Compliance Training

Nach der Lektüre dieses Leitfadens werden Sie besser verstehen, wie wichtig Compliance-Schulungen sind und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen verbessern können.

Entdecken Sie:

• Was ist Compliance Training?
• Beispiele für Compliance Training
• Tipps und Best Practices für Compliance Training

Was ist Compliance Training?

Compliance-Training ist eine wichtige Art von Schulung, die erforderlich ist, um Mitarbeiter über die Vorschriften, Richtlinien oder die Einhaltung von Gesetzen des Unternehmens zu informieren.

Der Begriff Compliance bezieht sich auf den Begriff des Akzeptierens und Einverständnisses und wird zur Beschreibung der Schulung verwendet, weil sie obligatorisch ist.

Compliance-Schulungen sind für Mitarbeiter oft verpflichtend, weil sie dazu dienen, die Werte, Richtlinien und das Engagement einer Organisation für das Gesetz zu schützen.

Die Missachtung der erforderlichen Regeln, Vorschriften oder Richtlinien innerhalb eines Unternehmens kann drastische Folgen haben, darunter den Verlust des Arbeitsplatzes, Geldstrafen, strafrechtliche Verfolgung, Audits oder die Schädigung des Rufs des Unternehmens.

Wenn Mitarbeiter einen Standard für Compliance-Schulungen erfüllen, ist sichergestellt, dass ein Unternehmen seine rechtliche Verantwortung wahrnimmt.

Oft müssen die Mitarbeiter die Compliance-Schulung innerhalb bestimmter Fristen absolvieren, damit das Unternehmen und seine Mitarbeiter die Vorschriften einhalten können.

Beispiele für Compliance Training

In jeder Branche gibt es Vorschriften, die befolgt werden müssen. Es liegt im besten Interesse Ihres Unternehmens, sich mit Compliance-Schulungen für diese Vorschriften zu befassen, um sowohl das Unternehmen als Ganzes als auch Ihre Mitarbeiter zu schützen.

1. Schulung zur Informationssicherheit

Diese Schulung konzentriert sich auf die Computersicherheit. Von der Verwendung von sicheren Passwörtern über das Bewusstsein für E-Mail-Betrug bis hin zu sicheren Internetgewohnheiten.

Dazu gehören auch Sicherheitsmaßnahmen innerhalb und außerhalb des Firmengeländes, um Social-Hacking-Angriffe zu verhindern.

Ein weiterer Aspekt dieser Schulung ist das Erlernen des Umgangs mit Daten außerhalb der Arbeitsumgebung, z.B. auf mobilen Geräten, und der Umgang mit verlorenen oder gestohlenen Geräten.

Schulungen zur Informationssicherheit zeigen den Mitarbeitern, wie sie sicherstellen können, dass ihre Computergewohnheiten und Handlungen das Unternehmen nicht gefährden.

2. Schulungen zur Sicherheit am Arbeitsplatz

Ganz gleich in welcher Branche, die Mitarbeiter müssen ein Sicherheitstraining am Arbeitsplatz erhalten.

In einem Firmenbüro könnte diese Schulung Erste Hilfe oder Brandschutz umfassen. In einem Labor könnte es sich um blutübertragbare Krankheitserreger und die sichere Entsorgung von Nadeln handeln. Und natürlich ist dies eine der wichtigsten Arten von Compliance-Schulungen für Bau- und Produktionsunternehmen.

Laut dem Nationalen Sicherheitsrat sollten Bau- und Fertigungsunternehmen Schulungen zu Absturzsicherung, Gefahrenkommunikation, Leitersicherheit, Maschinenschutz, Verriegelung/Kennzeichnung und möglicherweise anderen Themen anbieten, je nach der Rolle des Mitarbeiters.

In den USA kann dies die Occupational Safety and Health Administration (OSHA), in Großbritannien die Health and Safety oder HSE und in der EU die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz sein.

3. Datenschutz & Datenschutzschulung

In den meisten Fällen betrifft diese Verordnung Unternehmen, die persönliche Daten von Benutzern sammeln und/oder speichern. Diese Daten können von Ihren Mitarbeitern, Kunden oder Dritten stammen. Heutzutage müssen also fast alle Aktivitäten von Unternehmen mit dieser Art von Verordnung übereinstimmen.

