• 13. joulukuuta, 2017

Ensimmäiset kuukauteni Valamiksella

On haastavaa muuttaa uuteen kaupunkiin tai aloittaa uudessa työpaikassa. Molempien tekeminen samaan aikaan ei kuitenkaan ole niin haastavaa kuin voisi luulla, jos yrityksen perehdytysprosessi on tehokas. Tämä on ensimmäinen kerta, kun olen saanut kokeilla digitaalista perehdytysratkaisua. Aiemmissa työpaikoissani perehdytys on ollut perinteistä: esimies on antanut minulle tunnukset tarvittaviin järjestelmiin ja kouluttanut minua luennoimalla tärkeistä asioista. Perehdytyksen jälkeen on tuntunut aina siltä, että osa tiedoista on mennyt ohi tai jäänyt kokonaan saamatta.

Muutin Kalifornian San Diegosta Bostoniin Massachusettsin osavaltioon elokuussa 2017. Olen työskennellyt monenkokoisissa organisaatioissa, joissa olen saanut kokemusta erilaisista rakenteista, toiminta-ajatuksista, toimipaikoista, työtehtävistä ja toimialoista. Ben Horowitziä lainatakseni (Ben Horowitz on kuuluisa sijoittaja, jonka sijoituskohteita ovat olleet muun muassa Facebook, Groupon, Airbnb, GitHub, Lyft, Medium, Pinterest, Skype, Slack ja Twitter) olen työskennellyt niin rauhan- kuin sodanaikaisten toimitusjohtajien alaisuudessa. Horowitz määritteli osuvasti hyvän ja huonon organisaation välisen eron kirjassaan The Hard Things About Hard Things: Building A Business When There Are No Easy Answers.

*Blogi on alun perin kirjoitettu kun yrityksen nimi oli Arcusys.

Kuukauden kuluessa selviää, oletko hyvässä vai huonossa organisaatiossa

Horowitz kirjoittaa:

"Hyvässä organisaatiossa ihmiset voivat keskittyä omaan työhönsä ja luottaa siihen, että jos he saavat työnsä tehtyä, siitä seuraa hyviä asioita sekä yritykselle että heille itselleen. Sellaisessa organisaatiossa on ilo työskennellä. Kaikki voivat lähteä aamulla töihin varmoina siitä, että heidän tekemänsä työ on tehokasta, tuloksellista ja merkityksellistä sekä organisaatiolle että heille itselleen. Tällaiset asiat tekevät työstä sekä motivoivaa että tyydyttävää."
"Huonossa organisaatiossa ihmiset taas tuhlaavat liikaa aikaa valtataisteluihin sekä organisaatiorajojen ja toimimattomien prosessien kanssa painiskeluun. He eivät itsekään täysin ymmärrä, mikä heidän työnsä on, joten he eivät voi tietää, tulevatko työt valmiiksi vai eivät. Jos joku tekeekin naurettavan pitkiä työpäiviä ja saa työt tehtyä, hänellä ei silti ole mitään käsitystä siitä, mitä se tarkoittaa yritykselle tai hänen uralleen. Vielä pahemmaksi tilanteen tekee se, että kun tällainen työntekijä vihdoin kerää rohkeutensa ja kertoo esimiehelleen hankalasta tilanteestaan, esimies ohittaa koko asian kieltämällä ongelman olemassaolon ja puolustamalla asioiden nykytilaa."

Jo yhden yrityksessä vietetyn kuukauden jälkeen on perehdytysprosessin perusteella helppo nähdä, onko organisaatio hyvä vai huono.

Perehdytys alkaa haastattelusta

Perehdytys alkaa jo haastatteluprosessista, jossa asetetaan realistisia odotuksia. Oman haastatteluprosessini aikana Valamiksen tiimi määritteli, millainen kansainvälinen digitaalinen työpaikkani olisi. Työskentelisin Yhdysvalloissa pienessä toimistossa, josta käsin pitäisin yhteyttä eri puolille Eurooppaa sijoittautuneen markkinointitiimin sekä Valamiksen pääkonttorilla Suomessa työskentelevän markkinointipäällikön kanssa.

