Leistungsmanagement-Prozess
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Was ist der Performance Management-Prozess?
Der Leistungsmanagementprozess ist ein kollaborativer, kommunikationsbasierter Prozess, bei dem Mitarbeiter und Management zusammenarbeiten, um die Ziele des Mitarbeiters, seine langfristigen Ziele, seinen beruflichen Werdegang und seinen umfassenden Beitrag zum Unternehmen zu planen, zu überwachen und zu überprüfen.
Dieser Prozess ist ein kontinuierlicher Prozess mit regelmäßigen Sitzungen, in denen sowohl das Management als auch die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Feedback zu geben und zu erhalten.
Nach der Gallup State of the American Workplace Studie sind nur 22% der Mitarbeiter engagiert und gedeihen. Mitarbeiter, die engagiert sind und sich wohlfühlen, sind eher bereit, auch in schwierigen Zeiten eine gute Arbeitsleistung zu erbringen. Das bedeutet auch, dass 78% der Arbeitnehmer bessere Arbeit leisten könnten, wenn ihr Unternehmen nur die richtige Art von Managementprozess hätte.
Einige Gründe, die in dieser Studie für mangelnde Motivation genannt werden, sind die Tatsache, dass weniger verdiente Mitarbeiter befördert werden, ein Mangel an umsetzbarem Feedback und die Tatsache, dass das Management die Mitarbeiter nicht in die Zielsetzung einbezieht. All dies zusammengenommen zeigt, wie wichtig der Leistungsmanagementprozess ist und warum jeder Teil davon gut gemacht sein muss, damit der Prozess als Ganzes erfolgreich ist.
Der Prozess des Leistungsmanagements ist, wenn er richtig durchgeführt wird, darauf ausgerichtet, diese Probleme am Arbeitsplatz zu beheben und die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, sowohl ihre Ziele als auch die allgemeinen Unternehmensziele zu erreichen.
Schritte des Leistungsmanagementprozesses
Die Schritte im Leistungsmanagementprozess lassen sich in vier große Kategorien unterteilen: Planung, Coaching, Überprüfung und Belohnung. Jeder Schritt ist gleichermaßen wichtig und bildet zusammen das Rückgrat des Leistungsmanagementprozesses eines Unternehmens.
1. Planung
Der erste Schritt des Leistungsmanagementprozesses ist die Planung.
1.1 Die Definitionsphase
Der Prozess des Leistungsmanagements beginnt mit der Planungsphase.
Die Personalabteilung und das Management müssen die Stelle selbst definieren, einschließlich einer umfassenden Beschreibung, lang- und kurzfristiger Ziele, die wichtigsten Ziele festlegen und einen klaren Maßstab dafür entwickeln, wie diese Ziele und Vorgaben bewertet werden sollen.
Die Ziele sollten klar sein, im SMART-Format (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitbezogen) formuliert werden und es sollten klare Leistungsstandards festgelegt werden.
1.2 Die Feedback-Phase
Nachdem das Management die Definitionsphase abgeschlossen hat, sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich zu diesem Material zu äußern. Sie sind es, die ihren Job machen und werden einen wichtigen Einblick darin haben, welche Fähigkeiten, Kompetenzen und Ziele dem Unternehmen am besten helfen werden, die organisatorischen Ziele zu erreichen.
1.3 Die Genehmigungsphase
Management und Mitarbeiter stimmen beide der Definition der Rolle, der Ziele und der Zielsetzungen zu.
Indem das Management diesen ersten Schritt des Leistungsmanagementprozesses kooperativ gestaltet, schafft es die Voraussetzungen dafür, dass der gesamte Prozess kooperativ verläuft, und die Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie an der Zielsetzung beteiligt sind – eine wichtige Sache, wie die Gallup-Studie belegt.
2. Coaching
2.1 Organisieren Sie zeitnahe, regelmäßige Besprechungen
Sobald die Parameter der Aufgabe und die Ziele für die Zukunft festgelegt sind, beginnt der nächste Schritt des Leistungsmanagementprozesses.
Der Coaching-Prozess ist extrem wichtig und muss regelmäßig durchgeführt werden. Die Treffen sollten mindestens vierteljährlich stattfinden, obwohl monatliche Treffen ideal sind.
2.2 Erforderliche Schulungen, Coaching und Lösungen anbieten
Diese Treffen sollten sich auf Lösungen und Coaching-Möglichkeiten konzentrieren und nicht auf Bestrafungsmaßnahmen für mangelnde Leistung.
Wenn Rechenschaftspflicht als etwas Negatives dargestellt wird, werden die Mitarbeiter sie eher vermeiden, als dass sie ehrlich sagen, wo sie Schwierigkeiten haben.
