XP Inc.

Eine wachstumsstarke Investment Management Gesellschaft

XP Inc. ist eine brasilianische Vermögensverwaltungsgesellschaft. Das Unternehmen betreut 3,1 Millionen nationale und internationale Kunden mit mehr als 800 Anlageprodukten. XP wurde 2001 gegründet und hat derzeit Niederlassungen in São Paulo, Rio de Janeiro, New York, Miami, London und Genf. Das Unternehmen hat derzeit etwa 6000 Mitarbeiter – diese Zahl hat sich in den letzten vier Jahren jedes Jahr verdoppelt, und XP bereitet sich darauf vor, bis zum nächsten Jahr 10.000 Mitarbeiter zu erreichen.

Die Herausforderung: Mehr als Compliance – Mitarbeiter wollen mehr Entwicklung

Das Unternehmen, das von einer Gruppe von Finanzberatern gegründet wurde, hat sich zum Ziel gesetzt, die dringendsten Bedürfnisse seiner Kunden zu erfüllen. Dieser Ansatz ist in allem, was XP tut, tief verwurzelt. Diese Philosophie spiegelt sich auch in der Personalabteilung wider. Das Talentteam bestimmt seine Prioritäten auf der Grundlage der Bedürfnisse seiner Kunden – der schnell wachsenden Belegschaft. Mit Hilfe von Umfragen und Foren sammelt das Team den Input der Mitarbeiter, um seine Schwerpunktbereiche festzulegen und kontinuierlich zu aktualisieren.  

In den letzten zwei Jahren seit dem Börsengang im Jahr 2019 hat XP begonnen, seinen Kundenstamm und sein Produktportfolio schnell zu vergrößern. Während mehrere Experten in der Organisation Innovationen entwickelten und komplexe Kundenprobleme lösten, geschah dies in Silos. Der Wissensaustausch war begrenzt. Die Lernmöglichkeiten, die den Mitarbeitern zur Verfügung standen, waren unternehmensorientiert und auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtet. Der Bedarf an mehr Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten und an einem Umfeld, in dem die Mitarbeiter ihre berufliche Entwicklung selbst in die Hand nehmen können, begann sich als durchgängiges Thema in allen Gesprächskanälen abzuzeichnen.

XP Anywhere: Ein neues Remote-First-Arbeitsmodell

Als das Talentteam dabei war, L&D neu zu überdenken, schlug die Pandemie zu und fügte eine weitere Ebene der Komplexität hinzu – und eine Chance.

“Letztes Jahr, mitten in der Pandemie, trafen wir die Entscheidung, unser Arbeitsmodell von der traditionellen Face-to-Face-Arbeit auf ‘XP Anywhere’ umzustellen, ein Modell, bei dem die Fernarbeit im Vordergrund steht. Wir waren das erste brasilianische Unternehmen, das einen solchen Schritt wagte”, sagt Diana Schemel, ehemalige Leiterin der Abteilung Lernen und Entwicklung bei XP.

Wie bei den meisten Unternehmen hat die Verlagerung der Arbeit in die Ferne während der Pandemie das traditionelle Lernen in den Unternehmen auf den Kopf gestellt und die Bedeutung des Lernens im Arbeitsablauf sowie die Notwendigkeit, Mechanismen zur schnellen Erstellung und Verbreitung von Lernressourcen zur rechten Zeit zu schaffen, verdeutlicht.

Die geschäftlichen Herausforderungen von XP: Bedarf an kontinuierlicher Entwicklung, Vertrauen und Zugehörigkeit

Angetrieben von den Bedürfnissen seiner Kunden und vor dem Hintergrund des neuen Remote-First-Arbeitsmodells musste XP ein digitales Ökosystem schaffen, das den durchgängigen Lernbedarf der Mitarbeiter unterstützt.

Dies stellte das Talentteam vor drei geschäftliche Probleme, die es zu lösen galt:

1. XP hatte keinen klaren Weg, um L&D-Initiativen zu skalieren und das digitale Engagement war sehr gering. XP musste ein digitales Ökosystem schaffen, das eine Kultur der kontinuierlichen Entwicklung fördert und skalierbares und effektives Lernen ermöglicht.