Ensimmäinen viikkoni Valamiksella

Toisin kuin San Diegon aikoina, en juuttunut ensimmäisenä aamuna liikenneruuhkaan. Sen sijaan kuuntelin työnmatkallani podcastia eteenpäin kiitävässä metrossa ja pidin pysäkkejä silmällä. Kävelin Valamiksen rakennukseen ja sisään toimistoon. Siellä tapasin Mika Kuikan, joka on yksi Valamiksen perustajista ja johtaa Valamiksen Yhdysvaltain toimintoja. Hän esitteli minulle rakennusta, mutta sen sijaan, että olisi hukuttanut minut tietoon ja palavereihin, hän antoi minulle kannettavan tietokoneen ja tunnukset Valamis-oppimisympäristöön, joka on Valamiksen ydintuote.

ValamisTask-tehtävät

Kirjauduin Valamis-oppimisympäristöön, jossa minua odotti täysin ainutlaatuinen perehdytyskokemus. Valamis on samaan aikaan sekä sosiaalinen verkosto, verkkopohjainen oppimisympäristö että vaatimustenmukaisuuskoulutuksiin sopiva ohjelma. Koko ympäristö sekä siihen sisältyvät tehtävät ja saamani tiedot oli mukautettu sopimaan minun rooliini ja työsuhteeni vaiheeseen. Uutena työntekijänä sain ValamisTasks-tehtäviä, joita sain tehdä omaan tahtiini missä ja milloin vain halusin.

Valamis on oppimisympäristö, jossa voidaan toteuttaa myös uusia ominaisuuksia asiakkaiden pyyntöjen ja ehdotusten mukaan. Olen ollut Valamiksella vasta lyhyen ajan, mutta olen jo nähnyt Valamis-oppimisympäristöstä julkaistun uuden version, jossa on ensimmäistä kertaa mukana ValBo-niminen chatbot. ValBo nopeuttaa käyttäjien pääsyä tietoon, sillä sen avulla kullekin oppijalle tärkeät kurssit ja muut tiedot löytyvät helpommin.

Yksi minulle annetuista tehtävistä oli kirjautuminen yrityksemme Slack-ryhmään. Slack on viestintäsovellus, jonka avulla voin viestiä ulkomailla olevien tiimini jäsenten kanssa ja lähetellä Mikalle gif-kuvia Hodorista toimiston toiselle puolelle. Markkinointitiimimme Slack-ryhmässä tutustuin eri puolilla maailmaa oleviin tiimini jäseniin, ja esimieheni antoi minulle tarkat tavoitteet ja vastuualueet Valamiksella. Ymmärrän, miten vastuualueideni hoitaminen tai laiminlyöminen voi vaikuttaa yritykseen, ja selkeän tarkoituksen määrittäminen organisaatiossa onkin yksi tärkeä osa työntekijän sitouttamista. Kun sain sisäistää asioita Valamis-oppimisympäristössä omaan tahtiini, aloin luottaa itseeni työpaikalla enemmän – ja nopeammin. Minun ei tarvinnut kysellä, missä salasanat ovat, mitä järjestelmiä käytämme ja mihin tarkoitukseen tai mitä projekteja minun on priorisoitava, sillä minulla oli kaikki tarvittava tieto kerättynä yhteen paikkaan. Koska kysyttävää oli vähemmän, minulle jäi enemmän aikaa keksiä uusia ideoita. Yksi niistä liittyi tähän blogiin.

