Wissensmanagement

Knowledge Management

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Was ist Wissensmanegement?

Wissensmanagement ist der bewusste Prozess des Definierens, Strukturierens, Bewahrens und Teilens des Wissens und der Erfahrung von Mitarbeitern innerhalb einer Organisation.

Das Hauptziel des Wissensmanagements besteht darin, die Effizienz einer Organisation zu verbessern und Wissen innerhalb des Unternehmens zu speichern.

Häufig bezieht es sich auf die Ausbildung und das Lernen in einer Organisation oder bei ihren Kunden. Es besteht aus einem Zyklus des Schaffens, Teilens, Strukturierens und Auditierens von Wissen, um die Wirksamkeit des kollektiven Wissens einer Organisation zu maximieren.

3 Hauptbereiche des Wissensmanagements

  1. Akkumulieren von Wissen
  2. Wissen speichern
  3. Wissen teilen

Ziel ist es, organisatorisches Lernen zu ermöglichen und eine Lernkultur zu schaffen, in der das Teilen von Wissen gefördert wird und in der diejenigen, die lernen wollen, sich zu verbessern, dies leicht tun können.

Wenn man über Wissensmanagement nachdenkt, ist es hilfreich, sich zu überlegen, welche Arten von Wissen es gibt und wie es möglich ist, dieses Wissen innerhalb einer Organisation zu teilen.

Stillschweigendes Wissen und explizites Wissen sind die beiden Haupttypen von Wissen, die unter die Definition von Wissensmanagement fallen.

  • Stillschweigendes Wissen ist intuitiver, weniger leicht zu verpacken und mit anderen zu teilen. Beispiele für stillschweigendes Wissen sind innovatives Denken und das Verstehen von Körpersprache.
  • Explizites Wissen sind Informationen, die leicht zu kodifizieren und zu vermitteln sind, z. B. wie man den Toner in einem Drucker wechselt und mathematische Gleichungen.

Erfolgreiches Wissensmanagement wird eine Organisation auf verschiedene Weise verbessern. Es stellt sicher, dass das Spezialwissen der Mitarbeiter nicht bei ihnen bleibt oder von anderen Mitarbeitern, die von diesem Wissen profitieren würden, ungenutzt bleibt.

Es ermöglicht ein besseres Situationsbewusstsein und öffnet die Türen für das Lernen von Best Practices, Lessons Learned und die allgemeine Verbesserung der Organisation.

Warum ist Wissensmanegement wichtig?

Wissensmanagement ist wichtig, weil es die Effizienz der Entscheidungsfähigkeit einer Organisation steigert.

Dadurch, dass sichergestellt wird, dass alle Mitarbeiter Zugang zum gesamten im Unternehmen vorhandenen Fachwissen haben, wird eine intelligentere Belegschaft aufgebaut, die besser in der Lage ist, schnelle und fundierte Entscheidungen zum Nutzen des Unternehmens zu treffen.

Innovationen lassen sich innerhalb der Organisation leichter fördern, Kunden profitieren vom verbesserten Zugang zu bewährten Verfahren und die Mitarbeiterfluktuation wird verringert.

Die Bedeutung des Wissensmanagements wächst von Jahr zu Jahr. Da der Wettbewerb auf dem Markt immer härter wird, ist eine der besten Möglichkeiten, der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein, eine intelligente und flexible Organisation aufzubauen. Sie möchten in der Lage sein, Probleme aus der Ferne zu erkennen und schnell auf neue Informationen und Innovationen zu reagieren.

Unternehmen beginnen den Wissensmanagementprozess aus vielen verschiedenen Gründen.

  1. Eine Fusion oder Übernahme könnte die Notwendigkeit der Kodifizierung von Wissen und die Ermutigung von Teams, ihr Fachwissen zu teilen, vorantreiben.
  2. Das bevorstehende Ausscheiden von Mitarbeitern in Schlüsselpositionen könnte zeigen, dass es notwendig ist, ihr Wissen zu erfassen.
  3. Eine bevorstehende Rekrutierungsoffensive zeigt, wie klug es ist, Wissensmanagement zur Unterstützung der Ausbildung neuer Mitarbeiter einzusetzen.

