Qualifikationsmatrix

Diese Beschreibung einer Qualifikationsmatrix, auch Kompetenzmatrix oder Skill-Matrix genannt, kann Ihnen helfen zu verstehen, wie wertvoll sie für ein Unternehmen sein kann, wenn es darum geht, zu wissen, welche Fähigkeiten und Kompetenzen die Mitarbeiter haben und wie sich das auf die Nachhaltigkeit des Unternehmens auswirken kann.

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie Ideen haben, wie Sie die Kompetenzmatrix nutzen können, um vorhandene Kompetenzen zu identifizieren und potenzielle Kompetenzlücken zu finden. Dies könnte Ihnen helfen, das Lernen und die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter zu verbessern und bessere Teams zu bilden.

Entdecken:

• Was ist eine Skill-Matrix?
• Beispiel für eine Qualifikationsmatrix
• Warum ist eine Skill-Matrix wichtig?
• Was ist der Unterschied zwischen einer Skill-Matrix und einer Kompetenzmatrix?
• Vorteile der Erstellung einer Skill-Matrix
• Wie man eine Skill-Matrix erstellt
• Qualifikationsmatrix Vorlage

Was ist eine Skill-Matrix?

Sie dient der Verwaltung, Planung und Überwachung vorhandener und gewünschter Fähigkeiten für eine Rolle, ein Team, eine Abteilung, ein Projekt oder ein ganzes Unternehmen.

Manchmal wird eine Skill-Matrix auch als Kompetenzmatrix bezeichnet. Wir werden den Unterschied weiter unten erläutern, aber im Allgemeinen sind sie das Gleiche.

Eine einfache Tabelle mit den Namen der Mitarbeiter und ihren Fähigkeiten könnte Skill-Matrix genannt werden.

Beispiel für eine Qualifikationsmatrix

Wie wir bereits erwähnt haben, ist die einfachste Skill-Matrix eine Tabelle mit den Namen der Mitarbeiter und ihren Skills oder Kompetenzen mit deren Bewertung.

Selbst eine einfache Matrix kann es Ihnen ermöglichen, fehlende Fähigkeiten zu entdecken oder festzustellen, wer ein Training benötigt.

Warum ist eine Skill-Matrix wichtig?

Qualifikationsmatrizen sind unverzichtbare Werkzeuge für jedes datengetriebene Unternehmen, insbesondere für die Personalabteilung und die Teamleiter des Projektmanagements.

Matrizen sind ideal, um den Überblick über die Fähigkeiten, Qualifikationen, Zertifizierungen und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter im gesamten Unternehmen zu behalten. Wenn sie richtig eingesetzt werden, funktionieren sie in der Praxis sehr gut und verbessern die Effizienz innerhalb von Teams und steigern Ihren Gewinn.

Eine Skill-Matrix ist wichtig, weil sie, wenn sie gut eingerichtet ist, Ihnen helfen kann, Ihre Teams einfach zu organisieren und alle Fähigkeiten zu identifizieren, die Sie auf der Grundlage der Projektanforderungen benötigen. Mit einer guten Skill-Matrix wird Ihr Projekt effizient und von den am besten qualifizierten und ausgebildeten Teammitgliedern durchgeführt.

Sie ist auch für die Personalabteilung hilfreich, denn wenn sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen muss, weiß sie, welche Fähigkeiten sie ausschreiben muss. Gleichzeitig kann sie zur Planung von Urlaubszeiten für Mitarbeiter verwendet werden, um sicherzustellen, dass genügend Leute mit den benötigten Fähigkeiten vor Ort sind.

Was ist der Unterschied zwischen einer Skill-Matrix und einer Kompetenzmatrix?

Das Konzept dahinter ist völlig identisch. Der einzige Unterschied liegt in der Verwendung und im Niveau.

Eine Skill-Matrix enthält, wie bereits erwähnt, hauptsächlich die Bewertung der Fähigkeiten der Mitarbeiter, aber dies ist nur ein kleiner Teil des Wissens, das sie haben.

Eine Kompetenzmatrix beinhaltet Wissen, Fähigkeiten und Einstellungen, so dass sie sogar eine Skill-Matrix beinhalten sollte.

Eine Kompetenzmatrix wird hauptsächlich vom Management erstellt und verwendet, um das vorhandene Wissen im Unternehmen zu verstehen, Lücken zu identifizieren und entsprechend zu planen.