Ein Beispiel: Wenn Sie ein kleines Geschäft sind und einen Rabatt für ein E-Mail-Abonnement anbieten und diese Daten durch physische Papierbroschüren sammeln, muss auch dies unter den Datenschutz fallen.

Diese Schulung sollte den Unterschied zwischen persönlich identifizierbaren Informationen und Daten, die öffentlich zugänglich sind, aufzeigen und gründlich erklären, wie diese Informationen ausgenutzt werden können, wie man sie ordnungsgemäß erfasst und speichert und welche Maßnahmen im Falle eines Verstoßes ergriffen werden müssen.

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ist ein Beispiel für die Art von Vorschriften, die die Privatsphäre schützen und mit denen die Mitarbeiter vertraut sein müssen. In Großbritannien ist ein ähnliches Gesetz als Data Protection Act 2018 bekannt.

In der EU wird der Datenschutz durch die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) geregelt, die fast alle Unternehmen und Arten von Daten betrifft.

4. Schulungen zum Thema Vielfalt

Diversitäts- und Eingliederungstraining hebt die Bereiche hervor, in denen einige Leute Vorurteile oder veraltete Überzeugungen haben könnten, und bietet Informationen, um diesen Überzeugungen entgegenzuwirken, sowie eine Schulung, wie man effektiv mit Menschen aller Kulturen, Geschlechter, Fähigkeiten, Hintergründe und Überzeugungen arbeitet.

Dazu gehören oft auch Informationen über verschiedene demografische Merkmale, die in der Unternehmensliteratur und im Marketing dargestellt werden sollten, und darüber, wie eine Unternehmenskultur geschaffen werden kann, die Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund willkommen heißt.

Diese Art von Schulung geht Hand in Hand mit der Anti-Belästigungsschulung.

5. Schulung zur Bekämpfung von Belästigung am Arbeitsplatz

In dieser Schulung werden Belästigung, Mobbing und sexuelle Belästigung definiert und wirksame Strategien für die Reaktion auf Belästigungsvorfälle sowie Interventionsstrategien vermittelt.

Durch eine klare Definition des Begriffs hilft diese Schulung den Mitarbeitern zu verstehen, was angemessen ist und was nicht – und was man dagegen tun kann.

Diese Art von Schulung ist heutzutage sogar noch wichtiger geworden. Der Activision Blizzard-Skandal um sexuelle Belästigung zeigt uns beispielsweise, wie schädlich es für ein Unternehmen sein kann, wenn es die Anti-Belästigungsschulung nicht ernst nimmt.

6. Schulungen zum Gesundheitswesen

Es gibt viele Vorschriften, die von denjenigen, die im Gesundheitswesen arbeiten, befolgt werden müssen.

Vom oben erwähnten HIPAA bis zu den Stark Laws, dem False Claims Act und vielen anderen. Es ist die Aufgabe einer Organisation, dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeiter die Regeln, Vorschriften und Standards für ethisches Verhalten verstehen.

Es ist auch wichtig, ein Verhalten zu fördern, das dazu führt, dass ein Verhalten, das nicht den Vorschriften und Anforderungen entspricht, verhindert wird.

7. Schulungen zur Einhaltung von Export- und Handelsbestimmungen

Diese Schulung deckt alle Aktivitäten ab, die mit dem Import und Export von Waren und/oder Dienstleistungen zu tun haben.

Diese Schulung deckt sowohl materielle als auch immaterielle Vermögenswerte sowie den Zahlungstransfer ab und behandelt die zahlreichen Regeln und Vorschriften, die in den verschiedenen Rechtsordnungen und Staaten für Transaktionen und Transfers gelten.

8. Schulung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Jedes Unternehmen sollte bestrebt sein, alle Gesetze, Regeln und Vorschriften in seiner Branche vollständig einzuhalten.

