään haastattelututkimukseen osallistuneista organisaatioista arvioi saaneensa koulutusstrategiansa sovitettua tehokkaasti liiketoiminnan tavoitteisiin. Muitakin samansuuntaisia tutkimustuloksia on saatu: 92 prosenttia yritysjohtajista pitää työvoiman osaamisvajetta ongelmana Yhdysvalloissa ja 90 prosenttia uskoo, että tämä vaje voitaisiin korjata oppimis- ja kehittämisohjelmien avulla. Silti vain kahdeksan prosenttia ylemmän johdon edustajista kokee oppimisella ja kehittämisellä olevan vaikutusta liiketoimintaan ja ainoastaan neljä prosenttia kokee tällä hetkellä saavansa tuottoa siihen sijoitetulle pääomalle.

Investoinnin suuruus todistaa, että johto ymmärtää osaamisen kehittämisen arvon, mutta yrityksissä on silti merkittäviä koulutusstrategiaan, koulutusten toteutukseen ja oppimisvaikutuksen ymmärtämiseen liittyviä ongelmia.

Tällä hetkellä tilanne on tämä:

Syyt investoida osaamisen kehittämiseen ja oppimiseen:

1. Työntekijöiden motivointi: Mahdollisuus oppia ja kehittää omaa osaamista lujittaa työntekijöiden yritysuskollisuutta sekä sitouttaa ja motivoi heitä.
2. Osaamisvajeen korjaaminen: Nykyisten työntekijöiden (jotka osaavat myös soveltaa oppimaansa) osaamista voidaan kehittää sen sijasta, että palkattaisiin uusia työntekijöitä uusine taitoineen ja korkeampine palkkavaatimuksineen.
3. Organisaation ketteryys: Organisaatio on mukautettavissa nopeammin ja tehokkaammin.
4. Positiivinen vaikutus yritystoimintaan: Työskentely sujuvoituu, työn mielekkyys lisääntyy ja työ koetaan merkitykselliseksi. Osaamisen muutoksen vaikutusta yrityksen toiminnassa kutsutaan oppimisvaikutukseksi.
5. Positiivinen vaikutus liiketoiminnan tavoitteisiin: Toimintaprosessien sujuvoituminen ja tehostuminen heijastuu lopulta liiketoimintaan ja sen tulokseen. Tätä kutsutaan koulutuksen liiketoimintavaikutukseksi.

Mikä oppimisvaikutus on?

Oppimisvaikutus on ilmiö, jossa koulutuksessa opitun strategisesti merkittävän taidon avulla parannetaan joltakin osin sellaista työsuoritusta, jonka tulos edistää liiketoiminnan tavoitteen toteutumista.

Kun henkilö sisäistää oppimansa ja muistaa sen, oppi alkaa tuottaa lisäarvoa. Arvonlisäys jatkuu edelleen, kun oppija tuo uuden taidon työhönsä ja se sulautuu lopulta osaksi koko tiimin työsuoritusta tehden koko tiimin toiminnasta sujuvampaa ja mielekkäämpää sekä vaikuttaen myönteisesti tiimin tulokseen. Uuden osaamisen myötä syntynyttä lisäarvoa ja sen välittymistä eteenpäin lisäarvona muille henkilöille, osastoille tai koko yritykselle kutsutaan osaamisen arvoketjuksi.

Oppimisvaikutus on jokaisen oppimis- ja osaamisen kehittämisstrategian keskeisin arvonlisä, joka kuitenkin jää usein huomaamatta.

Monissa tapauksissa yrityksen johto keskittyy sijoitetun pääoman tuottoon, joka muodostaa loppujen lopuksi vain pienen osan oppimisvaikutuksen mahdollisesta arvontuotosta.

Seuraavat vaiheittaiset ohjeet auttavat sinua varmistamaan, että oppimisvaikutukselle asetettu tavoite saavutetaan.

Vaikutuskartta: oppimisvaikutuksessa onnistumisen vaiheet

1. Liiketoiminnan tavoitteiden ja onnistumisen arviointimittarien määrittely (liiketoimintavaikutus)
2. Koulutustrategian luominen: Osaamisvaatimusten ja suorituskyvyn tavoitteet, mittarien asettaminen (oppimisvaikutus)
3. Raportoinnin ja analysoinnin suunnittelu: tavoitteiden toteutumisen ja muutosten seurannan suunnittelu
4. Koulutuskonseptin suunnittelu ja toteutus sekä työntekijöiden tai kohdeyleisön aktivointi ja osallistaminen osaamisen kehittämiseen.