Vorteile des Wissensmanagements

  1. Effizienteres Arbeiten
  2. Schnellere, bessere Entscheidungsfindung
  3. Verstärkte Zusammenarbeit
  4. Aufbau von Organisationswissen
  5. Onboard- und Schulungsprozess wird optimiert
  6. Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung aufgrund der Wertschätzung von Wissen, Ausbildung und Innovation

Wissensmanagement ist ein wichtiges Instrument in jedem Unternehmen, das seinen Gewinn und seinen Marktanteil steigern will.

Knowledge Management-Beispiele und Best Practices

Je nachdem, was das Unternehmen braucht, wird sein Wissensmanagement anders aussehen.

Im Folgenden haben wir die gängigsten Arten des Wissensmanagements beispielhaft aufgeführt:

1. Tutoring & Schulung, Praxisgemeinschaften, Q&A und Ort der Expertise

Diese Beispiele beinhalten alle den Transfer von Wissen direkt vom Wissensträger.

Dies kann durch persönliche Betreuung, unternehmensweite Schulungssitzungen, Online-Chats und Gruppendiskussionen geschehen - oder durch eine Mischung aus diesen und anderen Möglichkeiten.

Damit die Lokalisierung von Fachwissen ein effektiver Aspekt eines Wissensmanagementsystems ist, muss eine durchsuchbare Matrix aufgebaut werden, die eine Dokumentation der Kompetenzen ermöglicht.

Pros:

  • Fragen können sofort beantwortet werden
  • Wenn das Material nicht verstanden wird, können Klarstellungen vorgenommen werden
  • Brainstorming-Sitzungen können erleichtert werden, wobei die kombinierte Kraft der Erfahrung und des Wissens der Gruppe ausgenutzt werden kann
  • Persönliches Lernen wird tendenziell besser in Erinnerung behalten

Cons:

  • Kann zeitaufwendig sein und die Aufgaben, die der Wissensträger zu erledigen versucht, in Mitleidenschaft ziehen
  • Der Aufbau und die Pflege eines Systems von Expertenstandorten kann zeitaufwändig sein
  • Kann schwierig zu dokumentieren und für die zukünftige Verwendung zu speichern sein
  • Sie können das Wissen verlieren, wenn der Wissensinhaber das Unternehmen verlässt.

2. Dokumentationen, Leitfäden, Richtlinien, FAQ und Tutorials

Diese schriftlichen Mitteilungen eignen sich hervorragend zum Speichern und Übertragen von Wissen.

Beim textbasierten Wissensmanagement ist ein System zur Speicherung, Kategorisierung und Navigation von Themen notwendig.

In vielen Fällen sind Metadaten dabei eine große Hilfe.

Pros:

  • Kann leicht archiviert und gespeichert werden
  • Einfach online teilen
  • Kann problemlos das Fachwissen mehrerer Personen in einem Paket kombinieren
  • Schnelle Navigation zu Lösungen, wenn gut organisiert

Cons:

  • Benötigt mehr Zeit zum Erstellen
  • Muss richtig organisiert sein, sonst wird das Wissen nicht auffindbar sein
  • Wissen muss aktuell gehalten werden

3. Foren, Intranets und Kollaborationsumgebungen

Diese Online-Ressourcen regen die Konversation an und bringen viele Wissensträger an den gleichen Ort.

Threads, Unterforen und Gruppen können nach Thema, Kenntnisstand oder einer beliebigen Anzahl anderer Klassifizierungen unterteilt werden.