In manchen Fällen kann eine Managementschulung in diesem Bereich sehr hilfreich für ein Unternehmen sein.
2.3 Bitten Sie um Feedback von beiden Seiten
Management sollte in der Lage sein, ehrliches Feedback zu geben – und zu erhalten – und mit den Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, anstatt eine kämpferische Haltung einzunehmen. Die Fähigkeit, umsetzbares Feedback zu geben, ist hier wichtig.
2.4 Überprüfen Sie die Ziele bei Bedarf
Im weiteren Verlauf des Leistungsmanagementprozesses sollte das Management die Ziele überprüfen, um festzustellen, ob Anpassungen vorgenommen werden sollten, und auf die beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten seiner Mitarbeiter achten.
Dieser Schritt beinhaltet die Überprüfung der Gesamtleistung des Mitarbeiters, wie gut der Prozess selbst funktioniert hat, und er umfasst auch die Belohnung – die ein extrem wichtiger Teil des gesamten Prozesses ist.
3. Überprüfung
3.1 Überprüfung der Mitarbeiterleistung
Am Ende des jährlichen Performance Management Zyklus sollte eine Mitarbeiterbeurteilung stattfinden, die manchmal auch als Leistungsbeurteilung bezeichnet wird. In der Regel findet diese einmal im Jahr statt, um zu prüfen, wie gut der Mitarbeiter in diesem Zeitraum gearbeitet hat.
Es sollte eine eindeutige Aufzeichnung der vorherigen Überprüfungen geben, um die Fortschritte des Mitarbeiters im Laufe des Jahres zu zeigen. Die monatlichen Check-ins sollen dem Mitarbeiter bei der Problemlösung, der Anpassung von Zielen und anderen zukunftsorientierten Aufgaben helfen. Diese Leistungsbeurteilung ist der einzige Schritt, der rückwärts gerichtet ist, um das Verhalten des vergangenen Jahres zu bewerten.
3.2 Rückblick auf den Leistungsmanagementprozess
In dieser Phase ist es sowohl für das Management als auch für die Mitarbeiter wichtig, das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen und festzustellen, wie gut der Leistungsmanagementprozess funktioniert hat.
Fragen, die gestellt werden können, sind:
- Wurden die persönlichen und organisatorischen Ziele erreicht? Wenn nicht, warum?
- Welchen Herausforderungen musste sich der Mitarbeiter stellen?
- Welches Training würde dem Mitarbeiter helfen, seine Leistung zu verbessern?
- Wie hat das Feedback des Managements geholfen? Wenn nicht, warum?
- Wie könnte der Prozess besser gestaltet werden?
- Wurde die Zeit für diesen Prozess effektiv genutzt?
3.3 Überprüfung der allgemeinen Zielerfüllung
Natürlich ist eine der wichtigsten Fragen, die es zu beantworten gilt, ‘hat der Mitarbeiter seine Ziele erreicht?’ Wie gut hat der Mitarbeiter die ihm im Laufe des Jahres gestellten Aufgaben erfüllt?
Es ist wichtig, sowohl kleinere als auch größere Ziele zu betrachten, da dies Hinweise auf Problembereiche geben kann, in denen Schulungen oder Interventionen durchgeführt werden können.
3.4 Umsetzbares Feedback geben
Ein wichtiger Teil der Überprüfung ist es, Feedback zu geben und zu erhalten.
Das Management sollte dem Mitarbeiter umsetzbares Feedback geben, damit er weiß, in welchen Bereichen er seine Leistung künftig verbessern kann.
Der Mitarbeiter sollte auch aufgefordert werden, Feedback zum Prozess zu geben und zu erläutern, wie das Management seinerseits besser werden kann.
4. Maßnahmen
Der letzte Schritt im Leistungsmanagementprozess ist Aktion.
4.1 Belohnung und Anerkennung
Der letzte Schritt des Leistungsmanagement-Prozesses ist die Belohnung und Anerkennung.
Dieser Schritt ist absolut entscheidend – Mitarbeiter werden nicht motiviert bleiben, wenn sie keinen Anlass dazu haben. Diese Belohnung muss nicht unbedingt in Geld bestehen, auch wenn sie wahrscheinlich eine finanzielle Entschädigung beinhaltet. Andere Belohnungen könnten neue Projekte, unternehmensweite Anerkennung, Freizeit oder Führungsmöglichkeiten sein.
4.2 Die Weichen für den Leistungsmanagement-Zyklus des nächsten Jahres stellen
Das Ende des Leistungsmanagement-Zyklus gibt dem Management und den Mitarbeitern eine letzte Chance, Feedback zum gesamten Prozess zu geben und bittet um Gedanken und Feedback für die Planungsphase des nächsten Jahres.
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