Tarkastellaan vaiheita 1–4 lähemmin.

1. Liiketoiminnan tavoitteiden ja onnistumisen arviointimittarien määrittely

”Mikä on keskeisin tavoiteltava hyöty? Entä mitkä ovat tärkeimmät ongelmat, joihin yrityksen johdon on puututtava, jotta johdon asettaman päämäärän ja yrityksen tämänhetkisen kehityskaaren välinen ero saataisiin kurottua umpeen?”

On tärkeää perehtyä liiketoiminnan tavoitteisiin, onnistumisen arviointimittareihin sekä näihin tavoitteisiin vaikuttaviin ongelmiin ja osaamistarpeisiin yhteistyössä johtoryhmän kanssa. Kun onnistumisen arviointimittarien tärkeysjärjestys on selvillä, oppimisstrategian ja liiketoimintastrategiaan yhteensovittaminen helpottuu. Myös oppimisvaikutuksen seuraaminen ja mittaaminen sekä siitä tiedottaminen on huomattavasti helpompaa.

Kolme esimerkkiä liiketoiminnan mittareista ja oppimis- ja osaamisen kehittämisstrategian hyödyntämisestä

1. Yksi yleisesti käytetty menestyksen mittari on kasvanut sijoitetun pääoman tuotto (ROI). Tämä edellyttää määrittelemään tarkemmin mittarit jotka johtavat parempaan sijoitetun pääoman tuottoon. Kuvitellaan esimerkkitilanne, jossa henkilöstöjohtaja toteaa, että työntekijöiden vaihtuvuus yrityksessä on alan keskiarvoa suurempaa. Tutkimusten mukaan työntekijän korvaamisesta aiheutuvat kustannukset vastaavat 50–250 prosenttia henkilön vuosipalkasta ja muista eduista. Kustannuksia aiheutuu työntekijän lähdön valmistelusta, uuden työntekijän rekrytoinnista, valinnasta ja koulutuksesta sekä tuottavuuden heikentymisestä. Näin ollen työntekijöiden vaihtuvuuden vähentäminen saattaa auttaa parantamaan sijoitetun pääoman tuottoa, mikä voi olla yksi johtoryhmän yritykselle asettamista laaja-alaisista mutta realistisista tavoitteista.
2. Toinen tapa parantaa sijoitetun pääoman tuottoa (ja muiden keskeisten suorituskykymittarien tulosta) oikeanlaisen oppimis- ja kehittämisstrategian avulla on organisaation työntekijöiden entistä vahvempi sitouttaminen. Yhdysvalloissa tehtyjen kyselytutkimusten mukaan noin 17,2 prosenttia työntekijöistä on aktiivisesti sitoutumattomia työhönsä. Tällainen työntekijä on tyytymätön työhönsä ja tuo tyytymättömyytensä myös ilmi työpaikalla: hän voi myöhästellä tai jäädä pois töistä, ja hänen tuottavuutensa on heikko. Kyselytutkimuksessa arvioitiin, että sitoutumattomasta työntekijästä aiheutuu työnantajalle noin 3 400 dollaria ylimääräisiä kustannuksia jokaista 10 000 palkkana maksettavaa dollaria kohden. Tämä tarkoittaa siis 34 prosentin lisäystä.
3. Onnistumista voidaan arvioida suhteessa tiettyyn tavoitteeseen, joka voi olla esimerkiksi kymmenen prosentin lisäys myyntimahdollisuuksien määrään.

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä liiketoiminnan mittarien tulosten parantamiskeinoista. Hyvin toteutettu oppimis- ja osaamisen kehittämisstrategia vastaa usein myös esimerkiksi seuraaviin tarpeisiin:

• koulutuksen toteutuksen optimoiminen
• tietojen luominen ja säilyttäminen
• vaatimustenmukaisuuden seuraaminen
• johtajuuden kehittäminen
• asiakaspalvelun parantaminen
• yrityskulttuurin kehittäminen
• työntekijöiden parempi sitouttaminen
• yhteisöllisyyden rakentaminen
• myynnin kasvattaminen
• läpinäkyvyyden edistäminen
• verkkopohjaisen koulutussisällön rakentaminen
• turvallisuuden lisääminen
• työntekijöiden vaihtuvuuden vähentäminen

Koska mittareita on paljon, seuraava kysymys onkin, kuinka asettaa eri asiat tärkeysjärjestykseen.

