Vantaa

Tulevaisuuden suunnannäyttäjä hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa

4
automatisoitua pääprosessia
50K
transaktiota kuukaudessa
10K
laskua kuukaudessa

Kun työkuorman määrä on suuri, automaatio tuo helpotusta sen purkamiseen. Vantaan kaupungin Talouspalvelukeskuksessa käsiteltävien laskujen kokonaismäärät ovat huimat, joten robotiikan käyttöönotto on ollut strateginen valinta. Vantaalla laskut käyvät läpi reititys-, tiliöinti- ja tarkistusprosesseja useita kertoja päivässä. Näitä rutiininomaisia prosesseja automatisoimalla vapautetaan työntekijöiden aikaa arvokkaampaan päättelykykyä vaativaan työhön. Millaisia hyötyjä ohjelmistorobotti on tuonut toimistoon? Minkälaisia kokemuksia Vantaan Talouspalvelukeskuksella on ohjelmistorobotiikan käyttöönotosta?

“Etsimme ratkaisuja ja käymme vuoropuhelua yli rajojen."
- Vantaan Valtuusto

Vantaan kaupungin tavoitteena on tarjota erinomainen asiakaskokemus sekä olla edelläkävijä palvelujen kehittämisessä ja uudistamisessa. Vantaan strategia on ylläpitää kokeilemisen kulttuuria, jossa ennakkoluulottomuus ja vanhojen totuttujen tapojen haastaminen nostavat kaupungin tulevaisuuden suunnannäyttäjäksi. Vantaa ottaa etumatkaa tulevaisuuteen hyödyntämällä digitalisaation tarjoamat mahdollisuudet. Ensiaskeleet robotiikkaan otettiin Vantaan Talouspalvelukeskuksessa. Vantaan Talouspalvelukeskus hoitaa suurimman osan kaupungin laskutuksesta. Käsiteltävien laskujen määrät ovat suuria ja koska osa käsittelyprosesseista oli jo automatisoitu, oli seuraava luonnollinen askel ottaa käyttöön kevyt ja ketterä ohjelmistorobotti.

Robotti hoitaa rutiinityön kun ihminen keskittyy haastaviin työtehtäviin

Ohjelmistorobotti on ohjelmisto, joka hoitaa ennen manuaalisesti suoritettuja rutiinitoimenpiteitä automaattisesti. Robotti ei vaadi muutoksia käytettäviin järjestelmiin, eikä ensimmäisen pilottikokeilun toteuttaminen vie muutamaa viikkoa pidempään. Pilotoinnin tehtävä on testata järjestelmien yhteensopivuutta ohjelmistorobotiikan kanssa ja selvittää kuinka ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää. Ohjelmistorobotiikka eli RPA (Robotic Process Automation) vähentää prosesseihin kuluvaa aikaa ja virheiden määrää, mutta mikä tärkeintä, se vapauttaa työvoimaa mielekkäisiin ja näkyvää arvoa tuottaviin tehtäviin. Työntekijän toimenkuva on muuttunut niin, että vapautunut aika on voitu käyttää uusiin työtehtäviin sekä tiliöinnin mallinnukseen, joka auttaa kehittämään robottia eteenpäin. Työaikaa on säästetty noin 15 prosenttia robotiikan avulla.

”Robotiikka on helpottanut isojen massojen rutiinityötä. Työntekijän toimenkuva on muuttunut niin, että häneltä vapautunut aika on voitu käyttää uusiin työtehtäviin sekä siihen, että hän kehittää robottia koko ajan eteenpäin tekemällä tiliöinnin mallinnusta.”
- Eini Leväslampi, Prosessisuunnittelija

Ostolaskujen käsittely sisältää monia lakisääteisiä toimenpiteitä. Nämä toistuvat toimenpiteet vaativat paljon aikaa ja resursseja. Laskujen sisältämien virheiden välitön huomaaminen on tärkeää, sillä niistä voi koitua taloudellista haittaa, tarpeettomia sekaannuksia ja aikaa vievää lisätyötä.

Talouspalvelukeskuksen hoitamien ostolaskujen määrä on keskimäärin 20 000 kuukaudessa. Jokainen lasku käy läpi useita eri vaiheita, johon kuuluu reititys ja tiliöinti sekä tarkastusprosesseja. Ohjelmistorobotin yksi tehtävä on keskittyä laskuihin, jotka eivät ole jo automaattisesti reitittyneet järjestelmässä. Arvioiden mukaan nykyisin noin 20 prosenttia laskujen kokonaismäärästä reititetään robotin avulla. Tavoitteena on saada työ siihen pisteeseen, että kun ihminen avaa laskun, siihen on tehty jo tärkeimmät tarkastukset ja osa laskuista on jo tiliöity. Usein toistuvat ja aikaa-vievät rutiinitehtävät eivät ehkä ole ihmisille kaikista innostavampia työtehtäviä, mutta robotille ne sopivat täydellisesti. Kun robotti ottaa ne hoitaakseen, se raportoi havaituista virheistä niin, että ihmiselle jää ratkottavaksi kaikista haastavimmat tapaukset.

