• 13 december 2018

Van LMS naar LXP - Stap voor stap naar een succesvolle migratie

Je afdeling Leren en Ontwikkelen vindt dat er wat moet veranderen. Je LMS doet niet waar het voor bedoeld is. Het leren binnen jouw organisatie moet naar een hoger niveau worden getild. Je bent op de hoogte van het bestaan van Learning Experience Platfoms (LXP) en je weet dat een LXP het antwoord kan zijn op de behoeften van je bedrijf. Maar voordat je begint met veranderen, moet je je afvragen “waarom?”

Waarom zou je overschakelen van een LMS naar een LXP?

Waarom denk je dat je huidige LMS niet meer volstaat, en waarom heb je het idee dat er een beter platform is om je leerlingen te ondersteunen? Wat wil je nu anders doen?

Misschien klagen je gebruikers constant over een slechte gebruikerservaring?

Misschien wordt je huidige LMS alleen gebruikt voor compliancetrainingen en nooit voor iets boeienders?

Misschien krijg je met je huidige systeem geen inzicht in wat gebruikers doen en wat hun behoeften zijn?

Misschien ben je niet tevreden over je content, maar kost het maken van goede content te veel geld?

Misschien ondersteunt je bestaande LMS geen zelfgestuurd leren voor je medewerkers, biedt het systeem geen AI-gebaseerde aanbevelingen, heeft het geen gebruikers-gegenereerde content, en/of is het niet toegestaan content te delen en aan te bevelen bij collega's. Misschien ontbreken er in je LMS veel dingen die volgens jou een enorme rol kunnen spelen in het leren hoe de doelstellingen van je organisatie bereikt kunnen worden.

De opkomst van het Learning Experience Platform

Veel van de hierboven genoemde redenen hebben geleid tot de ontwikkeling van een nieuwe generatie leersystemen, die LXP's of LEP's, oftewel Learning Experience Platforms, worden genoemd.

De voordelen van LXP's hebben vooral te maken met de geweldige eindgebruikerservaring die ze bieden:

  • sterk gericht op personalisatie
  • leermiddelen worden aangeboden uit veel verschillende bronnen, inclusief externe providers en door gebruikers gegenereerde content
  • uitgebreide analytische mogelijkheden om te laten zien wat nu gebeurt en om te voorspellen wat er in de toekomst kan gebeuren
  • Vaak worden LXP's geleverd met AI-gebaseerde functionaliteiten, zoals chatbots
  • diepgaande inhoudsanalyses en AI-aangedreven aanbevelingen voor leerlingen
  • LXP's ondersteunen bovendien informeel leren, curatie, delen en peer-to-peer-aanbevelingen.

Het is duidelijk wat de voordelen van een LXP zijn. Je besluit een LXP in huis te halen, hoe nu verder? Moet alles in één keer worden veranderd? Raak je nu alle gegevens uit het oude LMS kwijt? Waar moet je rekening mee houden als je aan het migratieproces begint? Hoe kun je beginnen met profiteren van nieuwe systeemonderdelen zonder bestaande processen in gevaar te brengen en zonder belangrijke gegevens die je hebt verzameld te verliezen?

Een migratieproces kost tijd en je hoeft gelukkig niet alles niet één keer te doen. Neem de tijd, plan, test en zorg tijdens het migratieproces dat je de meest waardevolle items uit je LMS bewaart.

De meest waardevolle items in je huidige LMS

Wat zijn de meest waardevolle items in je huidige LMS? Ik ben ervan overtuigd dat er hier twee van zijn: de leerinhoud en de gegevens.

Ten eerste is leerinhoud iets wat met de jaren wordt opgebouwd; denk aan het inwerkproces, beveiliging, processen of trainingen die uiterst relevant zijn voor je bedrijf.

Ten tweede gaat het om gegevens over je leerlingen, hun voortgang en informatie over het gebruik van de leerinhoud. Dit kan informatie zijn over zaken als certificaten, compliancetrainingen, assessments van vaardigheden, enz.

Je moet gebruikmaken van gegevens en leerinhoud, maar je huidige systeem past niet in de snel veranderende wereld van vandaag en niet bij de voorkeuren van je leerlingen. Dus hoe ga je nu verder?

Een iteratieve benadering van migratie

De implementatie van een nieuw systeem in een organisatie is altijd complex. De weg naar succes is niet eenvoudig en vereist een iteratieve benadering, waarbij elke nieuwe cyclus bovenop bevindingen uit de vorige wordt gebouwd. Implementeer het LXP op een iteratieve manier en maak maximaal gebruik van de gegevens en leerinhoud die je al hebt.

Begin klein - voer een Proof of Concept (POC) uit met je nieuwe LXP. Run een pilot met een kleine maar diverse groep leerlingen. Denk goed na bij het bepalen van het doel - je bent nog niet bezig met het vervangen van je bestaande LMS. Op dit moment evalueer je alleen nog het nieuwe leersysteem en verzamel je feedback van je eindgebruikers - degenen die je systeem in de toekomst zullen gebruiken.

Ga door met het ontwerpen van een nieuwe leerervaring - Of deze nu goed of slecht is, de eerste ervaring kan direct bepalend zijn voor de keuze van gebruikers om wel of niet door te gaan. Maak je experiment interessant voor de pilotgebruikers door leerinhoud aan te bieden die goed werkt, er goed uitziet en altijd mobiel beschikbaar is.

Evalueer het proces en volg en analyseer je gebruikers, zodat je kunt zien wat ze doen, wanneer ze leren en wat hun voorkeuren zijn bij het consumeren van je leerinhoud. Na het einde van de pilot verzamel je de feedback. Evalueer de resultaten van de pilot, zoals de analysegegevens en de verzamelde feedback.