Pros:

  • Zusammenarbeit treibt Innovation an
  • Viele Experten können an einem Ort zusammengebracht werden, unabhängig von ihrem globalen Standort
  • Erleichterung des Kontakts mit entfernten Teams fördert Teamarbeit und Wissenstransfer

Cons:

  • Kann eine chaotische, laute Umgebung sein
  • Das Wissen wird nicht aktiv überprüft, da es in die Diskussionen eingebracht wird
  • Das Durchsuchen vieler Nachrichten und Threads nach relevanten Antworten ist zeitaufwändig
  • Nachrichten und Threads werden möglicherweise nicht archiviert

4. Lern- und Entwicklungsumgebungen

Die Schaffung eines Umfelds, in dem Lernen als Vorteil angesehen wird, wird die Mitarbeiter dazu veranlassen, sich kontinuierlich weiterzubilden.

Wenn Sie sie dazu anregen, die Vorteile Ihrer Wissensmanagementsysteme zu nutzen, führt dies zu hochqualifizierten Mitarbeitern, die bereit sind, Führungsrollen in Ihrem Unternehmen zu übernehmen.

Damit dies geschehen kann, muss es eine strukturierte und zugängliche Lern- und Entwicklungstechnologie geben, die von den Mitarbeitern genutzt werden kann.

Pros:

  • Motivierte Mitarbeiter können sich nach Belieben entwickeln
  • Ausbildungswege können festgelegt werden
  • Die Struktur ermöglicht ein leichteres Auffinden von Themen

Cons:

  • Erfordert viel Aufwand für Aufbau und Wartung
  • Inhalte müssen erstellt und ständig aktualisiert werden

5. Case Studies

Diese vertiefenden Studien zu bestimmten Themen dienen als vollständige Leitfäden zu einem Thema.

Wenn man sich die ergriffenen Maßnahmen ansieht, können die Ergebnisse dieser Maßnahmen und die daraus gezogenen Lehren äußerst wertvoll sein und ermöglichen es, die gewonnenen Erkenntnisse vollständig zu dokumentieren und zu archivieren.

Pros:

  • Ermöglichen Sie eine vollständige Dokumentation und Archivierung der gelernten Lektionen
  • Leicht zu teilen
  • Effizient für die Kommunikation komplexer Informationen

Cons:

  • Viel Zeit und Geschicklichkeit für die Erstellung
  • Kann zu spezialisiert sein, um das Wissen auf breiter Basis anzuwenden

6. Webinare

Diese Online-Seminare können bei der weiten Verbreitung von Ideen in Teams, Niederlassungen oder im gesamten Unternehmen sehr hilfreich sein.

Pros:

  • Kann aufgezeichnet und wiederverwendet werden
  • Einfache Teilnahme für alle interessierten Mitarbeiter

Cons:

  • Nehmen Sie sich Zeit und Mühe, um zu planen, zu schreiben und zu liefern
  • Erfordert Organisation

Wissensmanagementprozess

Bei der Organisation des Wissensmanagements für eine Organisation gibt es einen vierstufigen Wissensmanagementprozess, dem man folgen kann.

1. Entdeckung

Wie wird das Wissen innerhalb der Organisation entdeckt werden?

In jeder Organisation gibt es mehrere Wissensquellen.

In diesem Prozessschritt werden die Wissensquellen identifiziert, aber auch, wo kritisches Wissen aufbewahrt wird, was aus diesem Wissen gelernt werden kann und ob es Bereiche gibt, in denen Wissen während des Prozesses verloren gehen kann.

Der Entdeckungsprozess wird durch ein solides Verständnis des Wissensflusses der Organisation unterstützt.

2. Erfassen

Wie wird neues und vorhandenes Wissen gespeichert?

Jede Organisation enthält eine riesige Menge an Wissen, und es muss bewusst gespeichert und organisiert werden.

Durch die Schaffung eines Systems, das abgebildet und kategorisiert ist, wird das Wissen leichter zugänglich und die Organisationsstruktur vergrößert.