Selvitä kaikkien sidosryhmien näkemykset

Jotta oppimisstrategia toimisi tehokkaasti, tavoitteita on muokattava prosessin perusteella. Lisäksi koko prosessin on oltava helposti selitettävissä ja siitä on tiedotettava usein. Optimoi oppimisen tulokset perehtymällä yrityksen kaikkien osastojen haasteisiin. Keskustele kaikkien osastojen työntekijöiden kanssa, jotta saat tietoa työnkulun, kehittämisen ja perehdytysprosessin ongelmista. Luo oppimisen kulttuuria vastaamalla työntekijöiden ilmaisemiin tarpeisiin. Useimmat yritykset epäonnistuvat oppimisen kulttuurin luomisessa, koska kaikki sidosryhmät eivät pääse osallistumaan oppimis- ja kehittämisstrategiasta käytäviin keskusteluihin.

• 81,8 prosenttia organisaatioista järjestää osastojenvälisiä keskusteluja koulutuksesta, työntekijöiden osaamisen kehittämisestä tai uusien taitojen hankkimisesta joko ainoastaan tarvittaessa, neljännesvuosittain tai harvemmin.
• Tällä hetkellä vain 8 prosenttia kokee oppimisella ja kehittämisellä olevan vaikutusta liiketoimintaan.

2. Koulutustrategian luominen: Osaamisvaatimusten ja suorituskyvyn tavoitteet, mittareiden asettaminen

Kun liiketoiminnan mittarit on asetettu tärkeysjärjestykseen sidosryhmäpalautteen perusteella, on aika pohtia näihin haasteisiin pureutuvan oppimisstrategian toteuttamista.

Käytökseen vaikuttamista suunnitelmien ja kielen kautta on tutkittu runsaasti esimerkiksi markkinoinnin, mainonnan ja kielen aloilla. Dale Carnegie, kuuluisan Miten saan ystäviä, menestystä ja vaikutusvaltaa -teoksen kirjoittaja, kirjoitti aikanaan ensimmäisten joukossa käytökseen vaikuttamisesta suorituspohjaisen koulutuksen keinona. Carnegien perusperiaatteena oli ”innokkaan halun” herättäminen toisessa ihmisessä. Me taas olemme määritelleet tämän halun sitoutuneisuudeksi.

Markkinointi- ja myyntitiimit hyödyntävät esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmiä (CRM) tarkastellessaan suorituskyvyn mittareita, kuten sitoutumistilastoja: avausprosentteja ja linkkien käyttösuhdetta tai puheluiden määrää ja myyntisyklin pituutta. Yritysoppimisessa puolestaan hyödynnetään esimerkiksi oppimisympäristöjä (LXP) ja oppimisen hallintajärjestelmiä (LMS), joiden avulla seurataan oppimisen mittareita, kuten työntekijöiden sitoutuneisuutta. Työntekijöiden sitoutuneisuutta mitataan tarkastelemalla tilastollisesti esimerkiksi kurssien loppuun suorittamista, työntekijöiden tyytyväisyyskyselyjä ja tehtäviin käytettyä aikaa. Kerättyjä tietoja seurataan Learning Record Store (LRS) -järjestelmässä. Näin pystytään tunnistamaan erilaisia oppimistyylejä ja sisältömieltymyksiä, joiden avulla voidaan optimoida oppimiskokemuksia ja parantaa suorituskykyä. Oppimisanalytiikka auttaa tunnistamaan ja ymmärtämään erilaisia oppimisstrategioita ja suunnittelemaan niiden pohjalta entistä tehokkaampia, tiettyihin oppimistarpeisiin vastaavia koulutuksia. Opintosisältöä voi tunnistaa ja jakaa roolin, oppimistyylin, osaamisalueen tai jonkin muun luokituksen mukaan.