Vorteile der Erstellung einer Skill-Matrix

1. Identifizieren der richtigen Personen

Eine Qualifikationsmatrix ermöglicht es Ihnen, die richtigen Mitarbeiter für eine Stelle, eine Aufgabe oder ein Projekt auszuwählen.

Sie hilft Managern, bessere und produktivere Teams zu bilden und Positionen mit den Mitarbeitern zu besetzen, die am besten für diese Rolle geeignet sind.

2. Identifizieren fehlender Kompetenzen

Kompetenzmatrizen helfen dabei, festzustellen, welche Fähigkeiten Ihnen fehlen, sei es innerhalb eines Teams, einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens.

Wenn Ihren Mitarbeitern bestimmte Kenntnisse oder Kompetenzen fehlen, die für das Geschäft notwendig sind, und Ihre Konkurrenten diese besitzen, dann hat Ihr Unternehmen einen großen Nachteil.

Wenn Sie außerdem wissen, welche Kompetenzen Sie für ein neues Projekt, eine Kampagne oder ein Geschäft benötigen, ist es einfacher, dafür zu planen, Termine einzuhalten und erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

Für Teammitglieder kann eine Kompetenzmatrix einen Einblick in die Stärken des Teams als Ganzes geben und auch die Bereiche aufzeigen, in denen es an Fähigkeiten und Fachwissen mangelt.

3. Identifizieren der Lücke zwischen Mitarbeitern, Teams und Abteilungen

„Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied“
– Thomas Reid, “Aufsätze über die intellektuellen Kräfte des Menschen,” 1786

Zu wissen, wo Ihnen die Fähigkeiten fehlen, kann Zeit und Geld für Ihr Unternehmen sparen.

Eine Qualifikationsmatrix kann Ihnen helfen, Mitarbeiter mit Wissens- oder Fähigkeitslücken zu identifizieren und die erforderlichen Schulungen anzubieten, während Sie Mitarbeiter zwischen wichtigen Projekten oder Teams rotieren lassen.

4. Mitarbeiterentwicklung verfolgen

Skill-Matrizen geben der L&D-Abteilung Informationen, anhand derer sie bestimmen kann, welche Schulungen für die Mitarbeiter erforderlich sind. Durch die Verwendung der Kompetenzmatrix können sie Schulungsmöglichkeiten identifizieren.

Sie hilft den Mitarbeitern auch zu verstehen, wo ihre Lücken sind, so dass sie Maßnahmen ergreifen können, um die Fähigkeiten zu erlangen, die sie brauchen, um in ihrer Position zu glänzen.

Außerdem kann die Kompetenzmatrix als Vorlage für die Karriereplanung und -entwicklung eines Mitarbeiters verwendet werden. Zu wissen, welche Fähigkeiten man für die nächste Stufe oder Beförderung benötigt, hilft dabei, einen Lernpfad zu erstellen.

5. Hilft HR, den richtigen Kandidaten zu finden

Wenn jemand Ihr Unternehmen verlässt, ist es einfacher zu verstehen, welche Fähigkeiten Sie verloren haben und wen Sie einstellen müssen, wenn Sie eine Kompetenzmatrix verwenden.

Sie beschleunigt den Einstellungsprozess und hilft der Personalabteilung, Mitarbeiter mit den benötigten Fähigkeiten einzustellen, was den Prozess effizienter macht und ein besseres Endergebnis liefert.

Außerdem kann sie für die zukünftige Planung von Neueinstellungen verwendet werden.

6. Verfolgen der wichtigsten Mitarbeiter

Mit einer Kompetenzmatrix ist es einfach, die Mitarbeiter mit den wertvollsten Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen zu finden und die Entwicklung von Schlüsselpersonen zu verfolgen. Dies sind wertvolle Mitarbeiter, und es ist gut, genau zu wissen, wer sie sind und ob sie zufrieden sind.

Außerdem kann es zur Identifizierung von Mitarbeitern für die Beförderung und Anerkennung verwendet werden.

Wie man eine Skill-Matrix erstellt

1. Erstellen einer Skill-Datenbank

Die Skill-Datenbank ist die Liste der Skills, die für die Rolle, die Abteilung oder das Projekt benötigt werden.

In diesem Stadium müssen Sie die erforderlichen Fähigkeiten definieren, indem Sie sie in verschiedenen Kategorien und sogar Unterkategorien sammeln und gruppieren, z. B.:

• Kommunikation
• Leitung
• Technische Fähigkeiten
• Technologien
• Problemlösungsfähigkeiten
• Datenanalyse
• Grafische Gestaltung
• Marketing, etc.

