• 23. toukokuuta, 2019

Oppimisympäristö linjaan yritysstrategian kanssa

Työntekijöiden osaaminen on yritykselle aina vain tärkeämpää. Miten varmistat, että työntekijät oppivat yrityksen kannalta oikeita asioita?

Ei ole suuren suuri yllätys, että avainosaamisen saatavuus on yrityksille entistä tärkeämpää. PwC:n tuoreimmassa Annual Global CEO Survey -kyselyssä suuryritysten toimitusjohtajat pitivät osaamisvajetta yrityksen kolmanneksi vakavimpana uhkakuvana, kun vuotta aiemmin se oli vasta viidennellä sijalla.

Se, mitä nämä kriittisimmät taidot ovat, ja kuinka niiden saatavuus turvataan jatkossakin, on sitten monimutkaisempi pohdiskelu. Katsotaanpa!

Mittarit paljastavat pullonkaulat…

Yrityksen strategia määrittelee, miten yritys pyrkii kohti tavoitteitaan. Ja koska tietopääomalla on aina vain suurempi merkitys siirryttäessä teollisesta jälkiteolliseen yhteiskuntaan, koulutuksen ja oppimisen yrityksissä olisi syytä olla linjassa yrityksen strategian kanssa.

Esimerkiksi myynnin tai asiakastyytyväisyyden kasvattaminen ovat usein strategisia fokusalueita. Järkevästi toimiva yritys seuraa näiden tavoitteiden toteutumista erilaisilla mittareilla.

Jos yhtenä konkreettisena tavoitteena on vaikkapa toteutuneiden kauppojen määrän kasvattaminen, mutta mittarit kertoisivat päinvastaista, seuraava askel olisi luonnollisesti selvittää, mistä huono suoritus johtuu.

Pullonkaula voi löytyä joko käytössä olevista prosesseista, teknologioista – tai ihmisistä.

   Jos tilastot paljastaisivat, että myyjät tekevät asiakaskäyntejä ahkerasti, mutta käynnit konvertoituvat kaupoiksi köykäisesti, pulmaa voitaisiin lähteä ratkomaan myyjien toiminnasta. Kyse on silloin ehkä osaamiseen liittyvästä ongelmasta.

Tilannetta voi lähestyä selvittämällä ensin operatiivisten järjestelmien myyntidatasta, ketkä ovat parhaita myyjiä. Kun nämä tähtimyyjät ovat tiedossa, voidaan lähteä analysoimaan heidän toimintaansa. Mikä tekee heistä huippumyyjiä?

…ja analytiikka auttaa

Asianmukaisessa oppimisympäristössä on mahdollista sisältöanalytiikan avulla selvittää, löytyykö tähtimyyjien oppimistavoista yhteneväisyyksiä.

Voidaan tarkastella vaikkapa sitä, millaisia sisältöjä he ovat etsineet, ja lukevatko he niitä nopeasti silmäillen vai pitkään ja hartaasti. Entäpä koska tämä tapahtuu: päivittäin työn lomassa vai kerran kuussa – tai ”kun joku käskee”? Tutkailtavaksi voidaan ottaa myös näiden huippuosaajien tapa kollaboroida työyhteisön kanssa. Miten aktiivisesti he keskustelevat työpaikan sisäisillä kanavilla ja toisaalta ulkoisilla foorumeilla – mistä he ylipäänsä hankkivat tietoa?

Kaikkea tätä voidaan analysoida ja yrittää ymmärtää, mistä oppiminen koostuu. Jos huomaamme yhteisiä piirteitä parhaiden myyjien oppimistavoissa, näitä käytäntöjä kannattaa ryhtyä aktiivisesti tarjoamaan ja suosittelemaan kaikille myyjille. Näin koko myyjäjoukkoa voidaan auttaa kasvamaan tähtiyksilöiden tasolle kohdennetun koulutuksen avulla.

