Digitale Plattformen beim Einstellungsprozess

Jede Organisation, die neues Personal rekrutiert, weiß, dass die Einstellung ein kostenintensiver Vorgang ist, der manchmal Tausende von Euros kostet. Organisationen verbringen häufig viel Zeit damit, den richtigen Kandidaten zu finden und auszuwählen und geben viel Geld dafür aus. Viel zu häufig jedoch wird der Einstellungsvorgang als „erledigt" angesehen, sobald der Papierkram erledigt ist und ein Eintrittstermin vereinbart wurde, wodurch der neue Mitarbeiter bei der Entdeckung der Geheimnisse seines neuen Jobs allein gelassen wird.

Nutzen einer digitalen Lernumgebung

Ein Drittel der neuen Angestellten in Amerika beginnt die Suche nach einem neuen Job innerhalb der ersten sechs Monate ihres neuen Arbeitsvertrages. Unter den Angehörigen der Jahrtausendgeneration ist dieser Anteil sogar noch höher, und der Suchvorgang beginnt noch früher (Docebo 2016; Onboarding at the Speed of Growth). Soweit ich weiß, ist die entsprechende Zahl in Finnland noch nicht so hoch, aber die Tatsache, dass ein so hoher Grad an Unzufriedenheit mit dem Job so früh nach Vertragsabschluss entsteht, zeigt die Bedeutung des Einarbeitungsprozesses und des Vertraut-Machens neuer Mitarbeiter mit der neuen Umgebung. Je schneller der oder die neue Angestellte mit der Organisationkultur vertraut wird, desto besser. Und wenn die Arbeit dann beginnt, werden diese Prozesse noch stärker betont.

In jedem Falle erfordert die beste Art und Weise, um Mitarbeiter einzuarbeiten, eine Menge Planung. Während Mitarbeiter nicht allein gelassen werden sollten, ist auch zu viel Händchen halten nicht gut. Mitarbeiter sollten ausreichend Informationen erhalten, um sich selbst in die Lage zu versetzen, weiter zu machen, ohne in einer Flut von Informationen zu ertrinken. Darüber hinaus sollten neue Angestellte Tools erhalten, mit denen sie selbstständig Lösungen finden und sich im eigenen Tempo entwickeln können - wodurch eine aktive Aufnahme der Inhalte gefördert wird. Wie soll man also ein Gleichgewicht finden zwischen nicht genügend und zu viel Information?

Damit ihr Einstellungsvorgang erfolgreich sein kann, sollte es sich dabei um eine gesunde Mischung aus Schulung, Leistungsmanagement, Mentoring, Coaching, Zielabsprachen und Kennenlernen der Menschen, Prozesse und Kulturen an ihrem Arbeitsplatz handeln. Wir sollten uns von den Einstellungsworkshops verabschieden, bei denen Informationen über neuen Angestellten ausgeschüttet werden, und nach denen von ihnen erwartet wird, dass sie alles wissen und mit voller Leistung arbeiten können. Bei Arcusys verwenden wir eine digitale Lernumgebung bei der Einarbeitung (oder präziser ausgedrückt, unser Arcusys-Intro). In der Umgebung kann man genügend Informationen finden, um sich vom ersten Tag an mit Arcusys vertraut zu machen. Und eine spezielle Funktion in der Umgebung ermöglicht es Arcusys außerdem, Bewerbern bereits während der Bewerbungsphase Zugang zu einem Teil dieses Materials zu gewähren.

Unsere Lernumgebung wird überwiegend zu Trainingszwecken verwendet, jedoch finden neue Mitarbeiter dort auch umfangreiches Material zur Geschichte und Zukunft von Arcusys. Unsere Lernumgebung ermöglicht es den Menschen auch, ArcuTasks zu absolvieren, beispielsweise Aufgaben anhand von gegebenen Hinweisen, während sie gleichzeitig unsere Menschen, Kultur, und Organisation kennenlernen. Darüber hinaus kostete früher die Einführung aller Mitglieder in die Tools und Programme, die wir im Unternehmen nutzen, sehr viel Zeit. Daher haben wir beschlossen, auch diesen Teil des Einarbeitungsprozesses zu digitalisieren.

Mitarbeiter in einer Schlüsselrolle

Vor der Digitalisierung spielten Mitarbeiter die einfache Rolle eines Informationsempfängers, häufig genug eines eingeschüchterten. Bei Arcusys geben wir Neuankömmlingen die Kontrolle über ihre Einarbeitungsentwicklung, in denen wir Ihnen erlauben, ihre eigene Geschwindigkeit für die Informationsverarbeitung zu wählen. Wir verringern darüber hinaus den Druck bei neuen Mitgliedern durch Fördern sozialer Tätigkeiten wie einer persönlichen Einladung des CEO zu einem Einstellungslunch, der Erledigung von kommunikationsbezogenen Aufgaben und durch Teilen konstruktiver Kritik mit anderen. Wir sind fest davon überzeugt dass dies neuen Mitarbeitern dabei hilft, in unserem Unternehmen viel schneller als früher eine Schlüsselrolle einzunehmen.

Falls Sie denken, dass es hier nur um Digitalisierung geht, so möchte ich darauf hinweisen, dass wir noch nicht alles digitalisiert haben. Wir wissen, dass die Menschen unersetzlich sind, egal wie perfekt die Digitalisierung wird. Daher wird jedem neuen Mitarbeiter als Teil der Arcusys-Intro ein Arcusys-Freund zugewiesen, dessen spezielle Aufgabe es ist, dem neuen Mitarbeiter als Tutor zur Verfügung zu stehen. Wir haben auch die Rolle der Vorgesetzten als sich kümmernde Coaches gestärkt, die an der Erstellung von Lernzielen für und mit den neuen Mitarbeitern beteiligt sind.

Darüber hinaus haben wir kleine Geschenke in den Einarbeitungsprozess eingebunden. Der Zweck der Geschenke ist es, den neuen Mitarbeitern klarzumachen, dass sie uns wirklich wichtig sind. Mit der Digitalisierung haben wir uns das Ziel gesetzt, alle Prozesse zu digitalisieren oder zu entfernen, bei denen durch direkte Kommunikation kein Mehrwert entsteht. Stattdessen werden die über digitale Lernumgebungen aufgenommenen Informationen verarbeitet, wenn sich die Mitarbeiter treffen. Das ist der Punkt, an dem das Verständnis und die Annahmen zu der aufgenommenen Information ihre Form verändern bzw. sich vertiefen.

Zuhören und Entwickeln

Neue Mitarbeiter sehen Organisationen und deren Funktionsweise mit neuen Augen, und davon möchten wir profitieren. Während des Einstellungstrainings und im ersten Beschäftigungsjahr werden Arcusianer darum gebeten, das Unternehmen dadurch zu bewerten, dass sie ArcuTasks absolvieren und online Fragebögen beantworten. Durch Ermutigung zum Feedback und durch Zuhören sind wir in der Lage gewesen, die am höchsten qualifizierten Fachleute für einen viel längeren Zeitraum bei uns zu behalten, und das mit einem Lächeln auf deren Gesicht!

P.S. Falls Sie sich fragen, welche digitale E-Learning-Software wir verwenden, das ist natürlich Valamis!

Erstellt von

Maria Vihtkari
CHRO Chief Human Resource Officer
+358 44 525 0932
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