Um dieses Ziel zu erreichen, werden Schulungen zur Einhaltung von Vorschriften durchgeführt. Dabei werden die Informationen vermittelt, die für die Branche des Unternehmens relevant sind. Es gibt verschiedene Regulierungs- und Akkreditierungsorganisationen, die bei diesem Ziel helfen können.

Diese sind von Land zu Land unterschiedlich. Einige Beispiele für Regulierungsbehörden in der Finanzbranche sind FISMA (USA), die Financial Conduct Authority (Großbritannien), APRA (Australien).

9. Schulung zur Einhaltung von 508

Abschnitt 508 des US Workforce Rehabilitation Act verpflichtet Bundesbehörden und Auftragnehmer, dafür zu sorgen, dass die Informationstechnologie für Menschen mit Behinderungen zugänglich ist.

Dies kann bedeuten, dass Websites mit Bildschirmlesegeräten kompatibel sind, dass Alt-Beschreibungen für Bilder verwendet werden, dass Videos mit Untertiteln versehen werden, dass Farbkontraste keine Probleme für Farbenblinde verursachen und vieles mehr.

Dies ist für unser Unternehmen und die E-Learning-Branche besonders wichtig. Lernumgebungen müssen mit diesem Gesetz konform sein. Dies ist besonders wichtig für Bundesbehörden und Bildungseinrichtungen, die Lernumgebungen für ihre Arbeit nutzen.

10. HR-Compliance-Schulung

HR-Compliance ist der Begriff für die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die durch Gesetze und Vorschriften geregelt ist und von der Organisation aufrechterhalten wird.

Dieses Compliance-Training stellt nicht nur sicher, dass die Personalabteilung Ihres Unternehmens Beschwerden korrekt bearbeitet, sondern auch, dass Ihr Unternehmen gegen Anschuldigungen von Mitarbeitern verteidigt wird.

Eine effektive Personalabteilung, die die Vorschriften ordnungsgemäß befolgt, bedeutet auch, dass bei der Bearbeitung von Beschwerden Fairness und Konsistenz herrschen.

11. Schulung zur Einhaltung von Umweltvorschriften

Fast jede Branche hat einige Umweltvorschriften und -bestimmungen, die sie befolgen muss.

Dies gilt insbesondere für die verarbeitende Industrie, die Erdölindustrie, die chemische Industrie und viele andere Branchen. Es gibt eine Vielzahl von Regeln und Vorschriften, und es drohen hohe Strafen für Unternehmen, die sie nicht ordnungsgemäß befolgen.

In den USA gibt es zum Beispiel die Environment Protection Agency, den Clean Water Act, den Clean Air Act, den Resource Conservation and Recovery Act (RCRA), den Stormwater Clean Water Act und viele andere.

In der EU geht dies sogar noch weiter. Laut der Europäischen Umweltagentur – „umfasst das EU-Umweltrecht – auch bekannt als der umweltpolitische Besitzstand – rund 500 Richtlinien, Verordnungen und Entscheidungen.“

Auch wenn nicht jeder Mitarbeiter jede einzelne Verordnung kennen muss, so ist es doch wichtig, dass jeder zumindest die grundlegenden Verordnungen kennt, die für Ihr spezielles Unternehmen gelten.

12. Schulung zur Einhaltung pharmazeutischer Vorschriften

Es gibt viele Regeln und Vorschriften für pharmazeutische Produkte, und es ist ratsam, dass ein Unternehmen über ein solides internes Schulungsprogramm verfügt.

Von der Forschung und Entwicklung über die Herstellung bis hin zur Verpackung gibt es in jedem Bereich unterschiedliche Vorschriften, die genau befolgt werden müssen, damit das Endprodukt sicher ist.

Aufsichtsbehörden wie die Food and Drug Administration (FDA) in den USA und die Medicines and Healthcare products Regulatory Agency (MHRA) in Großbritannien sorgen dafür, dass die Unternehmen diese Verpflichtungen erfüllen.

13. Schulung zur Einhaltung von Versicherungsvorschriften

Für diejenigen, die in der Versicherungsbranche arbeiten, ist die Kenntnis der Gesetze rund um Versicherungen ein Muss, ebenso wie die Regeln und Vorschriften, an wen verkauft werden darf. Das Gleiche gilt für Beratungsunternehmen.