Voidaan tutkailla myös, onko jotain, mitä parhaat suorittajat eivät ole tehneet.  Jos on olemassa nimenomaan myyjille suunniteltu oppimissisältö, jota huiput eivät ole kuitenkaan katsoneet, tämä oppimisresurssi ei varmaankaan tue yrityksen strategiaa. Se on siten tarpeeton tai ainakin kaipaa kipeästi muutosta.

Oppimisalustan analytiikka siis voi paljastaa mahdolliset oppimisen suunnittelussa tapahtuneet virheet. Joku on aikoinaan hyvää tarkoittaen ajatellut, että tästä tietystä sisällöstä voisi olla myyjille hyötyä. Mutta käytäntö on osoittanut tilanteen toiseksi, minkä analytiikka siis nyt voi tuoda päivänvaloon. Ja kun asia on tiedossa, voidaan tehdä korjaavia toimenpiteitä.

Oppimissisältöjen käyttötilastoja kannattaa tarkastella laajemminkin kuin vain huippujen osalta. Jos oppimisympäristön tarjoama statistiikka paljastaa, että tiettyjä resursseja on käytetty hyvin vähän tai ei lainkaan, nämä sisällöt eivät auta yritystä sen matkalla tavoitteisiinsa. Voitaisiinko näitä sisältöjä nostaa korostetusti tarjolle tai kohdentaa tietyille henkilöille? Ja jos ne eivät siltikään kiinnosta, ne voivat olla jo arkistointikypsää, vanhentunutta asiaa.

Sisällöt reilaan

Asianmukaisessa oppimisympäristössä voidaan myös selvittää, mitä oppijat järjestelmästä hakevat – ja löytävätkö he etsimänsä? Jos havaitaan suosittu – ja yritysstrategian toteutumisen kannalta oleellinen – hakutermi, jolla hakijat eivät kuitenkaan ole löytäneet mitään, pullonkaula paljastuu ja oppimistarjontaa voidaan tältä osin lisätä.

Sitäkin kannattaa selvittää, miten sisältöjä tarkastellaan. Käyttötilastot voivat paljastaa resurssit, joita kyllä aletaan katsoa usein mutta joiden käyttäminen jää kesken. Mitä niissä sisällöissä on vialla ja kuinka tämä korjataan?

Oppimissisältöjä täytyy aktiivisesti hoitaa ja päivittää, että ne pysyisivät ajan tasalla. Tämän päivän huippusisältö ei todennäköisesti ole ajan hermolla viiden vuoden kuluttua. Analytiikan avulla voidaan seurata, milloin käyttäjäaktiivisuus lähtee hiljenemään tai sisällön saamat käyttäjäarviot huononemaan.

Huipputyöntekijöiden tarkastelua voi laajentaa myös taustatekijöihin, kunhan niitä vain on oppimisalustaan kirjattu. Voidaan selvittää, yhdistääkö parhaita myyjiä kenties jokin tietty taustakoulutus tai muu ominaisuus.

Mahdollisuudesta tarkastella työntekijöiden osaamista on hyötyä myös tilanteessa, jossa tiimille kokonaisuutena on määritelty tietty osaamisprofiili. Puuttuuko jotain tarvittavaa osaamista – ja kenellä sitä olisi? Jos sitä ei löydy organisaatiosta lainkaan, sitä on kehitettävä joko kouluttamalla tai rekrytoimalla.

Vaikka asianmukaisen oppimisalustan analytiikka siis mahdollistaa monenlaiset tarkastelut, yrityksen strategia pitäisi pitää aina mielessä. Työstetään siis oikeita kipupisteitä eikä lillukanvarsia; seikkoja, jotka ovat yrityksen menestymisen kannalta pienempiarvoisia.