Palvelu otettiin käyttöön yhdessä kehittäen

Ohjelmistorobotti toimitettiin Vantaalle SaaS-mallilla (Software as a Service), mikä tarkoittaa kokonaisvaltaista palvelua niin, että palvelun ylläpito ei tuota asiakkaalle päänvaivaa.

Talouspalvelukeskuksen hoitamien ostolaskujen määrä on päivätasolla vaihtelevaa; välillä on ruuhkaa ja välillä rauhallisempaa. Aiemmin laskupiikit vaikuttivat työhön niin, että välillä työkuormaa tuli nopeaan tahtiin suuria määriä. Robotti työskentelee väsymättä päivällä ja yöllä, jolloin virheisiin pystytään reagoimaan viipymättä. Robotilla on oma käyttäjätunnus kuten muillakin työntekijöillä. Robotti käsittelee sille saapuvia laskuja ja suorittaa noin 50 000 transaktiota kuukaudessa, sillä sama lasku voi kulkea kaikkien määriteltyjen prosessien kautta. Tehokasta ohjelmistorobotiikkaratkaisua voidaan skaalata käsittelemään tarpeen kasvaessa vieläkin suurempi määrä toimenpiteitä.

Talouspalvelukeskuksen prosessien määrittelyjen pohjalta tehtiin yhdessä Valamiksen kanssa toimiva kokonaisuus. Ohjelmistorobotille ulkoistettavat prosessit määritelläänkin yleensä yhdessä prosessin asiantuntijan ja RPA-asiantuntijan kesken. Talouspalvelukeskuksessa työskentelee RPA:han suuntautuneita osaajia, jotka ovat perehtyneet ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon ja tietävät mitä asioita tulee huomioida. Usein ohjelmistorobotiikkaratkaisun valitseva asiakas lähtee oppimaan mitä RPA on ja yhdessä tekemisen kautta kehitytään ja aletaan tunnistaa monia muitakin prosesseja, jotka sopivat automaation piiriin.

Robotti tehostaa työtä

Kustannustehokas skaalautuvuus

Kustannustehokas skaalautuvuus

Tekee töitä virheettömästi ja väsymättä

Tekee töitä virheettömästi ja väsymättä

Vapauttaa työntekijät päättelykykyä vaativiin, mielekkäämpiin ja arvoa tuottaviin tehtäviin

Vapauttaa työntekijät päättelykykyä vaativiin, mielekkäämpiin ja arvoa tuottaviin tehtäviin

Parantaa prosesseja

Parantaa prosesseja

Paikkaa tietojärjestelmien välisiä aukkoja

Paikkaa tietojärjestelmien välisiä aukkoja

Nopea toteuttaa ja ottaa käyttöön

Nopea toteuttaa ja ottaa käyttöön

Parantaa reagointinopeutta

Parantaa reagointinopeutta

Ei vaadi järjestelmäintegraatioita tai muutoksia käytettäviin ohjelmistoihin

Ei vaadi järjestelmäintegraatioita tai muutoksia käytettäviin ohjelmistoihin

Robotti voi tarvittaessa raportoida tekemisestään

Robotti voi tarvittaessa raportoida tekemisestään

Robotiikan käyttöönotto toi iloisia yllätyksiä

Ratkaisu toteutettiin Vantaalle lyhyissä jaksoissa kehittäen ja pitäen tiiviisti yhteyttä. Työn tekemisen malli yllätti Vantaan kaupungin iloisesti, kun testaustuloksia ja prototyyppejä saatiin kokeiluun nopealla aikataululla. Myös ymmärrys automaatiota ja ohjelmistorobotiikkaa kohtaan lisääntyi. Robotin tehtävä ei ole pystyä kaikkeen mihin ihminen, vaan se on työkalu, joka jättää päättelykykyä vaativan työn ihmiselle. Robotin työskentelyä oli mukava päästä seuraamaan ja se herätti kysymyksen siitä millaisia muitakin tehtäviä voidaan antaa robotin hoidettavaksi. Vantaalla ohjelmistorobotin työhön ollaan oltu tyytyväisiä.

Tulevaisuuden suunnannäyttäjänä Vantaan kaupunki jatkaa rohkeasti ohjelmistorobotiikan ja muiden digitaalisten ratkaisujen kokeilua ja käyttöönottoa.

Contact us

Marko Heiskanen
Senior Account Manager
+358 50 4908452