2. XP bringt jeden Monat mehrere neue Finanzprodukte auf den Markt und die Finanzberater müssen ihre Teams schnell auf diese Produkte schulen. Das L&D-Team musste Wege finden, um Finanzberater und Teams so auszustatten, dass sie qualitativ hochwertiges Lernen und Wissensaustausch ermöglichen. 

3. Da alle Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist es eine größere Herausforderung, ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements zu schaffen. XP musste sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter in dem neuen Kontext der Fernarbeit als Teil der Gemeinschaft fühlen, und darüber hinaus die erwarteten Verhaltensweisen verbreiten, um die starke Unternehmenskultur zu erhalten.

Die Vision von XP: Bildung schafft Vertrauen

XP ist ein Bildungsunternehmen, das von einer Gruppe von Finanzmarktexperten gegründet wurde, die den Menschen beibringen wollen, wie sie investieren können. Die Gründer waren der Meinung, dass es einfacher ist, das Vertrauen der Kunden zu gewinnen, wenn man ihnen zeigt, wie man investiert, und sie mit den Instrumenten ausstattet, die sie benötigen, um ihre finanzielle Leistung zu verbessern.

Als das Unternehmen begann, das Lernen für seine Mitarbeiter zu optimieren, bildete die Bildungskomponente die Grundlage für die neue Vision des Unternehmens für L&D. Das Unternehmen ist stolz darauf, Expertenteams einzustellen. Die Ausstattung der Mitarbeiter mit den Tools und der Infrastruktur, um von diesen Experten zu lernen, Wissen untereinander auszutauschen und die eigene Leistung zu verbessern, ist von zentraler Bedeutung, um Vertrauen, Zugehörigkeit und Engagement in der Belegschaft zu fördern. XP entschied sich, eine Lösung zu entwickeln, bei der das Lernen in den Händen der wahren Experten des Unternehmens liegt – den Mitarbeitern selbst – und nicht in den Händen der Abteilung für Personalentwicklung.

Die Lösung: Ein kundenorientierter Ansatz

Mitte 2020 wurde festgestellt, dass das dringlichste Bedürfnis der Belegschaft von XP das Lernen und die berufliche Weiterentwicklung war. Als Lösung wollte XP ein Lernumfeld schaffen, in dem die Mitarbeiter voneinander lernen können, insbesondere in einem digitalen Arbeitsmodell. XP wollte jedoch sicherstellen, dass sie alle mit L&D zusammenhängenden Probleme vollständig verstehen, anstatt nur an der Oberfläche zu kratzen. Der Prozess der Entdeckung der Herausforderungen und der Einführung eines neuen Ansatzes umfasste fünf Phasen. 

Phase 1: Untersuchung

“Wir führten einen Erkundungsprozess durch, und es wurde klar, dass wir eine neue Technologie einführen mussten, da unser herkömmliches LMS nicht in der Lage war, die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen”, so Schemel.

XP ist in einer stark regulierten Branche tätig, und ihr LMS unterstützte in erster Linie die obligatorischen Compliance-Schulungsanforderungen, nicht aber moderne Lernfunktionen wie kontinuierliches Lernen, Content Authoring und maßgeschneiderte Lernempfehlungen. XP musste die Möglichkeiten des Lernens über die Einhaltung von Vorschriften hinaus erweitern und ein Lern-Ökosystem aufbauen, das eine moderne Lernkultur unterstützen konnte.

Phase 2: Globale Suche

Im Zuge der Entscheidung, eine neue Technologie zur Umsetzung ihrer Strategie einzuführen, arbeitete das Talentteam mit einem Team von Mitarbeitern zusammen, um Kriterien festzulegen, die die neue Lösung erfüllen sollte. Zu diesem Team gehörten Interessenvertreter aus der Personalabteilung und dem Unternehmen, die die Stimme der Lernenden vertraten, sowie Administratoren, darunter Vertreter der IT und der digitalen Sicherheitsinfrastruktur. Die von diesem Team aufgestellten Suchkriterien deckten die gesamte Bandbreite von verbindlichen Compliance-Anforderungen bis hin zu einer ansprechenden Benutzererfahrung ab, mit einer entsprechenden Liste von Merkmalen und Funktionalitäten in jedem Bereich. Zu den allgemeinen Kategorien, die als Suchkriterien für die neue Lerntechnologie von XP dienten, gehörten folgende.