Seien Sie so spezifisch wie möglich, wenn Sie bestimmen, welche Fähigkeiten benötigt werden, und denken Sie daran, dass Soft Skills wie Kommunikation, Teamarbeit und Zuverlässigkeit genauso wichtig sind wie die Hard Skills, wie z. B. die Kenntnis der Technologie oder der Techniken.

Wir empfehlen, zu Beginn mit den wichtigsten Fähigkeiten zu beginnen. Diese sollten mit der Rolle oder dem Geschäft im Allgemeinen in Verbindung stehen. Bedenken Sie jedoch, dass Sie umso bessere Entscheidungen treffen können, je mehr Daten Sie haben.

Eine gute Möglichkeit, spezifische Fähigkeiten für eine Rolle festzulegen, besteht darin, erfahrenere Mitarbeiter dazu zu befragen. Sie können z. B. hochqualifizierte Mitarbeiter oder Abteilungsleiter befragen und sie bitten, eine Liste der erforderlichen Fähigkeiten für verschiedene Ebenen zu erstellen: Anfänger, Senior, Mittelstufe und Fortgeschrittene. Dies hilft Ihnen, Zeit zu sparen und hebt spezifische Fähigkeiten hervor, die Sie vielleicht nicht berücksichtigt haben.

Eine Möglichkeit, dies zu automatisieren, ist die Verwendung einer Lernplattform mit einer solchen Funktionalität. Bei Valamis haben wir eine Kompetenzmatrix mit umfangreichen redaktionellen Möglichkeiten erstellt.

Es erleichtert das Erstellen und Verwalten mehrerer Kategorien und Unterkategorien sowie das Bearbeiten und Löschen von Fähigkeiten. Außerdem können Sie jeder Kategorie Nummern zuweisen, um sie nach Ihren Bedürfnissen zu priorisieren.

Sie können jedoch auch Google- oder Excel-Tabellen verwenden; sie werden die Aufgabe ebenfalls erfüllen.

2. Erstellen eines Bewertungssystems

Ein Benotungssystem wird für die Einstufung der Kompetenz oder des Fähigkeitsniveaus von Benutzern verwendet.

Wenn Sie eine Liste von Fertigkeiten haben, müssen Sie definieren, wie Sie diese einstufen wollen. Für die IT-Branche könnten zum Beispiel Junior, Middle oder Senior Kompetenzstufen sein.

Bedenken Sie, dass die Einstufungssysteme für verschiedene Unternehmen und Branchen sowie für verschiedene Rollen und Abteilungen unterschiedlich sein können. Sie müssen bestimmen, was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert.

Bei Valamis verwenden wir zum Beispiel das folgende Einstufungssystem:

• Bewusstsein – eine Person hat ein grundlegendes Wissen und Verständnis für das Thema, hat aber die Fähigkeit noch nicht bei der Arbeit angewendet.
• Anfänger – eine Person hat die Fähigkeit angewandt, braucht aber möglicherweise noch Unterstützung.
• Profi – eine Person hat Erfahrung in der Anwendung der Fertigkeit und kann selbstständig arbeiten. Löst Probleme proaktiv. Kann jüngere Mitarbeiter anleiten und unterstützen, die ähnliche Aufgaben ausführen.
• Experte – eine Person hat viel Erfahrung in der Anwendung der Fertigkeit in der Praxis. Kann mit Kunden über das Thema kommunizieren und kann andere coachen. Verfolgt die Trends auf dem Gebiet und teilt sein Wissen mit Kollegen. Verfügt möglicherweise über eine offizielle Zertifizierung in der jeweiligen Fertigkeit.
• Führender Experte – eine Person, die das Gesamtbild versteht. Kann Details mit dem Kunden besprechen und den Kunden beraten. Teilt Wissen proaktiv, indem er z. B. Blogs schreibt oder auf Konferenzen oder in Dev Days präsentiert. Verfolgt das Feld und hält die Fähigkeit auf dem neuesten Stand.

Je nach Unternehmensgröße und -vielfalt können Sie mehrere Benotungssysteme für verschiedene Bereiche oder Abteilungen in Betracht ziehen.

