• Dezember 15, 2017

Meine ersten Monate bei Arcusys

Der Umzug in eine neue Stadt ist eine Herausforderung; ebenso wie der Start einer neuen Stelle in einem neuen Unternehmen. Beide Erfahrungen zur selben Zeit sind jedoch nur halb so schwierig, wenn Ihr Unternehmen über ein effizientes Onboarding-Programm verfügt, das einen neuen Mitarbeiter bestmöglich in die neue Kultur und die Abläufe des Unternehmens einführt. Zum ersten Mal habe ich es mit einer digitalen Onboarding-Lösung zu tun und nicht mit einem klassischen Onboarding-Prozess, bei dem mich ein Supervisor in allen notwendigen Kommunikationskanälen anmeldet, ich mir die richtigen Kennwörter merken muss, in Face-2-Face-Schulungen sitze und immer sicherstellen muss, dass ich nicht versehentlich Informationen verlege oder etwas vergesse.

Im August 2017 bin ich von San Diego, Kalifornien, nach Boston, Massachusetts, gezogen. Davor habe ich in mehreren Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen mit unterschiedlichen Größen, Strukturen, und Standorten gearbeitet und war dabei in verschiedenen Rollen tätig. Um es mit den Worten von  Ben Horowitz (bekannter Investor von Unternehmen wie Facebook, Groupon, Airbnb, GitHub, Lyft, Medium, Pinterest, Skype, Slack, Twitter usw.) zu sagen, umfasste meine Tätigkeit die Arbeit für zwei Arten von Chefs –  den Peace-Time-CEO und den War-Time-CEO. Horowitz beschreibt den Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Unternehmen ausführlich in seinem Buch The Hard Things About Hard Things: Building A Business When There Are No Easy Answers.

Bereits nach einem Monat weiss man, ob man in einem guten oder einem schlechten Unternehmen arbeitet

Horowitz erklärt:

„In einem guten Unternehmen können sich die Menschen auf ihre Arbeit konzentrieren und zuversichtlich sein, dass es für das Unternehmen und für sie persönlich von Vorteil sein wird, wenn sie ihre Arbeit erledigen. In solch einem Unternehmen zu arbeiten, ist ein wahres Vergnügen. Jeder weiß morgens beim Aufstehen, dass seine Arbeit effizient und effektiv sein wird, dass sie einen Unterschied ausmachen wird für das Unternehmen und für ihn selbst. Diese Dinge sind es, die die Arbeit motivierend und befriedigend machen."
„In einem schlechten Unternehmen dagegen verbringen die Menschen viel Zeit damit, sich mit Einschränkungen herumzuschlagen, sich mit Machtkämpfen und fehlerbelasteten Abläufen abzumühen. Sie können nicht einmal genau sagen, worin ihre Aufgabe besteht, deshalb können sie auch nicht wissen, ob sie ihre Aufgabe erwartungsgemäß erledigen. Sollte ein Wunder eintreten und sie bekommen ihre Aufgabe nach unzähligen Stunden erledigt, haben sie keinerlei Ahnung, was es für das Unternehmen oder ihre Laufbahn bedeutet. Und was noch schlimmer ist: Wenn sie endlich den Mut aufbringen und sich über ihre [üble] Lage beschweren, bestreitet die Chefetage, dass es Probleme gibt. Sie verteidigt den Status quo und ignoriert das Problem."

Nach einem Monat Anstellung lässt sich anhand des Onboarding-Prozesses leicht erkennen, ob man in einem guten oder einem schlechten Unternehmen arbeitet.

Onboarding beginnt mit dem Einstellungsgespräch

Der Onboarding-Prozess beginnt bereits mit dem Einstellungsgespräch; hier werden realistische Erwartungen festgelegt. Bei meinem Gespräch wurde mir mein zukünftiger internationaler und digitaler Arbeitsplatz von Arcusys genau beschrieben. Ich würde in einer kleinen Niederlassung in den USA arbeiten und wäre zuständig für die Remote-Kommunikation mit dem Marketing-Team an sämtlichen europäischen Standorten und mit dem Marketing Manager im Arcusys-Hauptsitz in Finnland.