Für Versicherungs- und Beratungsunternehmen gibt es ein gesetzlich vorgeschriebenes Compliance-Programm, das absolviert werden muss, um die Lizenz zu erhalten. Mitarbeiter müssen Compliance-Vorschriften und/oder Tests bestehen, um ihre Lizenz zu erhalten.

Einige Bereiche der Compliance, die in dieser Branche empfohlen werden, sind das Bewusstsein für Betrug, Interessenkonflikte und Bestechungsbekämpfung.

Tipps und Best Practices für Compliance Training

1. Setzen Sie digitale Technologie ein

Die digitale Technologie spiegelt die Art und Weise wider, wie Menschen mit Informationen umgehen und macht es leicht, Compliance-Schulungen zugänglich und ansprechend zu gestalten.

Die Verbreitung von Schulungs-Apps, Cloud-basiertem Lernen und mobilem Lernen bedeutet, dass Ideen wie Microlearning oder hochgradig interaktives szenariobasiertes E-Learning leichter erstellt und von den Mitarbeitern genutzt werden können.

Durch den Einsatz digitaler Technologie wird auch die Aktualisierung von Schulungen viel einfacher und schneller. Dies ist ein wichtiger Faktor für Compliance-Schulungen, die oft zeitkritisch sind.

Wenn Sie einen laufenden Kurs aktualisieren oder mit einem cloudbasierten Tool schnell einen neuen Kurs erstellen, bedeutet dies, dass er sofort an den Mitarbeiter weitergegeben und auch schneller abgeschlossen wird.

Auf diese Weise lässt sich auch leichter nachverfolgen, wer die Compliance-Schulung absolviert und bestanden hat, so dass die Personalverantwortlichen im Falle von Branchenaudits schneller reagieren und Strafen verhindern können.

2. Machen Sie die Schulung ansprechend

Niemand hat Lust, 8 Stunden lang zu sitzen und Vorschriften zu lesen. Setzen Sie Microlearning ein, um die Lektionen kurz zu halten und die Lernenden zu beschäftigen.

Wenn die Schulung langweilig ist, werden Ihre Mitarbeiter nur wenig lernen. Machen Sie es spannend, indem Sie einfache Begriffe statt Fachjargon verwenden. Verwenden Sie Auszüge aus Regeln, Vorschriften und Gesetzen, anstatt ganze dichte Texte.

Fügen Sie Interaktivität hinzu, um das Interesse der Lernenden zu wecken. Durch den Einsatz von Videos, Quizfragen, Rätseln, Szenarien, die mit einem Partner durchgespielt werden, Quizwettbewerben oder Spielen kann ein Unternehmen seine Mitarbeiter bei der Stange halten und gleichzeitig sicherstellen, dass sie alle Informationen kennen, die für ihre Rolle wichtig sind.

3. Verwenden Sie Beispiele aus dem wirklichen Leben

Jeder lernt besser, wenn er neue Informationen mit bereits vorhandenem Wissen verknüpfen kann.

Verwenden Sie Beispiele aus dem wirklichen Leben, bitten Sie die Lernenden, Szenarien durchzuspielen und die Folgen verschiedener Entscheidungen in einer risikofreien Umgebung zu erkunden.

4. Engagieren Sie sich von oben nach unten

Wenn die Mitarbeiter sehen, dass die Führung ihres Unternehmens die Compliance-Schulungen nicht befolgt, dann werden sie es auch nicht tun. Genau hier ist es am wichtigsten, das zu tun, was man predigt.

Man muss sehen, dass die Führungskräfte jeden Teil der Compliance-Schulung befolgen, und zwar öffentlich und konsequent.

5. Ermutigen Sie zur Verantwortlichkeit

Ernennen Sie Verantwortliche, insbesondere in Situationen, in denen die körperliche Sicherheit gefährdet ist.

Ermutigen Sie auch zu anonymen Meldungen. In Fällen von sexueller Belästigung oder anderem unangemessenen Verhalten wird dieses anonyme Meldesystem die Menschen ermutigen, ihre Meinung zu sagen.