Tehoa tekemiseen

Toiminnan tehostamisesta on hyötyä kaikille yrityksille, olivatpa strategiset painopistealueet sitten mitä tahansa. Aika on edelleenkin rahaa, myös oppimisessa. Pitkäkestoisille kursseille osallistuminen tai monisatasivuisen manuaalin läpi kahlaaminen voi olla kehnoa ajankäyttöä, etenkin jos etsinnässä on vain sangen kompakti täsmätieto, kuten käytännössä usein tilanne onkin.

Nykyaikainen oppimisympäristö voi auttaa tässäkin. Sen koneoppimista hyödyntävä luonnollisen kielen prosessointimalli pystyy indeksoimaan myös videosisällöt niin, että kognitiivinen hakutoiminto voi vastata oppijan kysymykseen osoittamalla pitkältäkin videolta suoraan sen kohdan, joka käsittelee asiaa. Näin säästyy aikaa.

Varsinkin nopeasti muuttuvassa asiantuntijatyössä oppiminen on muuttumassa entistä dynaamisemmaksi. Tiedon tarve voi tulla nopeasti, eikä välttämättä ole kyse erityisen laajasta kokonaisuudesta. Ennalta sovittu, kaikille yhteinen koulutussuunnitelma sopii yhä harvemman työn rooliin.

Vastaavasti tarve opintopolun tyyppiselle, hieman löyhemmälle koulutuskokonaisuudelle on ilmeinen. Se voi koostua joukosta resursseja, joita tietyssä roolissa toimiva työntekijä voi suorittaa sen mukaan, millaista osaamista tai tietämystä häneltä vielä puuttuu. LXP-tyyppinen oppimisympäristö tukee luonnostaan tällaista joustavaa, muuttuvista osaamistavoitteista koostuvaa koulutuspolkua.

Tulevaisuuden ennustamisen helppoudesta

Sisältöjen dynaamista luonnetta korostaa osaltaan se, että oppijan rooli yrityksessä voi viiden vuoden kuluttua olla erilainen. Ihmiset siirtyvät monesti ajan myötä haastavampiin tehtäviin, joissa tarvitaan erilaisia taitoja kuin nyt. Esimerkiksi esimiesasemaan siirtyvä tarvitsee mitä todennäköisimmin johtamiskoulutusta. On siis hyvä, jos työntekijöitä voidaan valmentaa ja kasvattaa tuleviin rooleihinsa mahdollisimman hyvissä ajoin.

Tämä työntekijän kasvupolku tulisi huomioida myös oppimisessa. Ajan tasalla olevassa oppimisympäristössä opintopolut on määritelty työroolin mukaan. Niinpä koulutuksessa kannattaa priorisoida niitä oppimisresursseja, joita suositellaan henkilön sekä nykyiseen että tulevaisuuden rooliin. Vastaavasti ne sisällöt, joita tulevassa roolissa ei enää tarvita, kannattaa priorisoida viimeisiksi.

Realiteetit pitää toki tunnustaa. Tänään on vaikea sanoa, mitkä tarkalleen ottaen ovat ne skillsetit, joita työelämä ja sen eri roolit viiden vuoden päästä edellyttävät. Tulevia fokusalueita ei myöskään välttämättä ratkaista pelkällä oppimisella. Joskin esimerkiksi teknologioiden muuttuessa tarvitaan myös niiden käyttöön opastavaa koulutusta.

Hyvä kasvupolku tulevaisuuteen on selvittää analytiikan avulla, mitä yrityksen kannalta parhaat työntekijät tekevät eri tavalla kuin muut, ja viedä näitä oppeja sitten kaikkien saataville.

Asiantuntija

Samu Kuosmanen
Business Transformation Lead, Head of RPA & Analytics
Samulla on yli 10 vuotta kokemusta digitalisaatio-projektien johtamisesta suurille kansainvälisille organisaatioille. Hänen erikoisalaansa ovat yrityksen syorituskyvyn johtaminen (EPM), analytiikka ja ohjelmistorobotiikka (RPA).