Meine erste Woche bei Arcusys

Ganz anders als in San Diego kam ich an meinem ersten Tag nicht erst nach stundenlangem Stau zur Arbeit; ich saß bequem in der „T" (U-Bahn) und während diese nur so dahin sauste, hörte ich einen Podcast und merkte mir die einzelnen Haltestellen. Anschließend lief ich zum Gebäude von Arcusys und suchte das Büro auf. Dort traf ich den Arcusys-Mitbegründer, Mika Kuikka. Er führte mich einmal durch das Gebäude und anstatt mich anschließend mit Informationen und Terminen zu überfallen, gab er mir einen Laptop und Zugangsdaten für Valamis, eine Learning Experience Platform, die das Kernprodukt von Arcusys darstellt.

„ArcuTasks"

Bei meiner Anmeldung bei Valamis erwartete mich eine völlig einzigartige Onboarding-Erfahrung. Valamis kombiniert ein soziales Netzwerk, eine eLearning-Plattform und ein Compliance-Schulungsprogramm in einer Komplettlösung. Alle mir angezeigten Aufgaben und Informationen der Plattform waren ganz und gar für meine Rolle und meine Position innerhalb des Unternehmens personalisiert. Als neuer Mitarbeiter erhielt ich eine Reihe von „ArcuTasks", also verschiedene Aufgaben und Kurse, die ich jederzeit und überall in meinem eigenen Tempo absolvieren konnte.

Valamis dient nicht nur als Learning Experience Platform; neue Funktionen werden auf der Grundlage von Kundenwünschen und Anregungen integrierrt. Während meiner Einarbeitung bei Arcusys erschien  eine neue Version von Valamis, die den Chatbot und Lernassistenen ValBo einführte. ValBo ermöglicht dem Lerner einen schnelleren Informationszugriff über Valamis und unterstützt ihn bei der Suche nach für ihn relevanten Kursen und Informationen.

Zu den mir zugewiesenen Aufgaben gehörte auch die Anmeldung im Slack-Account unseres Unternehmens. Über die Messaging-Plattform sollte ich mit meinen Kollegen im Ausland kommunizieren und Mika GIFs von Hodor aus dem Büro senden. In unserem ,Marketing Channel' bei Slack lernte ich schließlich meine Teamkollegen aus aller Welt kennen und mein Supervisor nannte mir konkrete Ziele und Zuständigkeiten bei Arcusys. Ich bin mir darüber im Klaren, wie sich die Erfüllung bzw. Nichterfüllung meiner Verantwortung auf das Unternehmen auswirken kann, und sehe die klare Zuweisung von Aufgaben in einem Unternehmen als wichtige Voraussetzung für die Mitarbeitermotivation. Dadurch, dass ich bei Valamis in meinem eigenen Tempo lernen konnte, hatte ich mehr Selbstbewusstsein am Arbeitsplatz und fühlte mich schneller. Ich musste niemanden fragen, wo unsere Kennwörter gespeichert sind, welche Plattformen wir wofür nutzen und welche Projekte Priorität haben; stattdessen fand ich all diese Informationen zentral auf einer Plattform. Dadurch hatte ich weniger Fragen und mehr Zeit, mir neue Ideen zu überlegen. Eine davon war dieser Blog.

