Offboarding

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie das Offboarding abläuft, warum es für Ihr Unternehmen so wichtig ist und welche Best Practices Sie dabei anwenden sollten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Offboarding-Programm in Ihrem Unternehmen einrichten können.

Entdecken Sie:

• Was ist Offboarding?
• Offboarding Bedeutung und Vorteile
• Wie Offboarding in verschiedenen Fällen helfen kann
• Offboarding-Prozess mit Best Practices

Was ist Offboarding?

Offboarding ist ein Prozess, der das Ende einer beruflichen Beziehung zwischen einem Mitarbeiter und dem Unternehmen, für das er arbeitet, abschließt.

Während das Onboarding für einen reibungslosen Übergang in das Unternehmen sorgt, sorgt das Offboarding für einen reibungslosen Übergang aus dem Unternehmen.

Für die Personalabteilung bedeutet dies die Vorbereitung aller Unterlagen, die Übertragung von Verantwortlichkeiten oder die Suche nach Ersatz, die Deaktivierung von Konten und Zugriffsrechten, die Durchführung von Austrittsgesprächen und andere notwendige abschließende Maßnahmen.

Dies sind einige der häufigsten Gründe für die Einleitung des Offboarding-Prozesses:

• Kündigungen
• Ruhestand
• Vertragskündigung
• Persönliche Gründe
• Tod (oder Krankheit)

Offboarding Bedeutung und Vorteile

1. Sicherheit

Offboarding bietet Arbeitgebern die Möglichkeit, sicherzustellen, dass die privaten Unternehmensdaten privat und sicher bleiben.

Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, müssen möglicherweise bestimmte Erklärungen unterschreiben und den Zugriff auf bestimmte Konten abgeben.

Die IT-Abteilung muss möglicherweise auch Kontoinformationen löschen und einschlägige Informationen ändern, um einen weiteren Datenzugriff zu verhindern, sobald der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

2. Der Ruf des Arbeitgebers

Selbst wenn sich ein Mitarbeiter entscheidet, das Unternehmen zu verlassen, ist der Gesamteindruck seiner Erfahrung wichtig.

Auch wenn diese Mitarbeiter weiterziehen, können sie Freunden oder Familienangehörigen das Unternehmen empfehlen, wenn sie ihre Zeit im Unternehmen insgesamt als positiv empfinden.

Nicht nur das: Mundpropaganda spricht sich schnell herum, und das Offboarding ist eine Chance, den Leuten etwas Positives über ihre Zeit zu sagen.

3. Zurückkehrende Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, bedeutet das nicht unbedingt, dass die berufliche Beziehung für immer beendet ist.

Die meisten Personalabteilungen berichten, dass sie bereit sind, etwa 76% der zurückkehrenden Mitarbeiter wieder einzustellen, die bei ihnen anfragen. In ähnlicher Weise geben etwa 40% der ehemaligen Mitarbeiter an, dass sie eine Rückkehr zu einem früheren Arbeitsplatz in Betracht ziehen würden.

Nach der Skynova-Studie bringen zurückgekehrte Mitarbeiter auch eine Menge Vorteile mit sich:

• 42% der zurückkehrenden Mitarbeiter erbringen dieselbe Leistung wie zuvor, während 38% ihre Leistung leicht verbessern.
• Rund 55% der zurückkehrenden Mitarbeiter waren nach ihrer Rückkehr an denselben Arbeitsplatz leicht zufrieden oder deutlich zufriedener.

Zurzeit kehren etwa 15% der ehemaligen Mitarbeiter tatsächlich zu einem Unternehmen zurück, für das sie zuvor gearbeitet haben, und ein erfolgreiches Offboarding-Programm kann die Chancen für Arbeitgeber erhöhen.

4. Wissensmanagement

Wissensmanagement ist in jedem Szenario wichtig, und umso mehr, wenn ein Mitarbeiter mit wertvollem Wissen und Erfahrung sich darauf vorbereitet, das Unternehmen zu verlassen.

