Siirtyminen LMS:stä LXP:hen – onnistuneen migraation avaimet

Organisaatiosi oppimisesta ja kehittämisestä vastaava tiimi havahtuu huomaamaan, ettei se voi enää jatkaa samaan malliin. Vanha LMS (Learning Management System) ei vastaa tarkoitustaan. Organisaatiosi kaipaa oppimisen tehostamista. Olet kuullut LXP:stä (Learning Experience Platform) ja tiedät, että sellainen voisi vastata yrityksesi tarpeisiin. Ennen suin päin muutokseen heittäytymistä kannattaa kuitenkin esittää itselleen yksi kysymys: miksi?

Miksi vaihtaa perinteisestä LMS:stä uuteen LXP:hen?

Miksi nykyinen LMS ei enää riitä ja miksi jokin muu oppimisympäristö sopisi käyttäjillesi paremmin? Mitä haluat tehdä eri tavalla kuin ennen?

Valittavatko käyttäjät jatkuvasti huonosta käyttäjäkokemuksesta?

Käytetäänkö nykyistä LMS:ää vain vaatimustenmukaisuuskoulutuksiin eikä koskaan mihinkään kiinnostavampaan?

Eikö nykyinen järjestelmä anna näkyvyyttä käyttäjien tekemisiin tai heidän tarpeisiin?

Onko oppimissisältö heikkoa mutta hyvän sisällön tuottaminen kallista?

Ehkä nykyinen LMS:säsi ei tue itseohjautuvaa oppimista, anna keinoälyyn pohjautuvia suosituksia, hyödynnä käyttäjien luomaa sisältöä tai anna jakaa ja suositella sisältöä muille? Ehkä siitä puuttuu monia ominaisuuksia, jotka olisivat oppimisen ja organisaatiosi tavoitteiden kannalta ratkaisevan tärkeitä?

LXP:t ovat täällä

Monista edellä mainituista syistä oppimisratkaisujen markkinoille on tullut uuden sukupolven järjestelmiä, jotka tunnetaan lyhenteellä LXP tai LEP (Learning Experience Platform).

LXP:n keskeinen etu on erinomainen käyttäjäkokemus:

• vahva painotus oppimisen personoinnissa
• mahdollisuus hyödyntää oppimissisällöissä monia eri lähteitä, kuten ulkoisten sisällöntuottajien ja käyttäjien luomaa sisältöä
• kattavat analytiikkatoiminnot, joilla voidaan seurata mitä tapahtuu nyt ja ennakoida tulevaa
• usein mahdollisuus hyödyntää keinoälytoimintoja, kuten chatbotteja
• sisällön syväanalyysi ja keinoälyavusteiset oppimissisältöjen suositukset oppijoille
• arkioppimista edistävät työkalut, kuten oppimissisältöjen hallinta sekä tietojen ja suositusten jakaminen.

LXP:n hyödyt ovat selvät. Päätät hankkia oppimisympäristön. Mitä seuraavaksi? Pitäisikö kaikki muutokset toteuttaa kerralla? Menetätkö silloin kaikki vanhan LMS:n tiedot? Mitä pitää ottaa huomioon, kun aloittaa migraatioprosessin? Miten voit alkaa hyödyntää uutta järjestelmää vaarantamatta vanhoja prosesseja ja menettämättä tärkeitä kerättyjä tietoja?

Migraatio ottaa oman aikansa eikä sitä tarvitse viedä kokonaan kerralla läpi. Etene rauhassa, suunnittele, testaa ja varmista, että vanhan LMS:n arvokas sisältö pysyy tallessa migraatioprosessin aikana.

Nykyisen LMS:n arvokkain sisältö

Mikä on nykyisen LMS:n arvokkainta sisältöä? Vahva veikkaukseni on oppimissisältö ja kerätty data.

Ensinnäkin, arvokasta sisältöä on ajan kuluessa laadittu oppimissisältö, joka koskee esimerkiksi perehdytystä, turvallisuutta ja prosesseja tai mitä tahansa organisaatiosi kannalta olennaista koulutusta.

Toiseksi, arvokasta sisältöä on oppijoista sekä heidän edistyksestään ja oppimistuloksistaan kerätty tieto. Se voi koskea esimerkiksi sertifikaatteja, vaatimustenmukaisuuskoulutuksia ja ammattitaitoarviointeja.

Tarvitset näitä tietoja ja oppimissisältöjä edelleen, mutta nykyinen järjestelmäsi ei vastaa nopeasti muuttuvan maailman ja oppijoiden tarpeisiin. Miten siis kannattaa edetä?

Vaiheittainen siirtymä

Uuden järjestelmän käyttöönotto on missä tahansa organisaatiossa monimutkainen prosessi. Suoraviivaisen käyttöönoton sijaan paras ratkaisu on iteratiivinen lähestymistapa, jossa uusi kierros perustuu edellisen kierroksen tuloksiin. Ota uusi LXP käyttöön vaiheittain, jotta saat varmasti talteen kaikki vanhat tiedot ja oppimissisällöt.

Aloita pienestä – selvitä uuden LXP:n soveltuvuus. Testaa ympäristöä pienellä mutta monipuolisella käyttäjäryhmällä. Mieti tarkkaan, mitä kokeilulla haetaan – vanhaa LMS:ää ei ole vielä tarkoitus korvata uudella, vaan tarkoitus on vain kokeilla uusia oppimismenetelmiä ja kerätä palautetta järjestelmän tulevilta loppukäyttäjiltä.

Suunnittele seuraavaksi uusi oppimiskokemus – ensivaikutelma voi ratkaista, haluavatko käyttäjät jatkaa uuden järjestelmän käyttöä. Varmista, että kokemus on koekäyttäjille miellyttävä: laadi hyvin toimivat oppimissisällöt, jotka myös näyttävät hyviltä ja joita voi käyttää mobiililaitteilla milloin tahansa.