• Visualisierung/Benutzbarkeit 

• Technische Anforderungen, IS & Compliance 

• Empfehlungssystem 

• Verwaltung und Erstellung von Inhalten 

• XP Anywhere (Präsenzschulungen, Online-Schulungen und Schulungen zum Selbststudium) 

• Daten 

• Quizze 

• Soziales Lernen

Phase 3: Proof of Concept-Tests 

Auf der Grundlage der Suchkriterien führte XP eine Marktanalyse von Lernlösungen durch und nahm zwei Lösungen in die engere Wahl. Das Entdeckungsteam testete die beiden Plattformen und stimmte über mehrere Parameter ab, wie z. B. das Ausmaß, in dem die Lösung ihre Auswahlkriterien unterstützte, ihre Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit dem Anbieter usw. Auf der Grundlage sorgfältiger Benutzertests und Überprüfungen entschied sich das Team für Valamis – eine End-to-End-Lösung, die Lernenden über eine einzige Benutzeroberfläche Zugang zu einer Vielzahl von Lernmöglichkeiten bietet. 

Phase 4: Entwurf und Einführung des kleinsten realisierbaren Produkts (MVP)

In den nächsten drei Monaten arbeitete XP mit einem bestimmten Team von Kunden (Mitarbeitern) und dem Valamis-Team zusammen, um Personas zu entwickeln und den Anpassungsbedarf zu priorisieren, was für jede dieser Personas den größten Mehrwert bringen würde. Dieses MVP wurde dann einem kleinen, vom Talentteam ausgewählten Publikum vorgestellt, mit der Absicht, eine Erfolgsgeschichte zu schreiben, die andere Teams nachahmen sollten. XP führte das MVP mit der klaren strategischen Absicht ein, die Akzeptanz zu erhöhen, indem es auf den Schmerzpunkten aufbaute, die die Lösung beheben sollte, anstatt einen Marketing- oder Werbeansatz zu wählen. XP befolgte bei der Einführung des MVP die folgenden Leitprinzipien: 

• Die MVP-Einführung wird von einflussreichen und bewunderten Führungskräften geleitet, nicht vom L&D-Team. 

• Die Kommunikation würde sich auf das “Warum” und nicht auf das “Was” konzentrieren. Der Schwerpunkt läge auf den Problemen, die die Plattform beheben würde, und nicht auf der Plattform selbst. 

• Die Teilnehmer würden systemgenerierte Benachrichtigungen über Inhalte und Ereignisse erhalten, die mit ihren Entwicklungsbedürfnissen zusammenhängen, und nicht über die Funktionen oder Vorteile der Plattform.

Phase 5: Umsetzung und Rollout 

In den nächsten 45 Tagen nahm XP einige Anpassungen auf der Grundlage des MVP-Launches vor und führte die Plattform Mitte 2021 im gesamten Unternehmen ein. Für die unternehmensweite Einführung wiederholte XP die Strategie, die während der MVP funktioniert hatte, und forderte die Führungskräfte auf, mit ihren Teams darüber zu sprechen, wie die neue digitale Plattform die Entwicklung und den beruflichen Aufstieg der Mitarbeiter unterstützen würde. XP nutzte bereits bestehende Gelegenheiten für die Einführung der Kommunikation, z.B. All-Hands-Meetings und bestehende Geschäftsveranstaltungen, anstatt neue Meetings oder Veranstaltungen zu schaffen. 

Abbildung 1: Kundenorientierter Ansatz zum Aufbau eines Lern-Ökosystems

Campus XP: Ein End-to-End-Lernökosystem 

Campus XP – so der Name der neuen digitalen Lernplattform – bietet eine breite Palette von Lerntechnologien, die eine moderne Lerninfrastruktur unterstützen, siehe Abbildung 2. Campus XP macht das Lernen für alle Mitarbeiter über eine einzige Benutzeroberfläche zugänglich, gibt ihnen die Autonomie, Inhalte zu erstellen und weiterzugeben, und generiert Analysen, die das Lernteam nutzen kann, um seinen Fortschritt und seine Wirkung zu messen.