Toinen tärkeä osa työntekijöiden sitouttamista on ideoinnin ja luovuuden tukeminen ja inspiroiminen.  Valamis tukee luovuutta useilla epäbyrokraattisilla tavoilla, kuten yhteisöllisellä Trello-taululla, jossa voi julkaista Valamista koskevia uusia tuoteominaisuusideoita, sekä erilaisilla Slack-ryhmillä ja kehitystyöpajoilla. Lyndassa Chief Learning Officerina työskentelevä Britt Andreatta on kirjoittanut LinkedInissä julkaistun oppaan Creating a Culture of Learning in 6 Steps, jonka mukaan luovuuden ja innovoinnin lisääminen parantaa tiimien ja niiden jäsenten menestystä. Haavoittuvuuteen ja häpeään liittyvien tutkimusten perusteella riskien ottaminen luo arvokkaan mahdollisuuden ottaa oppia epäonnistumisista.

Perehdytys on jatkuva prosessi

Työnantajien tulisi ruokkia työntekijöiden luovuutta, mutta toisaalta myös rohkaista jatkuvaan kehittymiseen. Motivoimalla työntekijöitä ylläpitämään henkilökohtaista ja ammatillista kehittymistä rakennetaan työvoimaa, joka pystyy omaksumaan organisaatiota vahvistavia ja tuottavuutta lisääviä taitoja. Valamis-oppimisympäristössä on useita kursseja, joita voin suorittaa milloin tahansa – halutessani vaikka kotimatkalla metrossa.

Joustavuutta perehdytykseen

Lopuksi haluan vielä kertoa, miten keskeistä joustavuus on perehdytysprosessissa. On toki tärkeää saada oppia joustavasti itselleen sopivana aikana, mutta on tärkeää myös saada levätä tarvittaessa. Uupuminen on erittäin todennäköistä, jos ihminen ei saa sairastuttuaan toipua rauhassa, jotta pystyisi palaamaan töihin täynnä uutta intoa. Valamiksen henkilöstöosasto on rakentanut moitteettoman työkulttuurin, jossa painotetaan vahvasti työntekijöiden sosiaalista, fyysistä ja psyykkistä hyvinvointia. Valamiksen henkilöstöjohtaja Maria Vihtkari on toteuttanut työkulttuurin, jossa otetaan nämä kolme hyvinvoinnin osa-aluetta huomioon. Vihtkarin sanoin: "Kun työntekijällä on sosiaalisesti, fyysisesti ja psyykkisesti hyvä olla, hän saa aikaan parempia tuloksia, ja samalla myös Valamiksen tulokset paranevat. Selkeät tavoitteet ja viestintä yhdistettynä myötätuntoon parantavat työntekijöiden hyvinvointia."

Ensimmäisen kuukauteni aikana näin sisäisen tutkimuksen tulokset, jotka koskivat työntekijöiden toipumisnopeutta ja siihen liittyviä parannusehdotuksia. Itse kuitenkin ymmärsin joustavuuden tärkeyden vasta, kun heräsin eräänä aamuna sairaana. Kerroin työkavereilleni sairastumisestani lähinnä siksi, että he ymmärtäisivät, miksi ajatukseni ei välttämättä kulje kovin hyvin Skype-palaverissamme. Aiemmissa työpaikoissani olen mennyt töihin sairaana, koska olen pelännyt. Tällä kerralla kuitenkin sain heti esimiehiltäni empaattisia vastauksia, ja minulle vakuutettiin, että on ihan hyväksyttävää levätä. Suljin siis tietokoneeni ja nukuin koko päivän, ja seuraavana päivänä palasin työhön täysin toimintakuntoisena. Joustavan lähestymistavan ansiosta sain toipua rauhassa, mutta se myös lujitti henkistä sitoutumistani uuteen työpaikkaani. Parhaissa tiimeissä jäsenet ovat henkisesti sitoutuneita sekä omaan tarkoitukseensa tiimissä että itse tiimiin.

Ben Horowitzin sanoissa on perää:
"Kaikki voivat lähteä aamulla töihin varmoina siitä, että heidän tekemänsä työ on tehokasta, tuloksellista ja merkityksellistä sekä organisaatiolle että heille itselleen."

Katy Roby
Markkinointiassistentti