Arvioi oppimisen edistymistä – seuraa ja analysoi käyttäjiä nähdäksesi, mitä he tekevät, milloin he oppivat ja millaisia tottumuksia heillä on oppimissisällön käyttäjinä. Kerää palautetta koejakson jälkeen. Arvioi koejakson tulokset analytiikan ja kerätyn palautteen avulla.

Nyt olet valmis seuraavaan vaiheeseen.

Aloita vähitellen tietojen ja oppijoiden siirtäminen

Olet tehnyt soveltuvuusselvityksen ja tiedät, että suunta on oikea – voit siis aloittaa migraation. Käyttäjät ovat kiinnostuneita ja sitoutuneita. Tiedät sen analyytikan ja käyttäjäpalautteen perusteella.

Mitäpä jos alkaisit hankkia oppimistuloksia uuden oppimisympäristön kautta?

Perehdytys on hyvä paikka aloittaa

Onko vanhassa LMS:ssä perehdytysmateriaaleja? Migraatio voi olla hyvä aloittaa niistä. Tässä vaiheessa työntekijät pääsevät tutustumaan organisaation oppimisalustaan ensimmäistä kertaa.

Voit siirtää vanhan perehdytyssisällön uuteen LXP:hen ja parannella sitä uuden oppimiskokemusta koskevan suunnitelmasi perusteella. Vaihtoehtoisesti voit vain antaa vanhan LMS:n sisällön LXP:een käyttöön.

Varmista, että käyttäjät pystyvät hakutoimintojen avulla löytämään sisällön LXP:stä. Muista myös yhdistää uusi LXP henkilöstöhallinnon järjestelmään, jotta saat tallennettua käyttäjien edistymisen ja varmistettua vaatimuksenmukaisuuden.

Muista, että vanhan LMS:n sisältämät tiedot ovat organisaatiollesi todella tärkeitä. Sinun pitää suunnitella, miten siirrät tai integroit tiedot uuteen LXP:hen.

Kokeile taas LXP:tä pienellä käyttäjäryhmällä, kerää heiltä palautetta ja mittaa heidän edistymistään analytiikan avulla. Mieti, mitä tämä vaihe on opettanut sinulle. Sitten voitkin siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

Oppijat ohjaksiin!

Nyt voit päästää oppijat ohjaksiin antamalla heille pääsyn uuteen LXP:hen.

Ajatuksena on, että yhdistät oppimissisältöjen ”työntötekijät” uuteen LXP:hen automaattisesti sisältyviin ”vetotekijöihin”.

Edellisessä vaiheessa otit käyttöön hakutoiminnon, jolla käyttäjät löytävät tarvitsemansa oppimissisällön. Nyt on aika ottaa käyttöön suositukset, jotka voivat perustua esimerkiksi käyttäjän rooliin, sijaintiin, osastoon, ammattitaitoon ja moniin muihin tekijöihin.

Voit myös tuoda ympäristöön sisältöä eri lähteistä – ulkoiset MOOC (Massive Open Online Courses) -verkkokurssit, kuten Coursera, edX ja LinkedIn Learning, ovat hyviä lähteitä. LXP:hen kannattaa lisätä ulkoisia MOOC-verkkokursseja, jotta oppijat pääsevät käyttämään laadukasta sisältöä ilman että sinun tarvitsee itse kehittää kaikkea sisältöä alusta asti.

Toinen arvokas oppimissisältöjen lähde ovat käyttäjät. Heillä on konkreettista tietoa siitä, miten asiat toimivat organisaatiossasi, ja usein he haluavat jakaa tietonsa muiden kanssa. Hyödynnä oppimisympäristössä käyttäjien luomaa sisältöä ja anna heidän jakaa ja suositella sitä muille.

Kuten aiemmissakin vaiheissa, voit halutessasi kokeilla tätä ensin pienemmällä ryhmällä, jos et ole vielä valmis luopumaan vanhasta LMS:stä ja siirtämään kaikkia tietoja uuteen LXP:hen. Ota palautteesta opiksesi, parantele ympäristöä ja tee tarvittavat muutokset. Sitten voit laatia suunnitelman vanhan LMS:n alasajoa varten.

Muista kysyä miksi, kehitä ja parantele

Onnittelut! Nyt uusi LXP on kaikkien käyttäjien saatavilla ja pääset hyötymään kaikista sen ominaisuuksista. Muista, ettei matka kuitenkaan pääty tähän, vaan se on vasta alkanut. Pidä aina mielessä, miksi ryhdyit tähän. Miksi sinusta alkoi tuntua, ettei vanha LMS enää riittänyt organisaatiollesi?

Se ei kehittynyt. Se ei vastannut käyttäjien ja organisaation tarpeisiin. Halusit kehittää ja parantaa organisaatiosi toimintaa. Totuus on, että muutos on jatkuvaa. Jos päätät  pysähtyä tähän, ennen pitkää joudut samanlaisten haasteiden eteen kuin aiemminkin.

Organisaatiosi voi kukoistaa ja menestyä vain, jos vastaat oppijoiden ja organisaation muuttuviin tarpeisiin muuttamalla ja kehittämällä oppimisympäristöäsi. Sinun täytyy varmistaa, että LXP:n toimittaja kehittää järjestelmää kanssasi.

Mieti, voisitko kehittää LXP:tä yhteistyössä toimittajasi kanssa. Varmista, että LXP kehittyy ja muuttuu sitä mukaa kun tekniikka, oppimismenetelmät ja käyttäjien tottumukset muuttuvat.

Onnea uuteen oppimisympäristöön siirtymiseen!