Eine weitere Voraussetzung für die Motivation der Mitarbeiter ist das Fördern und Inspirieren von Ideen und Kreativität.  Arcusys nutzt mehrere unbürokratische Methoden zur Anregung von Kreativität, zum Beispiel ein gemeinsames Trello-Board zum Vorschlagen neuer Features für Valamis, verschiedene Slack-Gruppen und Entwicklungsworkshops. Der LinkedIn-Guide Creating a Culture of Learning in 6 Steps von Britt Andreatta, PhD und Chief Learning Officer bei Lynda, legt nahe, dass verbesserte Kreativität und Innovation den Erfolg des Einzelnen und des Teams fördern. Studien zu Verletzlichkeit und Scham zeigen, dass Risikobereitschaft zu wertvollen Erkenntnissen führt, die aus gescheiterten Versuchen resultieren.

Onboarding ist ein laufender Prozess

Arbeitgeber sollten nicht nur Kreativität anregen, sondern auch die kontinuierliche Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter ermöglichen. Wer seine Mitarbeiter zur Fortführung ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung motiviert, fördert damit eine Belegschaft mit der Fähigkeit, neue Kompetenzen anzuwenden, die sowohl das Unternehmen stärken als auch die Produktivität steigern. Valamis bietet zahlreiche Kurse, die ich jederzeit absolvieren kann – selbst auf dem Heimweg in der U-Bahn.

Flexibilität beim Onboarding

Das letzte entscheidende Kriterium beim Onboarding-Prozess ist Flexibilität. Damit meine ich sowohl die Flexibilität, zu lernen, wann ich will, als auch die Flexibilität, mich auszuruhen, wenn ich es brauche. Burnout betrifft vor allem Menschen, die sich im Krankheitsfall nicht ausreichend erholen und aus lauter Ehrgeiz zu früh an den Arbeitsplatz zurückkehren. Die Personalabteilung von Arcusys pflegt eine einwandfreie Arbeitskultur, die sich vor allem auf das soziale, physische und psychische Wohlbefinden der Mitarbeiter konzentriert. Maria Vihtkari, Chief Human Resources Officer bei Arcusys, fördert eine Arbeitskultur im Hinblick auf diese drei Aspekte des Wohlbefindens. Vihtkari erläutert: „Mit einem guten sozialen, physischen und psychischen Wohlbefinden erzielen Mitarbeiter bessere Ergebnisse, was wiederum Arcusys zu besseren Ergebnissen verhilft. Eine klare Zielsetzung und Kommunikation in Kombination mit Mitgefühl ist eine von vielen Möglichkeiten, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern."

In meinem ersten Monat sah ich einmal die Ergebnisse einer internen Studie, die die Erholungsquote der Mitarbeiter veranschaulichte und Möglichkeiten zur Verbesserung vorschlug. Erst als ich selbst eines Morgens krank aufwachte, erkannte ich, wie wichtig Flexibilität wirklich ist. Ich informierte meine Kollegen über meine Krankheit, um sie darauf vorzubereiten, dass ich während unserer Skype-Konferenz eventuell erschöpft wirken könnte. Bei früheren Stellen bin ich aus Angst krank zur Arbeit gegangen. Hier dagegen reagierten meine Vorgesetzten einfühlsam und versicherten mir, dass es völlig in Ordnung sei, in Ruhe zu genesen. Daraufhin klappte ich meinen Laptop zu und schlief den ganzen Tag, sodass ich am nächsten Morgen richtig ausgeruht wieder zur Arbeit gehen konnte. Diese Flexibilität hat mir nicht nur ermöglicht, mich ausreichend zu erholen, sie hat auch dazu geführt, dass ich mich mit meinem neuen Arbeitsplatz emotional verbunden fühle. Erfolgreiche Teams sind durch emotionales Engagement mit ihrem Ziel verbunden und diese Bindung gilt sowohl innerhalb des Teams als auch gegenüber dem Team.

Erinnern wir uns noch einmal an die Worte von Ben Horowitz:
„Jeder weiß morgens beim Aufstehen, dass seine Arbeit effizient und effektiv sein wird, dass sie einen Unterschied ausmachen wird für das Unternehmen und für ihn selbst."

Katy Roby
Marketing Assistant