Ohne jegliche Vorbereitung und ohne einen Offboarding-Prozess verlässt dieses wertvolle Wissen das Unternehmen, sobald der Mitarbeiter geht.

Ein rechtzeitiges Offboarding gibt Unternehmen die Möglichkeit, dieses Wissen zu bewahren und an andere Mitarbeiter weiterzugeben (d.h. es im Unternehmen zu halten).

Wie Offboarding in verschiedenen Fällen helfen kann

Entlassungen

Wenn es zu Entlassungen kommt, sind meist mehr als ein Mitarbeiter betroffen. Es gibt zwar verschiedene Umstände, die Entlassungen erforderlich machen, aber die Gründe sind oft finanzieller Art oder weil ein Unternehmen Personal abbaut.

In jüngster Zeit hat die Pandemie COVID 19 ein weiteres Beispiel für die Notwendigkeit von Entlassungen geliefert.

In einem solchen Fall wie bei Entlassungen besteht das Hauptziel des Offboarding darin, den Mitarbeitern bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz zu helfen und ihnen alle erforderliche Hilfe, Entschädigung, Empfehlungen usw. zu bieten.

Auf der anderen Seite ist es für das Unternehmen wichtig, seine Informationen, Vermögenswerte und Ausrüstung zu sichern und die Risiken für den Ruf des Unternehmens zu minimieren.

Ruhestand

Im Idealfall genießen die Mitarbeiter eine lange Karriere in ihrem Unternehmen und gehen nach Erreichen eines bestimmten Alters in den Ruhestand.

In diesem Fall hilft das Offboarding, den Mitarbeiter auf eine gute Weise zu verabschieden. Am wichtigsten ist jedoch, dass das Unternehmen in der Regel weiß, wann ein bestimmter Mitarbeiter in den Ruhestand gehen wird. Daher ist es für das Unternehmen wichtig, einen angemessenen Wissensmanagementprozess zu organisieren, um das Wissen dieses erfahrenen Mitarbeiters zu sichern.

Dies ist heutzutage ein großes Problem, vor allem in der IT-, Fertigungs-, Luft- und Raumfahrt- sowie in der Maschinenbauindustrie.

Ein weiteres Ziel ist es, eine angemessene Nachfolgeplanung für die Position des ausscheidenden Mitarbeiters zu organisieren, damit die Schlüsselrolle die Leistung des Unternehmens nicht beeinträchtigt.

Kündigung eines Mitarbeiters

Offboarding geschieht nicht immer, weil der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen will. In einigen Fällen muss das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters beendet werden (d.h. er wird entlassen).

In vielen Fällen bleibt dann nicht mehr viel Zeit für die Planung des Offboarding (obwohl ein direkter Plan für das Offboarding im Vorfeld erstellt werden sollte), da die Gründe für die Kündigung des Mitarbeiters häufig ein Verrat am Unternehmen oder ein Beitrag zu einem feindlichen Arbeitsumfeld sind. Wenn ein Plan bereits vorhanden ist, besteht die einzige notwendige Anpassung darin, den Prozess zu beschleunigen.

Für solche Fälle sollten Unternehmen einen klaren und strengen Offboarding-Prozess haben. Die Personalabteilung muss schnell handeln, insbesondere in Fällen von Verrat oder schädlichen Handlungen gegen das Unternehmenseigentum, Vermögenswerte, Informationen usw.

Der wichtigste Schritt in diesen Fällen muss die Deaktivierung aller Konten und die Sicherung des Firmenvermögens sein. Danach kann der Papierkram gemäß den üblichen Unternehmenspraktiken erledigt werden.

Und natürlich kann ein angemessener Abschied in Fällen, in denen ein Arbeitsvertrag vereinbart wurde, z.B. wenn es sich um eine Saisonarbeit oder einen befristeten Arbeitsvertrag handelte, dazu beitragen, diesen Mitarbeiter in der Zukunft zurückzuholen.

Tod (oder Krankheit)

In Fällen, in denen ein Mitarbeiter stirbt oder schwer erkrankt, ist das Offboarding eine dringendere Angelegenheit.