Dies kann das Scannen von Dokumenten, die Verwendung von Metadaten und die Indexierung umfassen.

3. Prozess

Wie lässt sich dieses Wissen am besten synthetisieren und einbeziehen?

Dieser Schritt beinhaltet eine tiefgreifende Analyse des in den beiden vorangegangenen Schritten gesammelten Wissens.

Die Organisation muss das Wissen organisieren und bewerten, um zu sehen, wie es am besten in die Struktur der Organisation eingegliedert werden kann.

In diesem Schritt sollte eine Organisation einen Kulturwandel hin zum Wissensaustausch und zur Entwicklung der Mitarbeiter zu Innovatoren einleiten und fördern.

4. Teilen und profitieren

Wie können Einzelpersonen innerhalb der Organisation am besten auf dieses Wissen zugreifen?

Der Sinn des Wissensmanagements besteht darin, einen einfachen Zugang zu Wissen innerhalb der Organisation zu ermöglichen.

Der Aufbau eines funktionierenden Systems ist der erste Schritt, aber der Einzelne muss verstehen, wie dieses System zu benutzen ist.

Die Implementierung von Schulungsprogrammen kann dazu beitragen, das Verständnis von Wissensmanagementsystemen zu verbessern.

Sobald das System eingesetzt wird, profitiert das Unternehmen von einer höheren Effizienz, einer besseren Entscheidungsfindung und innovativeren Mitarbeitern.

Wissensmanagements Framework

  • Menschen - Wissensmanagement muss innerhalb des Unternehmens Priorität haben, und ein Ethos des Wissensaustauschs muss in die DNS des Unternehmens eingebaut und mit Anreizen versehen werden.
  • Prozess - Es muss ein klares System für alle Schritte des Wissensmanagements geben, das aber auch Raum für Innovationen lässt.
  • Technologie - Technologie unterstützt das Wissensmanagement, indem sie es ermöglicht, Wissen innerhalb von Wissensmanagementsystemen zu suchen, zu finden und darauf zuzugreifen. Technologie ermöglicht es den Menschen auch, besser zu kommunizieren.
  • Leitung - Die Leitung der Organisation muss dem Wissensaustausch Priorität einräumen und ihn belohnen. Ohne diesen Schritt wird die Einführung von Wissensmanagementsystemen ein Kampf sein.

Organisationen, die die Vorteile des Wissensmanagements voll ausschöpfen, sind besser in der Lage, schnell auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren, ihren Kunden bessere Dienstleistungen anzubieten und ihre Innovationskraft und Effizienz zu steigern.

Was sind Knowledge Management-Systeme?

Wissensmanagementsysteme sind IT-Lösungen, die es ermöglichen, die im Unternehmen gespeicherten Informationen zu speichern und abzurufen, was eine bessere Zusammenarbeit und eine effizientere Problemlösung ermöglicht.

Je nachdem, was Ihr Unternehmen benötigt, werden sie unterschiedliche Merkmale aufweisen.

Beispiele für Wissensmanagementsysteme sind:

  • Feedback-Datenbank - Alle an einem Produkt Beteiligten, von Designern über Verkäufer bis hin zu Kunden, haben die Möglichkeit, ihr Feedback an das Unternehmen weiterzugeben. Alle Beteiligten haben Zugriff auf das Feedback und können so schnell und informationsgefüllt wichtige Änderungen vornehmen.
  • Forschungsdateien - Bei der Entwicklung von Projekten und Ideen führt ein Unternehmen Markt- und Verbraucherforschung durch, um herauszufinden, was benötigt wird, welche Nischen auf dem Markt noch zu besetzen sind und welche Trends prognostiziert werden können. Die Dateien werden dann innerhalb der Organisation gemeinsam genutzt, damit alle Abteilungen von der durchgeführten Forschung profitieren können.
  • Gemeinsam genutzte Projektdateien - Dieses System ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit und Teamarbeit, insbesondere über Entfernungen hinweg.