Ennakoivaa analytiikkaa ja datatiedettä hyödyntävät oppimisympäristöt auttavat ymmärtämään yrityksen liiketoiminnan ja osaamisen välistä suhdetta entistä paremmin, tekemään parempia koulutus- ja liiketoimintapäätöksiä, analysoimaan kehitystä ja trendejä sekä ennakoimaan tulevaa liiketoiminnan tulosta.

Oppimisanalytiikan malli

Millaista koulutussisältöä kannattaa tarjota?

Tarjottava sisältö määräytyy yrityksessä työskentelevien yksilöiden mukaan. Sinun on oltava valmis kokeilemaan sisältöä, mittaamaan ja arvioimaan sen tehokkuutta sekä muokkaamaan sitä tarvittaessa. Prosessi ei pysy muuttumattomana, koska ympäristö kehittyy jatkuvasti – etenkin uuden tekniikan käyttöönotto voi aiheuttaa suuria mullistuksia. Saat paljon tietoa käytetystä opintosisällöstä selvittämällä tarkemmin, kuinka oppijat oikeasti etenevät opinnoissaan. Onko heillä vaikeuksia kokeiden läpäisemisessä? Hyppäävätkö he järjestään tiettyjen osioiden yli? Mitä sisältöjä käytetään eniten? Ihannetilanteessa sisältö rakennetaan niin, että se sopii tiettyihin taitomittareihin. Esimerkiksi Bloomin taksonomia tukee erinomaisesti sekä taitojen kehittämistä että opetussisällön rakentamista.

Arvioi, mahdollistaako sisältösi todella oppijoita saavuttamaan seuraavan tason. Arviointi ja palaute on tärkeää, jotta saavuttaisit oppimiselle ja kehittämiselle asetetut tavoitteet ja lopulta myös paremman tuoton sijoitetulle pääomalle. Jotta sisältö olisi varmasti laadukasta ja helposti lähestyttävää, meidän on tunnistettava tehokkaimmat tavat pitää oppijoiden mielenkiintoa yllä. Onneksi joitakin lupaavia trendejä onkin havaittavissa: ne vaikuttavat vievän kohti mobiiliystävällistä sisältöä, jossa käytetään keinoälyä hyödyntäviä chatbotteja, mikro-oppimista, sosiaalista oppimista, video-oppimista ja pelillistämistä.

3. Raportoinnin ja analysoinnin suunnittelu

Sinun on valittava mitattavat kriteerit, joiden perusteella oppimista arvioidaan. Mittarina voidaan käyttää esimerkiksi jotakin keskeisistä suorituskykymittareista, turvallisuusongelmien tasoa, vuosittaisia oppimis- ja kehittämiskuluja, prosessien nopeutumista tai jotakin muuta kriteeriä. Tulosten raportointi- ja analysointisuunnitelma on laadittava jo ennen oppimisstrategian toteuttamista, jotta sitä voidaan mukauttaa nopeasti reaaliajassa saatujen tietojen perusteella.

Muotoile jos-niin-lausekkeet seurattavien mittarien perusteella tai ota käyttöön mukautuvan sisällön mahdollistava älykäs automaatioratkaisu, joka muokkaa sisältöä automaattisesti.

Esimerkki:
Jos X toteutuu, niin tee muutos Y.

Jos oppijat hyppäävät videosisällön yli tai eivät suorita kursseja loppuun, niin sisältöä on muutettava.

Jos oppimisympäristön keskimääräinen istuntoaika on kymmenen minuuttia, niin luo helpommin omaksuttavia mikro-oppimismoduuleja enemmän aikaa vaativien pitkien ja syvällisten oppimismoduulien sijasta.

Oppimisvaikutusta arvioitaessa on vastattava myös muihin kysymyksiin, jotka on selitetty tarkemmin Bersinin vaikutustenarviointimallissa. Bersinin mallissa eritellään yhdeksän mitattavaa aluetta, joista integroitu mittausohjelma koostuu:

1. Levinneisyys
   Kuinka hyvin tavoitit halutun yleisön?
2. Hyödyllisyys
   Kuinka hyödyllistä opetus oli?
3. Taloudellisuus (taloudelliset mittarit)
   Taloudelliset mittarit: Mitkä olivat kehityskustannukset? Entä kustannukset oppijaa kohden? Vertaa kustannuksia alan keskiarvoihin.
4. Yhteensovittaminen
   Kuinka hyvin liiketoiminnan tavoitteet oli määritelty?
5. Tavoitteiden saavuttaminen (asiakkaan tavoitteet)
   Kuinka hyvin asiakkaan tietylle ohjelmalle ja budjetille asetetut tavoitteet täyttyvät?
6. Tyytyväisyys
   Pitivätkö oppijat ohjelman sisällöstä, toteutuksesta, oppimiskokemuksesta ja luonteesta?
7. Oppiminen
   Vastaako opetus suoraan yrityksen ongelman perimmäiseen syyhyn?
8. Tehokkuus yksilötasolla
   Kuinka hyvin ohjelma täyttää yksilösuorituksille ennalta määritellyt tavoitteet?
9. Tehokkuus organisaatiotasolla
   Kuinka hyvin ohjelma vaikuttaa yrityksen yleisiin tai henkilöstöhallinnon mittareihin?

Sidosryhmäviestintä

Suunnittele etukäteen, kuinka tuloksista tiedotetaan määritetyille sidosryhmille (yrityksen johdolle, oppijoille, henkilöstöhallinnolle jne.) ja kuinka palautetta kerätään. Mitä selkeämmin tulokset esitetään raporteissa ja kaavioissa, sitä helpompaa niistä on havaita edistyminen ja vaikutus liiketoimintaan, kuten sijoitetun pääoman tuottoon, työntekijöiden tyytyväisyyteen tai muuhun määriteltyyn kohteeseen. Joskus liiketoiminnan tavoitteet saattavat muuttua tai työntekijät voivat kertoa, miksi he eivät pitäneet jostakin sisällöstä tai mitä taitoja he haluaisivat kehittää. On myös tärkeää esitellä edistymistä säännöllisesti sidosryhmille ja varmistaa, että he ymmärtävät tehdyt muutokset ja niiden syyt.

Ainoastaan merkitykselliseksi koettu osaamisen muutos näkyy muutoksena toiminnassa.

4. Koulutuskonseptin suunnittelu ja toteutus

Perusteellista strategiaa ei ainoastaan suunnitella ja toteuteta, vaan sitä on myös muokattava. Seuraava kaavio havainnollistaa muutosten ja toiminnan jatkuvaa, palautteen kautta tapahtuvaa vuorovaikutusta. Kaaviota luetaan alhaalta ylös. Ensimmäinen vaihe on siis liiketoiminnan tavoitteiden asettaminen. Niistä saatava palaute kertoo, mitä asioita on muutettava ja mitä taitoja liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseen tarvitaan. Kun tarvittavat taidot ovat tiedossa, voit alkaa laatia opetussisältöä, jonka avulla koulutettavien on tarkoitus oppia kyseiset taidot. Voit seurata oppimisympäristön kautta, ketkä ovat jo oppineet tietyt taidot ja keillä on vaikeuksia sisällön parissa. Lisäksi voit mukauttaa sisältöä työntekijöiden tarpeisiin pyytämällä palautetta sekä sisällön haastaviksi kokeneilta että erinomaisesti suoriutuneilta oppijoilta.

Ajan myötä selviää, onko tuotannossa ja suorituksissa tapahtunut muutoksia. Jos tiettyjen taitojen oppiminen ei ole parantanut kyseisten henkilöiden suoriutumista, voit mukauttaa opetussisältöä tämän palautteen perusteella. Jos suoritukset ovat parantuneet, myös liiketoiminnan mittarin tulos alkaa parantua. Tällöin voit asettaa uusia tavoitteita, ja prosessi alkaa alusta.

Harvard Business Review -lehdessä todettiin, että parhaat yritykset eivät pidä strategiaa niinkään suunnitelmana kuin päätöksenteon suuntaviivana ja asialistana. Lehden mukaan strategian, toteutuksen ja suorituskyvyn välillä on syviä kuiluja, ja kiivastahtisessa nykymaailmassa on huomioitava myös tulevia markkina- ja kilpailuolosuhteita ympäröivä epävarmuuden kartio. Uuden, mullistavan tekniikan kehittyminen korostaa organisaation ketteryyden merkitystä.

”Sijoitus osaamiseen maksaa parasta korkoa.”
– Benjamin Franklin