Während das Offboarding den Mitarbeiter vielleicht nicht direkt betrifft, geht es in Fällen wie dem Tod darum, einen Nachfolger zu planen oder einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Dies ist besonders wichtig für Schlüsselpositionen, so dass Sie zumindest einen Nachfolgeplan für diese haben sollten.

In einem solch dramatischen Fall kann das Offboarding den Personalverantwortlichen helfen, konzentriert zu bleiben, alle notwendigen Informationen vorzubereiten, der Familie das Beileid auszusprechen, anderen Mitarbeitern zu helfen, mit dem Stress oder der Trauer umzugehen, und ihnen vielleicht psychologische Hilfe oder Beratung anzubieten.

Persönliche Gründe

Mitarbeiter verlassen Unternehmen auch aus anderen als den bereits genannten persönlichen Gründen. Zum Beispiel können Mitarbeiter für einen besser bezahlten Job gehen, sie können umziehen, Familienangelegenheiten regeln oder einfach einen anderen Karriereweg einschlagen.

In diesen Fällen müssen Arbeitgeber lose Enden verknüpfen, wie z.B. die Änderung von Konto- und Passwortinformationen oder die Unterzeichnung von Verträgen über Wettbewerbsverbote.

In den meisten Fällen müssen Sie Verantwortlichkeiten übertragen und einen Ersatz finden oder einen neuen Mitarbeiter einstellen.

Natürlich sollte das Unternehmen in solchen Fällen versuchen, den wertvollen Mitarbeiter zu sichern und ihn im Unternehmen zu halten, aber das ist nicht immer möglich.

Ein ordnungsgemäßes Offboarding kann dazu beitragen, gute Beziehungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu erhalten. Personalverantwortliche sollten ein Austrittsgespräch führen und eine Verabschiedung für den ausscheidenden Mitarbeiter organisieren.

Offboarding-Prozess mit Best Practices

Während Sie Ihren eigenen Offboarding-Prozess Schritt für Schritt erstellen können, sind dies Schritte, die Sie für den Anfang verwenden können.

1. Bereiten Sie Checklisten und Richtlinien für alle beteiligten Parteien vor

Erstellen Sie Anweisungen und Richtlinien für Personalspezialisten, Verwaltungsangestellte und alle beteiligten Parteien und schreiben Sie deren Verantwortlichkeiten auf, damit sie nichts übersehen.

Dazu gehören z.B. administrative Offboarding-Dokumente, in denen festgehalten werden sollte, wer eine Person aus welchem System löscht, wer SDMs, Manager und andere Parteien informiert, wer Austrittsgespräche führt usw.

Beispiele für Offboarding-Checklisten

Abhängig vom Grund für das Offboarding gibt es verschiedene Punkte zu beachten, die wir im Folgenden in unseren Offboarding-Checklisten auflisten.

1. Ruhestand und persönliche Gründe

• Abschlusszahlung und Papierkram
• Ablösung der Ausbildung, Beibehaltung wertvoller Kenntnisse
• Ausrüstung und Eigentum des Unternehmens abholen
• Ausgangsgespräch
• Zugang und Konten räumen
• Abschiedstreffen/Abschiedskaffee

2. Kündigung des Mitarbeiters

• Benachrichtigen Sie den Mitarbeiter und das zuständige Management
• Alle Parteien unterschreiben und füllen den entsprechenden Papierkram aus
• Beschlagnahme von geliehener Firmenausrüstung
• Entziehen Sie den Mitarbeitern den Zugang zu Firmenkonten, Software und sogar anderen Gegenständen wie Kartenschlüsseln
• Löschen Sie alte Konten und Daten von gebrauchten Geräten wie Laptops
• Legen Sie ein Datum fest, an dem der Mitarbeiter seinen letzten Gehaltsscheck abholt
• Wenn möglich, versuchen Sie, ein Kündigungsgespräch zu führen

