Philips-Medisize

Een nieuw model voor competentie- en kwalificatiemanagement

80%
vermindering van registratiefouten
40%
tijdsbesparing op management- en onderhoudstaken voor competentie- en trainingsregisters
23%
vermindering van het aantal klassikale trainingssessies
20%
vermindering van de duur van klassikale trainingssessies

In nauwe samenwerking met Phillips-Medisize hebben we een nieuw model voor competentie- en kwalificatiemanagement ontworpen en geïmplementeerd in het Valamis – Learning Experience Platform.

De klant

Phillips-Medisize biedt een breed scala van diensten op het gebied van de ontwikkeling en vervaardiging van producten voor de gezondheidszorg. Het productassortiment omvat doseerapparaten, componenten en benodigdheden voor gezondheidszorg en laboratorium, farmaceutische verpakkingen en medische en diagnostische apparaten. Phillips-Medisize beschikt over productiefaciliteiten in de Verenigde Staten, Azië en Europa. De Europese vestigingen van het bedrijf bevinden zich in Finland, Nederland, Ierland, Zwitserland, Tsjechië en Denemarken.

De uitdaging

De sector waarin Phillips-Medisize opereert, kent een streng regelgevend kader. Medewerkers moeten op de hoogte zijn van alle relevante voorschriften en deze te allen tijde volledig naleven. Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers de vereiste introductie- en trainingsprogramma's hebben doorlopen en dat de relevante kwalificaties up-to-date zijn, dient het bedrijf betrouwbare documentatie bij te houden. De activiteiten van Phillips-Medisize worden gereguleerd door wetgeving van de American Food and Drug Administration (FDA) en de EU. Monitoring is in handen van de EU en de Finse toezichthouder Valvira. Verder gelden er tal van klant-specifieke regulerende richtlijnen en standaarden.

Om zeker te stellen dat de competenties van het personeel beantwoorden aan alle voorschriften, worden er audits uitgevoerd. Daarbij moeten de auditors een geldig bewijs ontvangen waaruit blijkt dat aan alle voorwaarden voor inhoud en geldigheid is voldaan.

De oplossing

In nauwe samenwerking met Phillips-Medisize hebben we een nieuw model voor competentie- en kwalificatiemanagement ontworpen en geïmplementeerd in het Valamis – Learning Experience Platform. Hierbij wordt alle informatie over trainingen, introducties, updates van instructies en soortgelijke activiteiten vastgelegd in de Learning Record Store (LRS). Vanuit deze LRS laten zich op elk gewenst moment gedetailleerde rapporten opstellen, waarmee users in één oogopslag kunnen zien of bijvoorbeeld de kwalificaties van alle teams up-to-date zijn.

Met het Valamis – Learning Experience Platform kan Phillips-Medisize leerdoelen vaststellen en toewijzen aan de betreffende medewerker. Taak-specifieke kwalificatievereisten zijn eenvoudig toegankelijk voor iedereen. Activiteiten voor het verbeteren van competenties laten zich in units combineren. Daarbij worden doelen op een flexibele manier ingesteld en gemonitord.

Beheren, updaten en wijzigen van richtlijnen en kwaliteitsdocumenten vindt plaats binnen één systeem, evenals de toewijzing ervan aan een taak. Medewerkers hoeven zich niet bezig te houden met aangepaste spelfoutjes in de richtlijnen. Worden er grotere wijzigingen met een laag risico doorgevoerd, dan moeten ze de aangepaste richtlijnen persoonlijk lezen en erkennen. In het geval van grote updates kan de aangepaste richtlijn worden gepubliceerd als online lesmateriaal, aangevuld met een test om de bekwaamheid te controleren. Het is eventueel ook mogelijk om de test in een gecontroleerde omgeving te laten uitvoeren.

Het resultaat

Het Valamis – Learning Experience Platform brengt voorheen sterk verspreide informatie bijeen en wijst deze in de juiste vorm toe aan de juiste gebruikers. Het systeem laat een gebruiker naast zijn geldige trainingen en kwalificaties, ook direct zien welke onderdelen hij nog moet bestuderen en voltooien. Verder is het mogelijk om voor een nieuwe medewerker vanaf dag 1 alle activiteiten vast te leggen die hij aantoonbaar moet afronden, zoals een mondelinge introductie, de ontvangst van de sleutel of eventuele trainingssessies. Management en HR kunnen monitoren of competenties en kwalificaties actueel blijven.

Phillips-Medisize realiseert met deze oplossing een besparing op productietijd van in totaal 3,5%. Andere voordelen betreffen vooral de vindbaarheid en behandeling van richtlijnen en het beheer van kwalificaties:

Sunna Lihavainen, Quality Specialist bij Phillips-Medisize:

"Het Valamis - Learning Experience Platform helpt ons ervoor te zorgen dat ons personeel beschikt over de vereiste competenties en kwalificaties. Medewerkers hebben namelijk eenvoudig toegang tot updates, en richtlijnen worden toegewezen aan de juiste persoon. We gaan de oplossing in de toekomst gebruiken om al onze trainingsactiviteiten efficiënt te managen – van online trainingen tot certificeren en registreren."

Jyri Pötry, Senior Consultant bij Valamis is tevreden over de succesvolle samenwerking:

"Wij hebben ongelooflijk goed samengewerkt en ik wil iedereen bij Phillips-Medisize daar graag voor bedanken. Dankzij onze samenwerking kan de organisatie nu moeiteloos blijven voldoen aan alle wettelijke voorschriften. Terwijl de medewerkers zich concentreren op hun taken, doet het systeem de rest. Dat heeft aanzienlijke voordelen, zowel voor de kwaliteit als voor de financiën."

Vraag demo aan

Onze e-learning-experts beantwoorden graag al uw vragen. Wij stemmen onze demo volledig af op uw wensen.