Nu ben je klaar voor de volgende stap.

Begin nu langzaam met het verplaatsen van gegevens en leerlingen

Je hebt je POC, je weet dat je de goede kant op gaat en je bent klaar om met de migratie te beginnen. Je gebruikers zijn enthousiast en voelen zich betrokken. Dat bleek uit de analyses en de feedback van de gebruikers.

Wat als je nu een deel van dat leren via je nieuwe LXP-platform gaat leveren?

De inwerkperiode is een mooi moment om te beginnen

Heb je trainingsmateriaal voor het inwerken in je oude LMS? Dit is een mooi moment om je migratie te starten. Want dit is het moment waarop nieuwe medewerkers voor het eerst kennis maken met het leerplatform van je organisatie.

Migreer je bestaande inwerkingscontent naar het LXP en verbeter de content aan de hand van je nieuwe leersysteem, of zorg dat het LXP toegang heeft tot je LMS-content als externe bron.

Zorg dat leerlingen via de geïntegreerde zoekopties je content terug kunnen vinden in het LXP. Vergeet niet om je LXP aan je HR-systemen te koppelen, zodat de voortgang van de leerlingen kan worden opgeslagen en je zeker weet dat aan de nalevingsvereisten wordt voldaan.

Vergeet niet dat de gegevens in het oude LMS zeer belangrijk zijn voor je organisatie. Plan hoe je die gegevens migreert of hoe je deze in het LXP integreert.

Run nogmaals een pilot van je LXP met een pilotgroep, verzamel feedback en meet de voortgang aan de hand van analyses. Evalueer wat heb je geleerd van deze fase. En ga door met de volgende stappen.

Kennis is macht!

Je bent nu klaar om de leerlingen meer macht te geven en toegang te verlenen tot het nieuwe LXP.

Combineer de 'push'-benadering van leerinhoud met de 'pull'-mogelijkheden die een goede LXP biedt.

In de vorige stap heb je de zoekfunctie ingeschakeld, zodat leerlingen nu zelf de leermiddelen kunnen vinden die ze nodig hebben. Nu is het tijd om aanbevelingen in te schakelen op basis van de functie, locatie, afdeling, en deskundigheid van de gebruiker, en vele andere factoren.

Je kunt ook de beschikbare contentbronnen uitbreiden. Externe MOOC's zoals Coursera, edX en LinkedIn Learning zijn goede hulpmiddelen. Stop externe MOOC's in je LXP, zodat leerlingen toegang hebben tot content van hoge kwaliteit en je deze niet helemaal zelf hoeft op te bouwen.

Je gebruikers zijn een andere waardevolle bron voor leerinhoud. Zij zijn degenen die nog dagelijks moeten leren hoe de dingen werken in je organisatie en zij willen dat vaak delen met hun collega's. Schakel je LXP in om content te bieden die door je leerlingen is opgebouwd en zorg dat zij deze content met hun collega's kunnen delen en deze aan hen kunnen aanbevelen.

Voer zo nodig, net als bij de vorige fasen, een pilot uit als je nog niet klaar bent om je oude LMS te deactiveren en alle gegevens naar het LXP te migreren. Leer van feedback, voer waar nodig verbeteringen en wijzigingen door en plan vervolgens hoe je je LMS zult deactiveren.

Blijf vragen waarom en blijf ontwikkelen en groeien

Gefeliciteerd! Al je gebruikers kunnen nu met je LXP aan de slag en jij kunt nu beginnen met profiteren van alles dat het systeem te bieden heeft. Vergeet niet dat dit niet het einde van de reis is. Hij is nog maar net begonnen. Onthoud altijd hoe je op dit pad terecht bent gekomen. Waarom begon je te denken dat je LMS niet meer volstond voor je organisatie?

Het systeem veranderde mee; het was niet meer in overeenstemming met wat je gebruikers en je organisatie nodig hadden. Je wilde ontwikkelen en verbeteren. Het is belangrijk om stil te staan bij het feit dat verandering constant is en dat als je hier stopt, je vroeg of laat de bekende problemen opnieuw zal tegenkomen.

Om je organisatie te laten slagen en floreren, moet het nieuwe LXP dat je in gebruik neemt in ontwikkeling blijven om aan de alsmaar veranderende behoeften van je leerlingen en je organisatie te kunnen blijven voldoen. Zorg ervoor dat je LXP-leverancier je partner is bij de evolutie van het systeem.

Check of co-ontwikkeling met de leverancier een optie is. Zorg dat je LXP zich doorontwikkelt en dat veranderingen op het vlak van technologie, leermethoden en gebruikersvoorkeuren hierbij worden meegenomen.

Veel succes met je migratie!

Over De Auteur

Dmitry Kudinov
Chief Technology Officer, Valamis
Dmitry Kudinov heeft als Chief Technology Officer de leiding over de productontwikkeling van Valamis. Dmitry beschikt over uitgebreide expertise en diepgaande kennis over de behoeften van klanten en werknemers. Hij zet zijn technische expertise in voor het behalen van de bedrijfsdoelen, waarbij zijn projecten variëren van portalimplementaties tot de optimalisatie van extreem kritische bedrijfssystemen.

Vraag demo aan

Onze e-learning-experts beantwoorden graag al uw vragen. Wij stemmen onze demo volledig af op uw wensen.
Digital Transformation of the Workforce

Digital Transformation of the Workforce

Creating Human Touch for AI Revolution

Lees meer over de voordelen van proactieve retraining en reskilling, en ontdek de economische aspecten van leren.