Abbildung 2: Fähigkeiten, die durch das XP Learning Ecosystem unterstützt werden

Campus XP unterstützt das Lernen und die Entwicklung bei XP auf verschiedene Weise: 

• Demokratisiertes Lernen: Alle Mitarbeiter haben Zugang zum Lernen und können voneinander lernen. 

• Autonomie der Lernenden: Die Menschen können wählen, was, wann und wie sie lernen wollen. 

• Personalisierte Empfehlungen: Maßgeschneiderte Empfehlungen, die den Mitarbeitern helfen, ihre Leistung zu verbessern , basierend auf ihren Kompetenzlücken und Interessen. 

• Synchrones und asynchrones Lernen: Abgestimmt auf die neue, hybride und flexible Arbeitsweise von XP, die auf Fernzugriff setzt. 

• Erstellung und Weitergabe von Inhalten: Die Mitarbeiter können auf einfache Weise neue Inhalte erstellen, um ihre Teams für neue Produkte zu schulen und weiterzubilden, aber auch, um Wissen auf breiterer Basis zu teilen, das auf ihre Fachgebiete abgestimmt ist.

Das Zugehörigkeitsgefühl wird auch durch die Funktion “Communities” gefördert, in der sich Menschen mit gleichen Interessen und Zielen über Foren und Wikis austauschen können. Mitarbeiter können jeder Community beitreten, an der sie interessiert sind, entweder um Hilfe bei der Bewältigung von Herausforderungen in ihrer aktuellen Rolle zu suchen oder um sich auf zukünftige berufliche Aufgaben vorzubereiten. Derzeit gibt es bei Campus XP über 20 verschiedene Communities, die von der Data Community für Menschen, die mehr technischen Austausch wünschen, um ihre datengetriebene Denkweise und Fähigkeiten zu verbessern, bis hin zur MLHR3 Community, dem Frauenkollektiv, das sich verpflichtet hat, für mehr Gleichberechtigung einzutreten und Türen zu öffnen, reichen. 

Ergebnisse: Außergewöhnliche Zufriedenheit und Engagement 

Der Net Promoter Score für Campus XP beträgt 87%, was für eine Lernlösung außergewöhnlich ist. Die ersten Statistiken seit der Einführung von Campus XP und sogar während des MVP waren hervorragend, siehe Tabelle. Die neue Lösung macht Compliance- und Entwicklungstraining, asynchrones und synchrones Lernen sowie interaktive Kanäle für den Wissensaustausch wie Foren und Wikis an einem Ort verfügbar. Fast die Hälfte der Erstellung und des Austauschs von Inhalten in der Umgebung wird von Mitarbeitern außerhalb des L&D-Teams vorgenommen, was ein Beweis für die Effektivität der neuen Lösung ist.

“Durch Campus XP haben die Mitarbeiter Zugang zum synchronen Lernen und sie haben auch Zugang zu Funktionen wie Foren und Wikis, wo sie interagieren, lehren und voneinander lernen können. Was ist skalierbarer als die eigenen Mitarbeiter, die sich gegenseitig unterrichten und bei ihrer Entwicklung helfen?” Diana Schemel, ehemalige Leiterin der Abteilung Lernen und Entwicklung bei XP

Tabelle: Ergebnisse vor, während und nach der Einführung von Campus XP

Die erfolgreiche Einführung der neuen Plattform ist nicht nur auf die Lösung selbst zurückzuführen, sondern auch auf die Art und Weise, wie sie eingeführt wurde – mit einem klaren Fokus auf die Kundenbedürfnisse, einem tiefen Verständnis der Probleme, der Zusammenarbeit mit den Kunden während der Auswahl und Einführung der Lösung und dem Einsatz von Führungskräften zur Förderung der Kommunikation. Der neue Ansatz hat die Skalierbarkeit des Lernens und die Schaffung eines Umfelds, das die kontinuierliche Entwicklung fördert, entscheidend vorangebracht.