3. Betriebsbedingte Kündigungen

• Benachrichtigen Sie die betroffenen Mitarbeiter über geplante Entlassungen
• Erläutern Sie die Gründe für die neuen Änderungen
• Geben Sie den Mitarbeitern einen endgültigen Termin
• Unterschreiben Sie die Papiere und planen Sie die letzte Gehaltsabrechnung
• Sammeln Sie die Firmenausrüstung
• Computer und Konten löschen
• Abschlussgespräche

4. Tod

• Notwendiger Papierkram, ggf. Zahlungen an die Familie
• Einen unmittelbaren Nachfolger finden
• Räumung von Konten, Rückholung der Firmenausstattung
• Gedenkmoment, falls angemessen

2. Identifizieren Sie den Offboarding-Fall und den Bedarf

Wie wir bereits erwähnt haben, sind die Gründe, aus denen Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, von Fall zu Fall sehr unterschiedlich.

Abhängig vom Grund, aus dem der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gibt es unterschiedliche Schritte, die Sie beim Offboarding unternehmen müssen.

Stirbt zum Beispiel ein Mitarbeiter, müssen Sie dringend eine Nachfolgeplanung durchführen. Hat der Mitarbeiter hingegen sensible Unternehmensdaten an sich genommen oder weitergegeben, müssen Sicherheitsbedenken so schnell wie möglich ausgeräumt werden.

Bestimmen Sie den Grund für das Ausscheiden des Mitarbeiters, und lassen Sie sich von diesem Grund bei der Entlassung leiten.

Sie müssen die betroffenen Parteien benachrichtigen und ihnen die Informationen geben, die sie für ihre Rolle im Offboarding-Prozess benötigen. Das kann bedeuten, dass Sie Vorgesetzten mitteilen, welche Papiere sie unterschreiben müssen, wenn sie Leistungsbeurteilungen ausfüllen müssen, usw.

Es ist jedoch auch wichtig, daran zu denken, dass der Mitarbeiter im Mittelpunkt steht. Deshalb müssen Sie ihn auch über den Zeitplan und die Schritte im Offboarding-Prozess informieren.

Je mehr jeder weiß, desto besser kann sich jeder vorbereiten – was letztendlich zu einem viel reibungsloseren Offboarding für alle Beteiligten führt

3. Ggf. Vertretungsprozess einleiten

Abhängig von der Zeit und der Position des Mitarbeiters im Unternehmen kann es entscheidend sein, einen Ersatz zu finden, bevor er das Unternehmen verlässt.

Das kann bedeuten, dass Sie einen neuen Mitarbeiter suchen, um ihn einzustellen, oder einen geeigneten Ersatz innerhalb des Unternehmens zu finden.

Sobald Sie einen Ersatz gefunden haben, müssen Sie dessen Schulung einleiten und idealerweise dafür sorgen, dass der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, einen Teil seines Wissens an den Ersatzmitarbeiter weitergibt.

4. Firmeneigentum einsammeln, Computer und Konten löschen

Wenn der Mitarbeiter im Begriff ist, das Unternehmen zu verlassen, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie alle Firmengüter und Geräte von Wert einsammeln, die der Mitarbeiter während seiner Tätigkeit nutzen durfte.

Im Idealfall können Sie in den Firmenunterlagen nachsehen, welche Geräte dem Mitarbeiter zu Beginn seiner Tätigkeit geliehen wurden.

Wenn Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern Computer oder persönliche Konten zur Verfügung stellt, müssen diese zurückgesetzt und von allen persönlichen Daten bereinigt werden, damit sie für den nächsten Mitarbeiter einsatzbereit sind.

5. Deaktivieren Sie Konten, entfernen Sie den Zugang

An seinem letzten Tag müssen Sie die Konten des Mitarbeiters aus den Unternehmenssystemen entfernen.

Dazu können Konten für eine bestimmte Software oder sogar E-Mail-Adressen auf dem Unternehmensserver gehören. Andere Zugangsdaten, die entfernt oder deaktiviert werden müssen, sind z.B. Sicherheitsausweise für den Türeinstieg oder Zugangscodes.

Für EU-Unternehmen ist es wichtig, die Löschung personenbezogener Daten gemäß der GDPR nicht zu vergessen. Prüfen Sie also die lokalen Gesetze in dem Gebiet, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, und handeln Sie entsprechend.

