Väylä

Nieuwe oplossing voor verbeterde bedrijfsanalyse

Väylä wilde haar spreadsheetgebaseerde aanpak van de rapportage vervangen door een professioneel en efficiënt platform voor bedrijfsanalyse. De implementatie van IBM Cognos Business Intelligence-oplossing heeft Väylä geholpen om haar doel te bereiken, namelijk het creëren van één enkel platform voor nauwkeurige, transparante en efficiënte rapportering in de hele organisatie.

Väylä (voorheen bekend als het Finse transportbureau) is in 2010 ontstaan uit de fusie van de Finse overheidsinstanties voor wegen, spoorwegen en waterwegen en is verantwoordelijk voor de efficiëntie, veiligheid en duurzaamheid van het vervoer in Finland.

"Aanvankelijk hebben wij onze berekeningen en boekhouding uitgevoerd met behulp van manuele, op spreadsheets gebaseerde processen - net zoals bij de scheiding van de drie bureaus (wegen, spoorwegen en waterwegen). Het werd al snel duidelijk dat we deze processen moesten harmoniseren om effectief te kunnen werken als een verenigd bureau", zegt Mauri Paukkonen, Financial Planning Manager - Department of Finance and Performance Management bij de Väylä.

Het bureau werkte samen met Valamis om de manuele, op spreadsheets gebaseerde processen te vervangen door IBM® Cognos® Business Intelligence - wat een snellere en meer accurate rapportering mogelijk maakt.

"We wilden ervoor zorgen dat de kosten van het werk in al onze bedrijfsonderdelen en afdelingen nauwkeurig konden worden gevolgd en volledig konden worden verantwoord - waarbij we bijvoorbeeld onze kosten voor management en teamleiding lieten zien", legt Arja Kuivalainen, Controller - Department of Finance and Performance Management bij de Väylä, uit.

Controle van de kosten en het waarborgen van de waarde

Het loslaten van het manuele spreadsheet-gebaseerde proces en de implementatie van IBM Cognos Business Intelligence oplossing heeft het bureau geholpen om zijn doel te bereiken, namelijk het creëren van één enkel platform voor accurate, transparante en efficiënte rapportering doorheen de organisatie.

"Elke wijziging in onze brongegevens wordt dagelijks bijgewerkt in IBM Cognos, en elke maand genereren we een volledig overzicht van onze activiteiten en kosten voor boekhoudkundige doeleinden. Hierdoor is de kwaliteit van de informatie aanzienlijk verbeterd. Dit geeft ons een solide basis voor het bepalen van de prijs van onze diensten - en zorgt ervoor dat we de belastingbetaler toegevoegde waarde kunnen bieden".

Aangezien Väylä afhankelijk is van een groot aantal belanghebbenden, waaronder externe leveranciers, overheidsaannemers en overheidsmedewerkers, is het garanderen van waarde een belangrijke prioriteit voor het bureau. Voortdurende monitoring van de werkzaamheden is noodzakelijk om de kosten onder controle te houden.

Plannen van manieren om de oplossing uit te breiden

Door afstand te nemen van zijn oude, op spreadsheets gebaseerde processen, heeft het bureau de efficiëntie van het rapportageproces aanzienlijk verbeterd. Dit heeft een bureau in staat gesteld om tijd te investeren in analytische processen, die waarde toevoegen aan hun activiteiten.

"Met behulp van ons legacy-proces moesten we voor de berekening van onze eindejaarsbalans technische berekeningen maken die twee medewerkers drie weken dag- en nachtwerk kostten. Op de eerste balans die we bij IBM Cognos hebben gemaakt, hebben we 1,5 maand werk bespaard. Paukkonen voegt hieraan toe.

Geïnspireerd door het succes van het IBM Cognos Business Intelligence project plant het bureau nu manieren om de mogelijkheden van de oplossing uit te breiden.

"Vanaf het begin is Valamis een stevige partner met IBM Cognos-knowhow van topklasse", zegt Kuivalainen. "Het ontwerp en de configuratie van de nieuwe oplossing verliep volgens plan en werd ingezet met de modellen die we hadden afgesproken. De samenwerking was zeer flexibel en eventuele problemen die we onderweg tegenkwamen, werden snel opgelost".

Voor meer informatie:

Valamis

Samu Kuosmanen
Business Transformation Lead, Head of RPA & Analytics
samu.kuosmanen@valamis.com

Voor meer informatie over IBM-oplossingen gaat u naar ibm.com/business-analytics

* Toen de samenwerking begon, heette het bedrijf OlapCon Oy. Na het bedrijf acquisitie, werd het een deel van Valamis.