3. Bewerten Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter

Dazu können Sie mehrere Techniken verwenden; jede hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Wir haben versucht, sie nach Geschwindigkeit und Genauigkeit zu ordnen.

• Selbstbeurteilung – ein Mitarbeiter bewertet jede Fähigkeit persönlich.
• Managerbewertung – der Manager bewertet die Fähigkeiten der Mitarbeiter.
• Team- oder Kundenbewertung – Sie können Team- oder Kundenfeedback sammeln und es zur Bewertung der Fähigkeiten der Mitarbeiter verwenden.
• Bewertung von Fähigkeiten – Mitarbeiter müssen Tests oder Quizfragen ausfüllen, um ihr Fähigkeitsniveau zu bestimmen.
• Zertifizierung – eine schnelle und genaue Methode, um bestimmte Fähigkeiten zu bewerten, aber nicht alle Mitarbeiter haben sie, noch können alle Fähigkeiten zertifiziert werden.

Für ein schnelles Ergebnis empfehlen wir Ihnen, mit der Selbsteinschätzung und den Zertifikaten zu beginnen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre eigenen Fähigkeiten anhand des Benotungssystems zu bewerten und ihre Zertifikate hinzuzufügen.

Wenn Sie eine genauere Bewertung benötigen, verwenden Sie die Kompetenzbewertung oder mehrere Methoden auf einmal.

Tipp: Fügen Sie Optionen hinzu, mit denen Mitarbeiter ihre bevorzugten Fähigkeiten oder Fähigkeiten, die sie verbessern möchten, auswählen können.

4. Daten visualisieren und Einblicke gewähren

Auch wenn dieser Teil optional sein kann, empfehlen wir dringend, die Daten zu visualisieren.

Dies wird Ihnen helfen, recht aufschlussreiche Informationen sofort zu entdecken.

Hier sind einige Ideen:

1. Berechnen Sie die Summe der Fertigkeitsgewichtungen

Die Kompetenzgewichtung ist ein numerischer Wert für jede Kompetenzstufe (z. B. Anfänger – 1, Profi – 2, Experte – 3, führender Experte – 4).

Wenn Sie diesen Parameter für jeden Mitarbeiter berechnet haben, können Sie die am besten qualifizierten Personen in der Abteilung oder für die Rolle bestimmen, Personen identifizieren, die möglicherweise eine Schulung benötigen oder befördert werden könnten, und viele andere Erkenntnisse gewinnen.

Auf dem Screenshot haben wir das Software-Entwicklungsteam gefiltert, so dass Sie sofort verschiedene Gruppen von Mitarbeitern bestimmen können: Teamleiter (die am besten qualifizierte Gruppe in der oberen rechten Ecke), mittlere und ältere Entwickler in der Mitte und mehrere Junior-Entwickler in der linken unteren Ecke.

Sie können dasselbe für eine bestimmte Fähigkeit oder ein bestimmtes Skillset tun, um den perfekten Kandidaten für eine Rolle zu finden und ein Team zu bilden.

2. Definieren Sie starke Bedrohungen durch Fähigkeitsverluste

Eine solche Visualisierung ist wirklich wertvoll für die Bestimmung von Fähigkeiten, die verloren gehen könnten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Normalerweise tritt ein solcher Fall ein, wenn Sie 1 oder nur wenige Mitarbeiter mit dieser Fähigkeit haben. Dies ist besonders wichtig, wenn diese Fähigkeit für die Abteilung wichtig ist.

In diesem Beispiel können Sie sehen, dass die Fähigkeiten in der Video- und Audioproduktion sowie in der Medienarbeit knapp sind. Diese Fähigkeiten sind für das Marketing sehr wichtig, so dass der Verlust von Mitarbeitern mit diesen Kenntnissen einige Zeit in Anspruch nehmen wird, um sich zu erholen. Es wäre daher gut, mehr Mitarbeiter in diesen Bereichen zu schulen, um damit umzugehen und auf eventuelle Abgänge vorbereitet zu sein.

Qualifikationsmatrix Vorlage

Wir haben eine einfache Qualifikationsmatrix-Vorlage vorbereitet, die Ihnen helfen kann, Ihre eigene Qualifikationsmatrix zu erstellen. Sie können sie so verwenden, wie sie ist, oder Ihre eigene auf der Grundlage des Beispiels erstellen. Machen Sie eine Kopie und experimentieren Sie damit.

Download Qualifikationsmatrix-Vorlage Google doc / Excel (.xlsx).