6. Papierkram unterschreiben und Abschlusszahlung

Starten Sie mit dem voraussichtlichen letzten Tag des Mitarbeiters. Erstellen Sie von dort aus einen Zeitplan für Ihren Entlassungsprozess, um sicherzustellen, dass Sie alles auf Ihrer Checkliste erledigen können. Denken Sie daran, dass einige Punkte auf Ihrer Liste, wie z.B. der Papierkram, mehr Zeit in Anspruch nehmen und möglicherweise mehr als eine Unterschrift benötigen, um den Prozess abzuschließen.

Bestimmen Sie, wann der letzte Tag des Mitarbeiters sein wird, und planen Sie die Gehaltsabrechnung entsprechend. Sie müssen auch sicherstellen, dass alle relevanten Personen im Management über das Ausscheiden des Mitarbeiters informiert sind.

In diesem Schritt leiten Sie die letzten Formalitäten ein, die vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen erledigt werden müssen. Sie müssen möglicherweise Vertraulichkeitsverträge und Sicherheitserklärungen unterzeichnen und über letzte rechtliche Angelegenheiten informiert werden.

7. Das Austrittsgespräch

Führen Sie ein Austrittsgespräch, bevor der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Dieses Gespräch ist im Grunde genommen die Umkehrung des ersten Vorstellungsgesprächs. Mehr über Austrittsgespräche, wie Sie sie führen und welche Fragen Sie stellen sollten, erfahren Sie in unserem Artikel über Austrittsgespräche.

Diese Gespräche geben Ihnen die Möglichkeit, die berufliche Beziehung zu beenden und gleichzeitig wertvolle Informationen zu gewinnen, die Ihrem Unternehmen und zukünftigen Mitarbeitern zugute kommen können.

Wenn der Mitarbeiter in gutem Einvernehmen geht, warum bitten Sie ihn nicht, andere für offene Stellen im Unternehmen zu empfehlen? Wenn dieser Mitarbeiter ein wertvoller Aktivposten war, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie auf sein Urteilsvermögen vertrauen können, wenn es darum geht, geeignete Ergänzungen für das Unternehmen zu empfehlen.

Fragen Sie den Mitarbeiter nicht nur nach möglichen Hinweisen auf neue Mitarbeiter, sondern auch nach Möglichkeiten, das Unternehmen selbst zu verbessern.

8. Organisieren Sie eine ‚Verabschiedung‘

Die Organisation einer Abschiedsfeier für einen Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, kann so einfach sein wie ein Treffen mit seiner Abteilung zu einem Kaffee oder das Verteilen von Keksen zur Feier seiner Zeit im Unternehmen.

In manchen Fällen sind diese kleinen Zusammenkünfte vielleicht nicht angemessen (z.B. wenn das Unternehmen den Mitarbeiter wegen Fehlverhaltens entlässt). In Fällen, in denen der Mitarbeiter in den Ruhestand geht oder lange im Unternehmen tätig war, gibt es jedoch allen die Möglichkeit, sich zu verabschieden und dem Mitarbeiter zu zeigen, dass das Unternehmen seine harte Arbeit zu schätzen weiß.

9. Entwickeln Sie Ihren Prozess ständig weiter

Wie der Onboarding-Prozess ist auch der Offboarding-Prozess etwas, das man nicht einfach so machen und dann vergessen sollte. Entwickeln Sie Ihr Offboarding-Programm weiter.

Während Konsistenz ein Schlüssel zu einem schlanken Prozess ist, sollten Sie nicht vergessen, dass die besten Geschäftspraktiken immer Raum für Verbesserungen lassen.

Auch wenn die Umsetzung von Änderungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann, sollten Sie neue, effizientere Wege zum Offboarding akzeptieren. Wenn es beispielsweise ein neues Nachrichtensystem gibt, sollten Sie es nutzen, um das Management über den Zeitplan für das Offboarding zu informieren, anstatt sich auf Memos zu verlassen, die möglicherweise erst nach mehreren Tagen gesehen werden.